Semana 2 Administración Documental Sena Virtual

TEMA: VOCABULARIO ARCHIVISTICO

1. Actividad individual

Todos los términos relacionados en el vocabulario, de una o de otra forma tienen que ver con los puestos de Secretaria, oficinista y archivista, pues en las labores relacionadas con los mismos y como todos tiene que ver con documentos y su manejo; están inmersas.

Casillero: Mueble dividido en huecos o partes para tener clasificados documentos y objetos.

Epistolar: El texto epistolar es la carta. Se define como un tipo de comunicación exclusivamente escrita, a través de la cual un emisor envía en papel un mensaje a un destinatario. En ocasiones, y sobre todo actualmente, se puede utilizar como canal la computadora.

Foliación: Numeración ordenada de las páginas de un escrito o impreso. Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”.

Flujograma: EL Flujograma o Diagrama de Flujo, consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos.

Preclusión: La preclusión se entiende, en general, como la pérdida o extinción de una facultad o potestad procesal. El fundamento de la preclusión se encuentra en el orden consecutivo del proceso, es decir, en la especial disposición en que se han de desarrollar los actos procesales

Rotular: Poner un rótulo, leyenda o inscripción en alguna cosa.

Minuta: Borrador de un documento legal, en especial un contrato, hecho antes de formalizarlo

Expurgo: Consiste en eliminar los documentos que pierden su vigencia o porque ya reposan en el archivo central. El expurgo como parte de los procesos técnicos archivísticos consiste en “retirar los copias conocidas como inútiles[1], así como los objetos de papelería que pueden dañar los documentos, que en conjunto ocupan espacio y este factor dentro de los archivos es indispensable puesto que se encuentran saturados en la mayoría de los casos, ésta parte de los procesos se realiza en el Archivo de Trámite, el llevar a cabo esta tarea para rescatar espacios colabora en gran medida para así disponer y custodiar los documentos en su siguiente fase del ciclo vital, en el Archivo de Concentración lugar a donde serán transferidos los documentos, además de retirar objetos que pueden dañar la integridad física de los documentos, los clips, broches, ligas, grapas, en la realización del expurgo el beneficio es con doble intensión, el primero la recuperación de espacios al interior de los archivos y retirar copias innecesarias, al expurgar se contará con un porcentaje importante de espacio recuperado, en consecuencia los objetos retirados se pueden reciclar, por lo tanto se puede alargar la vida útil de este tipo de recursos asignados a la unidad archivística.

Tablas de retención: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna un tiempo de retención en la permanencia de cada fase del archivo, archivo de gestión, central e histórico y su disposición final.

Radicación: estar, encontrarse, hallarse, ausentarse.

Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente,

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