Sugerencias De Control Interno En Un NEGOCIO FAMILIAR

NEGOCIO FAMILIAR

Sugerencias de Control Interno

CAJA

• Deberá adoptarse la política de afianzar a todos aquellos empleados que manejan fondos.

• Separar las funciones de custodia y manejo del fondo de las de autorización de pagos y registros contables.

• Para las entregas de efectivo deberá existir la autorización previa de funcionario responsable y la adecuada comprobación de las erogaciones correspondientes.

• Adoptar la política de establecer un máximo para pagos individuales.

• Los comprobantes se deberán cancelar con el sello fechador de pagado en el momento de efectuar el pago.

• Los cheques de reembolsos deberán ser expedidos a favor de la persona encargada del fondo fijo de caja.

• Prohibir usar los fondos de caja para cambiar cheques de funcionarios, empleados, clientes o proveedores.

• Codificar los comprobantes e identificar mediante nombre y firma al responsable que efectuó el gasto.

• El procedimiento para reposición del fondo deberá ser lo suficientemente ágil para evitar exceso de fondos ociosos o falta de efectivo para cubrir una emergencia.

• En los casos de anticipos para gastos con dinero del fondo fijo, se deberá precisar el tiempo en que se efectúe tal gasto, pasado el cual si éste no ha sido realizado solicitar inmediatamente la devolución del dinero.

• Efectuar arqueos periódicos y sobre base sorpresiva cuidando y controlando que no se mezcle o se disponga de efectivo de otros fondos o de los ingresos entrantes, para evitar que se cubran faltantes.

• Antes de pagar cualquier comprobante, debe hacerse una revisión sobre el cumplimiento de requisitos fiscales y administrativos correspondientes.

• La suma de todos los fondos fijos asignados será siempre igual al saldo de la cuenta mayor.

BANCOS

• Establecer la política de que todos los cheques que se expidan se hagan nominativamente; asimismo, que se fije un importe mínimo para efectuar pagos por medio de éstos.

• Deberá responsabilizarse a una persona para el manejo de las cuentas de cheques.

• Por ningún motivo se deberán netear ingresos (disponer de los egresos entrantes para efectuar gastos); es decir, se deberán depositar intactos.

• Cada cheque que se expida deberá estar soportado con la documentación correspondiente debidamente requisitada (previa revisión y autorización), y la póliza de egresos.

• Elaborar programas de flujo de efectivo para prever oportunamente tanto la inversión de sobrantes de dinero, como la obtención de créditos para cubrir necesidades de liquidez

• Establecer políticas para cancelar a un tiempo determinado aquellos cheques en tránsito que no han sido cobrados.

• Archivar en lugar seguro y apropiado todos los comprobantes que soportan tanto los ingresos como los egresos.

• Que la firma para la expedición de cheques se haga en forma mancomunada.

• No mezclar las entradas de dinero con los fondos fijos de caja.

• Conciliar mensualmente los estados de cuenta bancarios con el control matriz de las chequeras y los registros contables.

• Las partidas de conciliación deberán ser investigadas y, en su caso, ajustadas por personal independiente al manejo y custodia de fondos y chequeras.

• Las cuentas de cheques que se manejen deberán registrarse a nombre de la entidad.

• Registrar las transferencias que se efectúan entre bancos y cuentas de un mismo banco.

• Prohibir la práctica de firmar cheques en blanco.

• Deberán ser apropiadas las instalaciones del área de caja.

• Mantener en lugar seguro copia de las tarjetas donde aparecen las firmas autorizadas para expedir cheques.

• Mantener en lugar seguro y apropiado (caja fuerte de ser posible) los talonarios de cheques por usar.

• Mantener permanentemente actualizado, en el banco y en las oficinas de la entidad, el registro de autorización de firmas para expedir cheques.

• Para efectos de formulación de estados financieros, los cortes de ingresos y egresos deben ser adecuados al cierre de las operaciones.

• Efectuar arqueos periódicos y sobre base sorpresiva cuidando y controlando que no se mezclen los ingresos y otro tipo de fondos existentes para evitar que se cubran faltantes.

• Ejercer un vigoroso control sobre los cheques devueltos a fin de evitar que vayan a cubrir faltantes en caja.

• Las monedas extranjeras propiedad de la entidad tendrán que ser valuadas, para efectos de balance general, a precio de cotización a la fecha del referido.

• Partiendo del principio de evitar funciones que son incompatibles, en virtud de que la conjugación de determinadas pueden dar lugar a fraudes o malos manejos, evitar que aquellas personas que manejen ingresos (caja, ingresos por correo, cobradores, etc.) antes de su registro inicial; o aquellas que manejan estos ingresos después de su registro inicial (preparan el registro de ingresos, preparan depósitos, realizan o envían depósitos, etc.) o bien que manejan cheques ya firmados o tienen a su cargo facsímil para firma de cheques no intervengan en las siguientes labores:

• Manejen los auxiliares y registros relacionados con las cuentas por cobrar;

• manejen los registros iniciales de ventas;

• manejen los documentos base para facturar;

• manejen y autoricen notas de crédito y documentación soporte;

• aprueben las rebajas y devoluciones sobre ventas;

• manejen registros iniciales de rebajas y devoluciones sobre ventas;

• manejen y aprueben los registros iniciales de compras;

• manejen y preparen documentación base para soportar un egreso;

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