SISTEMA DE CONTROL EN LA ORGANIZACION

SISTEMA DE CONTROL EN LA ORGANIZACIÓN

Definición del sistema de control de gestión

El sistema de control de gestión es un proceso compuesto de diferentes elementos que implican a toda la organización cuyo objetivo final es dar información para poder controlar la gestión de la empresa, debe permitir conocer cómo, cuándo y dónde se ha empleado todos los recursos de la empresa puestos a disposición de los diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de los objetivos previstos. Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo basado en áreas o departamentos de responsabilidad muy bien definidas mediante las funciones y tareas a realizar por cada responsable. El sistema de control de gestión es un proceso integrado o suma de varios componentes, no es un sistema aislado del conjunto de la empresa, y todo el personal estará implicado en su funcionamiento.

Los sistemas de control son sistemas formales de fijación de metas, monitoreo, evaluación y retroalimentación cuya información señala a los gerentes si la estrategia y estructura de la organización están funcionando en forma eficiente y eficaz. Los sistemas de control efectivos alertan a los gerentes cuando las cosas van mal y les dan tiempo para reaccionar ante las oportunidades y amenazas. Un sistema de control eficaz posee tres características: tiene la flexibilidad suficiente para permitir que los gerentes reaccionen debidamente a los eventos inesperados.

Un sistema de control eficaz posee tres características:

• Tienes la flexibilidad suficiente para permitir que los gerentes reaccionen debidamente a los eventos inesperados.

• Aporta información precisa y brinda a los gerentes una imagen real de desempeño organizacional.

• Aporta información oportuna a los gerentes, porque tomar decisiones con base en información obsoleta es una garantía de fracaso.

Un sistema de control administrativo es un medio para recopilar y utilizar información a fin de ayudar y coordinar las decisiones de planeación y de control dentro de una organización y de guiar la conducta de sus gerentes y empleados.

Un sistema de control administrativo contiene información financiera y no financiera en cada una de las cuatro perspectivas siguientes:

1. Perspectiva financiera.- Por ejemplo, precio de las acciones, utilidad neta, rendimiento de la inversión, flujo de efectivo de las operaciones y costos por galón de gasolina.

2. Perspectiva del cliente.- Por ejemplo, satisfacción del cliente, tiempo invertido en responder a las preguntas de los clientes respecto a los productos, compras repetidas de los clientes y participación en el mercado en segmentos clave.

3. Perspectivas de proceso interno.- Por ejemplo, entrega de gasolina a tiempo desde las refinerías hasta las gasolineras, calidad de la gasolina, tiempo de inactividad en la refinerías, número de días perdidos por accidente y problemas ambientales, velocidad del servicio en las gasolineras, amabilidad de los empleados y abastecimiento de las tiendas de conveniencia.

4. Perspectiva de aprendizaje y crecimiento.- Por ejemplo, entrega de gasolina a tiempo desde las refinerías hasta las gasolineras, calidad de la gasolina, tiempo de inactividad en la refinerías, número de días perdidos por accidente y problemas ambientales, velocidad del servicio en las gasolineras, amabilidad de los empleados y abastecimiento de las tiendas de conveniencia. .- Por ejemplo, satisfacción de los empleados, ausentismo, capacidad de los sistemas de información y número de proceso con retroalimentación en tiempo real.

En definitiva los sistemas de control administrativo consisten en sistemas de control formal e informal. El sistema de control administrativo formal de una compañía incluye reglas implícitas, procedimientos, medidas de desempeño, y planes de incentivos que guían el comportamiento de sus gerentes y otros empleados. El sistema de control formal comprende a su vez varios sistemas.

Por ejemplo: el sistema contable administrativo proporciona información de costos, ingresos y utilidad. Los sistemas de recursos humanos ofrecen información sobre reclutamiento, capacitación, ausentismo y accidentes, y los sistemas de calidad proporcionan información sobre rendimiento, productos defectuosos y entregas tardías a los clientes.

El sistema de control administrativo informal incluye valores compartidos, la lealtad y los compromisos mutuos entre los miembros de la compañía, la cultura de la compañía y las normas no escritas sobre la conducta aceptable para los gerentes y los empleados.

Las nuevas formas de las técnicas de información han revolucionado los sistemas de control porque facilitan el flujo ascendente y descendente de información precisa y oportuna a toda la jerarquía organizacional, así como a funciones y divisiones. Hoy en día, empleados de todos los niveles de la organización ingresan rutinariamente información al sistema o red de información de la compañía, con lo que dan inicio a la cadena de eventos que afectan la toma de decisiones en otra parte de la organización.

Por ejemplo:

El empleado de almacén escanea la etiquetas de la ropa vendida, avisa a los gerentes de mercancías que prendas deben reponerse, o del vendedor de campo que, en su computadora portátil, captura información relacionada con las necesidades o los problemas cambiantes de los clientes.

Los sistemas de control e información se implementan para medir el desempeño en cada etapa del proceso de transformación de los insumos en bienes y servicios terminados. En la entapa de entrada, los gerentes usan el control preventivo para prever problemas antes de que se presenten y así evitar que ocurran después, durante el proceso de transformación.( por ejemplo: una organización puede controlar la calidad de los insumos que recibe de ellos, con lo que se evita posible problemas durante el proceso de transformación)

ESTRUTURA Y FUNCIONAMIENTO

Sistema de control de gestión es activo o proactivo cuando colabora con el buen funcionamiento de la gestión empresarial, estructurándose en etapas esenciales, estas son:

-Establecimiento de objetivos jerarquizados de corto y largo plazo

-Establecimiento de planes, programas y presupuestos que cuantifiquen los objetivos.

-Establecimiento de estructura organizativa (Ejecución y control)

-Medición, registro y control de resultados

-Cálculo de las desviaciones

-Explicación del origen y causas de las desviaciones

-Toma de decisiones correctoras

-Objetivos del Control de Gestión

-Interpretación global de todas las funciones gerenciales.

-Integrar las variables estratégicas y operacionales.

-Correcta toma de decisiones del presente y del futuro.

-Construir los indicadores adecuados de gestión.

-Mejora continuada de los resultados.

-Corregir sobre la marcha desviaciones

-Reaccionar ante los cambios.

FUNDAMENTOS DEL CONTROL DE GESTIÓN

1. La dirección general como proceso integrado empresarial

2. El control de las funciones gerenciales

3. El sistema de control de gestión mediante planes y presupuestos

4. Otros instrumentos del control de gestión

5. Relevancia del análisis del entorno empresarial. (La contabilidad directiva)

ELEMENTOS DEL CONTROL

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:

• Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluación o comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

o Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

o Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

o Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de unos productos determinado, entre otros.

o Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

• Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

• Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

• Acción correctiva: Es la cuarta y última etapa del control que busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. La acción correctiva es siempre una medida de corrección y adecuación de algún desvío o variación con relación al estándar esperado.

ANÁLISIS DE LAS CAUSAS DE LAS DESVIACIONES Y POSTERIOR PROPUESTA DE ACCIONES CORRECTORAS."

La principal limitante de este enfoque sobre el control radica en que las acciones correctivas se tomarán una vez ocurrida la desviación (a posteriori), por el hecho de no encontrarse previamente informados y preparados para evitar la posible desviación. Además presenta otras limitantes que lo hace poco efectivo ante las necesidades concretas de la organización, que requieren un análisis más detallado,

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