Redacción

ACTA

Del latín Acta, ACTOS.

El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados expresamente para ese propósito. Comunicación escrita donde en forma detallada se hace público lo acordado en Sesiones, Juntas o Asambleas.

Existe la llamada Acta Notarial donde el funcionario público o Notario extiende la relación de un hecho o acto.

PARTES DEL ACTA:

Según el libro: Redacción y Normas Prácticas de Ortografía” de Eloy Zea Barrientos. Para tener una idea clara y precisa de las partes del Acta, es necesario ceñirse a los siguientes pasos:

1er. PASO: Introducción o Preámbulo:

(1) En el Distrito de Grocio Prado, Provincia de Chincha, Departamento de Ica, a horas 4 de la tarde, del día siete de enero de mil novecientos setentisiete, los estudiantes de la Asociación Cultural “José María Arguedas”, reunidos en Sesión Extraordinaria en el Local Institucional, sito en Calle “Los Pr’oceres” 198, bajo la presidencia del Sr. Raúl Roque Caro y actuando como secretario el Sr. Mario Jayo Canales, trataron de buscar la forma cómo solucionar el Problema de la falta de Agua Potable con la participación del vecindario.

2do. PASO: Control de Asistencia:

(2) Antes de iniciar la Sesión, el secretario de la Asociación pasó lista y confirmó el quórum reglamentario.

3er. PASO: Lectura y Aprobación del Acta Anterior:

(3) A continuación se abrió la Sesión con la lectura del Acta Anterior por el mencionado Secretario, siendo aprobado sin observaciones.

4to. PASO: Sección Informes:

(4) Al pasar a la Sección Informes, el Presidente de la Institución manifestó que la Sesión Extraordinaria se realizaba a pedido de los Asociados y acogiéndose al sentir ciudadano.

El Sr. Vice – Presidente al hacer uso de la palabra, informó que la dotación de Agua Potable para el Distrito era de suma urgencia y de necesidad pública, pues, a falta de este servicio se había presentado enfermedades en la población.

Acto seguido se leyeron los Oficios remitidos por otras Instituciones sugiriendo también la conformación de un Comité o Comisión para solucionar el mencionado problema.

5to. PASO: Sección Pedidos:

(5) A Invitación del Sr. Presidente se procedió a formular pedidos:

1ro. El Sr. Vice – Presidente, solicitó que de inmediato se nombre una Comisión para que se encargue de buscar una solución al problema del Agua Potable;

2do. El ciudadano Julio Gómez, pidió que la Comisión nombrada oficie a las demás Instituciones del lugar a fin de que colaboren con la proyectada empresa;

3ro. La socia Judith Ríos de Leca demandó la realización de una kermesse Danzant con el fin de agenciarse de fondos económicos en vista de no poseer hasta el momento de dinero para poder iniciar la obra;

4to. El socio Miguel Sánchez requirió que la Comisión solicite una suma de dinero voluntaria a los pobladores del lugar, haciendo extensivo a los residentes grociopradinos en la Capital de la República.

6to. PASO: Acuerdos o Convenios:

(6) Después de haber escuchado las diferentes opiniones de los asistentes, se aprobaron por unanimidad los pedidos, puesto que todo lo solicitado fue para beneficio de la población.

7mo. PASO: Levantamiento del Acta:

(7) Analizadas y aceptadas las peticiones, el Sr. Presidente dio por finalizada la Sesión a las siete y treinta pasado meridiano.

8vo. PASO: Firmas:

(8) Una vez terminada la reunión el señor Secretario levantó el Acta, estampando su firma, para después hacer lo mismo el señor Presidente y los demás asistentes.

Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de determinados organismos públicos o cuasi-públicos, las instituciones de diversa naturaleza, tienen la obligación de llevar los correspondientes libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos que se han pactado por los miembros que las representan.

La redacción del acta debe contener básicamente lo siguiente:

 Ciudad, hora y fecha en que la reunión se celebre.

 Nombres de los asistentes.

 Persona que la presidió y existencia del quórum.

 Orden del día.

 Acuerdos tomados.

 Cierre y firmas de las personas a quienes incumba a hacerlo.

Formato para elaborar las minutas de las reuniones de los Comités Permanentes

• La diferencia entre una minuta y el acta se encuentra en la información que contiene el documento. En una minuta se recoge todo lo que aconteció en la reunión incluyendo los acuerdos que se tomaron. En cambio, el acta recoge solamente los acuerdos finales a que llegó el Comité.

• Los Comité Permanentes convierten en acta las minutas una vez son aceptadas y aprobadas por lo miembros.

• Formato sugerido para las minutas o las actas

Minuta

(Número de la reunión)______Reunión del Comité_____(nombre del Comité)

Fecha :

Hora :

Lugar :

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