Reglas De Oro Para Trabajar En Equipo

Diez reglas de oro para trabajar en equipo

Características de un proyecto

- Tener un principio y un fin.

- Tener un calendario definido de ejecución.

- Plantearse de una sola vez.

- Necesitar de la cooperación de varias personas en función de unas necesidades

específicas.

- Contar con un conjunto limitado de recursos.

Reglas para la dirección de un proyecto

1.- Establecer un designio principal.

2.- Determinar objetivos del proyecto.

3.- Establecer los puntos de control, las actividades, las relaciones y las

estimaciones de tiempo.

4.- Dibujar gráficamente el esquema del proyecto.

5.- Dirigir a las personas individualmente y como equipo de proyecto.

6.- Reforzar el sentido de responsabilidad y moral del grupo del proyecto.

7.- Mantener informados a todos los elementos implicados.

8.- Vitalizar a los componentes del grupo mediante la construcción de un consenso.

9.- Encauzar el poder propio y el de los demás elementos del equipo.

10.- Favorecer la asunción de riesgo y la creatividad.

1. Designio principal

¿Cuál es el resultado final que se desea obtener con el proyecto, el alcance, el

propósito?

Cómo definir el designio principal:

-Fijar una meta para nuestros colaboradores y para nosotros.

-Crear un consenso y una aspiración común.

¿Qué se desea obtener?

El proyecto debe reunir cinco aspectos:

a) Concretos- de una manera clara e inequívoca.

b) Realistas- con qué recursos contamos y lo que podemos lograr.

c) Armonizados- es preciso que reine un acuerdo acerca del designio del proyecto.

d) Cuantificables- conducir un proyecto con éxito hasta su conclusión implica la

necesidad de medir o cuantificar lo que esa conclusión supone.

e) Sincronizados- fijar un marco de tiempo apropiado al designio.

Conclusión: en la planificación de un proyecto se plantea, en primer lugar, el

resultado final, la meta y luego se trabaja hacia atrás, hasta el comienzo.

2. Determinar los objetivos del proyecto

Los objetivos son principios rectores que orientan esfuerzos de los miembros del

equipo, en la medida en que cada uno contribuyen al designio de proyecto.

Problemas en la definición de objetivos

-Enfoques demasiados estrechos: los objetivos por si solos no son suficientes; hay

que considerar lo que tiende a ocurrir cuando el personal del proyecto se pone a

trabajar en sus objetivos. Al hacer éstos su parecer, un día tras otro, es fácil que se

pierda de vista el resultado final o designio del proyecto.

-Los sistemas de recompensas: en muchas organizaciones los sistemas de

recompensas tienden a desintegrar los equipos de trabajo. En vez de promover la

colaboración para la satisfacción del designio, introducen la competitividad entre

grupos y cada uno de éstos se dedica a perseguir sus propios objetivos.

Tradicionalmente, el sistema de recompensas se fija en el grado de realización de

sus objetivos por parte de cada grupo funcional, y no en el grado de cumplimiento

del designio global.

-Responsabilidad sin autoridad sufic iente: muchas veces los directores de proyectos

tienen responsabilidad pero carecen de autoridad. Para que el planteamiento del

jefe del proyecto tenga éxito, será preciso que cada grupo funcional de los que

afectan a dicho éxito esté de acuerdo en colaborar, y en coordinar esfuerzos de

manera que ningún empleado reciba órdenes de hacer dos cosas diferentes al

mismo tiempo.

3. Establecer los puntos de control, actividades, las relaciones y las

estimaciones de tiempo

No basta con tener un designio y unos objetivos, es preciso fijar puntos de control y

actividades para que el proyecto se encamine hacia el cumplimiento de los

objetivos y la satisfacción del designio.

-Los puntos de control: la utilidad de los puntos de control en la carrera hacia la

línea de meta del proyecto es que sirven para medir cómo avanzamos en la

trayectoria.

Cabe distinguir, asimismo, entre controles a largo plazo y controles a corto plazo.

Los controles a largo plazo son como las estaciones de un recorrido. Se usan para

comparar la situación real con la prevista; cada uno de ellos marca de manera

visible y tangible la conclusión de una fase. Señalan ciertos eventos significativos

que dirán si su proyecto marcha de acuerdo con el calendario, retrasado o

adecuado con respecto al mismo.

Los eventos son los puntos de control a corto plazo que debe establecer en su

recorrido hacia la meta. Varios eventos sucesivos suelen conducir a una estación.

Los eventos suministran información correctora, ‘feedback’, de una manera más

regular, día a día. Son útiles al nivel operativo, mientras que las estaciones sirven

más bien para un alto y perspectiva general.

Los puntos de control marcan una fecha cronológica concreta, y la realización de

algo.

Lo que nos lleva de un evento a otro y de éstas a las estaciones, y así

sucesivamente hasta cumplir los objetivos del proyecto y satisfacer el designio, son

las actividades.

-Las actividades: son las tareas que deben cumplimentarse para realizar el

proyecto. Es preciso no descuidar ninguna de las actividades necesarias para

culminar el proyecto, por insignificante que parezca.

-Seguimiento y motivación: las estaciones y los eventos proporcionan, asimismo,

un medio útil para programar y para realizar el seguimiento del proyecto.

Es conveniente que todo el equipo del proyecto tenga una idea clara de los puntos

del mapa por donde hay que pasar para llegar a destino. Sin esa guía, podrían

perder la orientación y dejar de alcanzar tal o cual objetivo, comprometiendo el

proyecto entero.

Al proporcionar a la gente un conjunto bien concebido de estaciones y de eventos,

se facilita un mapa que les permite controlar su avance y mantiene vivo el interés

en el proyecto.

-Determinar las relaciones entre las actividades: una vez se dispone de una lista de

actividades de que consta un proyecto, podremos ir a la siguiente, determinar las

relaciones entre las actividades que pueden desarrollarse de manera simultánea.

-Estimaciones de tiempo y de otros recursos: es preciso determinar el tiempo,

dinero, personal, equipos y otros recursos que actividad va precisar.

El proceso de estimación de las necesidades en cuanto a recursos es

particularmente difícil, porque no se puede predecir el futuro y además es muy

posible que las situaciones cambien una vez puesto en marcha el plan.

Una de las estrategias útiles para estudiar las actividades inciertas o escasamente

conocidas es la de manejar tres estimaciones de tiempo:

La primera estimación es la podríamos llamar optimista, por ejemplo, el tiempo

mínimo necesario para hacer una cosa si todo macha bien.

La segunda estimación es la pesimista, o tiempo necesario en el supuesto de que

hubiera muchas dificultades y muchas cosas salieran mal.

La tercera estimación es la más probable, la duración de las actividades dentro de

las actividades dentro de la distribución habitual de factores a favor y en contra.

La duración real de una actividad de una actividad probablemente quedará

comprendida entre la estimación más pesimista y la más optimista, de manera que

la siguiente ecuación debe suministrar una estimación bastante ajustada.

4. Dibujar gráficamente el esquema del proyecto

Para sacar el máximo partido de la actividad de planificación conviene dibujar

una imagen de nuestro proyecto. Es útil condensar toda la información reunida

durante el proceso de planificación en un diagrama que sea fácil lectura y

utilización.

-Los diagramas de barras: estos tipos de diagrama se dibujan con facilidad y

condensan la información acerca del programa del proyecto.

El diagrama de barras consta de tres elementos básicos: la línea de tiempo, y

una barra para cada actividad (longitud de cuya barra representa la duración estimada

de esa actividad). Como titulo en la parte superior se coloca una descripción

del objetivo.

-Los diagramas de flujo: el diagrama de flujo es algo más complejo que los

diagramas de barras, y no proporciona una visualización fácil de la marcha general

del proyecto ni de la situación actual en que nos encontramos. Pero son de suma

utilidad para identificar y seguir el flujo secuencial de las actividades crítica de un

proyecto.

El diagrama de flujo tiene tres elementos indispensables: las flechas, que

representan las actividades; los círculos, que representan los eventos y las

estaciones; y las estimaciones de tiempo, que se escriben al lado de cada actividad.

5. Dirigir a las personas como individuos y como equipo del proyecto

Para conseguir el éxito del proyecto, la regla más básica y fundamental es la que

que dice es la que dice que no puede hacerlo usted solo. No existe ninguna fórmula

fácil para dirigir a las personas que forman parte de los equipos. En último término

nuestras estrategias

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