Series Y Subseries

Marisol Bambagüé Martínez

Fecha noviembre 22/2012

Identificación de Series y Subseries Documentales

Actividad de Aprendizaje

En la estructura orgánica de la empresa Creativos S.A, el Departamento de Gestión Humana depende de la Subdirección Administrativa y tiene como funciones:

Controlar la gestión del recurso humano.

Velar por la salud ocupacional y el bienestar social de los empleados y sus familias.

Adelantar los estudios sobre necesidades de capacitación de recursos humanos y presentar el plan semestral a la Dirección, para su gestión correspondiente.

Para el cumplimiento de sus funciones, dicho departamento genera y recibe, entre otros, los siguientes documentos:

• Hojas de vida

• Embargos

• Certificados de capacitación

• Historias laborales

• Comunicaciones recibidas y despachadas E.P.S

• Contratos laborales

• Afiliaciones a Caja de compensación familiar

• Afiliaciones a E.P.S., A.R.P. y Fondos de Pensiones y Cesantías

• Llamados de atención.

• Liquidaciones de vacaciones

• Informes de Actividades

• Controles de inducción

• Estadísticas de capacitaciones

• Panoramas de riesgos profesionales

• Comunicaciones recibidas y despachadas caja de compensación familiar

• Circulares informativas y normativas

• Exámenes de ingreso

• Actas de reunión

• Certificados educativos, ordenes de matrícula y formularios para apoyos educativos

• Diagnósticos de necesidades de capacitación

• Actas comité Paritario de Salud Ocupacional

• Estados de préstamo

• Planes semestrales de capacitación

• Programas de salud ocupacional

• Constancias laborales

• Estadísticas de incapacidades

• Comunicaciones recibidas y despachadas A.R.P

• Requerimientos de Fiscalía

• Controles de asistencia a eventos de capacitación, programados por la A.R.P

• Pruebas Psicotécnicas

• Edictos

• Exámenes de retiro

• Liquidaciones definitivas de prestaciones sociales

• Llamados de atención

• Controles de entrega de dotación

• Licencias

• Actas de descargos

• Informes de visitas domiciliarias

NOTA: todos los tipos documentales están nombrados en plural porque son repetitivos en la dependencia, más no por Agrupación Documental.

Amig@ Estudiante:

Recordemos que además de ser diferenciadas unas de otras, las funciones de cualquier institución se caracterizan porque se realizan de manera repetitiva, perduran en el tiempo y se cumplen a través de actividades y trámites rutinarios, los cuales se convierten en procedimientos administrativos que quedan registrados en unidades documentales, cuya reunión con otras de estructura y contenido homogéneos conforman la Serie Documental. Sin embargo, los procedimientos establecidos para los trámites administrativos pueden variar, lo cual hace que surjan asuntos relacionados con el principal y dan origen a las Subseries Documentales.

Con base en la información anterior, clasifica los documentos según los asuntos que se manejan en el Departamento de Gestión Humana de la empresa Creativos S.A y completa el cuadro que te presentamos a continuación.

Fondo Documental: CREATIVOS S.A

Sección: DEPARTAMENTO DE GESTION HUMANA

Subsección: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA

Serie

Subserie

Unidad Documental

Tipos Documentales

HISTORIA LABORALES • Hojas

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