TEXTO - CÓMO ORGANIZAR UNA CONFERENCIA

¿CÓMO ORGANIZAR UNA CONFERENCIA?

La organización de una conferencia involucra varias fases:

La creación de una estructura organizativa – reunir al grupo de gente que va a organizar y dirigir la conferencia, y la planificación de cómo trabajarán juntos.

• La planificación de la conferencia.

• Hacerle publicidad a la conferencia y reclutar e inscribir a los participantes.

• Llevar a cabo la conferencia.

• Evaluar la conferencia y su proceso organizativo.

Creación de una estructura organizativa.

• Reunir a un equipo o comité directivo. La mayoría de las conferencias se benefician al tener un grupo de gente a cargo. Esto significa que las decisiones son consideradas desde más de una perspectiva, que hay una variedad de ideas para elegir y que hay más manos para hacer el trabajo. Aunque este grupo generalmente no reemplaza al coordinador individual (vea abajo), los dos trabajan muy estrechamente (el coordinador a menudo proviene, o es al menos miembro, del grupo organizador). Debería estar compuesto por personas que tienen el tiempo, la energía, el conocimiento y el deseo de hacer el trabajo.

Los comités de las conferencias están a menudo divididos en subcomités, como se sugirió más arriba, cada uno manejando partes específicas de la conferencia; este arreglo generalmente produce mayor eficiencia y evita a todos la sobrecarga de tareas.

• Designar un coordinador. Mientras el equipo organizador planea la conferencia (generalmente en colaboración con el coordinador), el coordinador lleva a cabo las decisiones del equipo y sirve como la primera línea de comunicación con proveedores, participantes, presentadores, los que proporcionan la sede, los exhibidores y otros fuera del grupo de planificación y supervisión. Para muchas conferencias anuales, el coordinador es automáticamente la persona que ocupa una posición determinada – el director de la organización o el director asistente, por ejemplo, o el presidente del comité de la conferencia. En otros casos, puede ser un voluntario, un miembro del personal o del consejo directivo que tenga experiencia o entusiasmo por la tarea.

Cualesquiera que sean las circunstancias, casi siempre es buena idea tener un sólo coordinador –o, en algunos casos, dos co-coordinadores – como la persona contacto central para la conferencia. Ser el coordinador no significa hacer todo el trabajo, sino más bien ser la persona que sabe lo que está sucediendo en cada área de la planificación y ejecución del evento. Esto hace a una operación mucho más eficiente y también simplifica la comunicación y la responsabilidad.

1. Planificación de la conferencia

Los siguientes pasos ayudarán a planificar la conferencia/congreso:

• Ponerse de acuerdo sobre el propósito de la conferencia. Hay un gran número de razones posibles para una conferencia, y muchas conferencias combinan dos o más de ellas. Algunas de las más comunes son:

o Capacitación

o Creación de conexiones

o Compartir información (nuevos desarrollos, asuntos a observar, reglamentaciones, etc.)

o Mejorar la práctica

o Apoyo

o Solución de problemas

• Identificar al público objetivo. Hasta cierto punto, el público objetivo es determinado por la naturaleza tanto de la conferencia como de la organización patrocinadora. Algunos ejemplos de grupos de donde se pueden obtener asistentes a conferencias son:

o Miembros de una cierta profesión o disciplina o personas interesadas en ellas.

o Gente preocupada por una población específica

o Gente proveniente de una población específica

o Miembros de la organización patrocinadora

o Personas de un determinado sector de la comunidad

o Residentes de una determinada comunidad

o Público en general

• Fijar la duración y la fecha para la conferencia. La duración de la conferencia dependerá de lo que necesite hacerse; de cuánto se pueda invertir, en tiempo y dinero, de los potenciales participantes y de lo que la organización patrocinadora pueda y tenga la capacidad de aportar. Lo que una organización pueda hacer puede depender de la disponibilidad de subsidios, del apoyo de una organización matriz, de donaciones, etc.

Para una pequeña conferencia local, donde todo el mundo podrá ir a su casa esa noche, la duración probablemente dependerá más de cuánto tiempo pueden disponer los participantes, cuánto tiempo está disponible el lugar y de lo que se incluya en el programa.

La fecha de la conferencia debe fijarse evitando conflictos con otros eventos que afecten al público objetivo o que interfieran con las realidades de su trabajo. La conferencia tampoco debería interferir con sucesos de interés nacional (por ej., una elección nacional o un evento deportivo de importancia) o que afecten obligaciones familiares (las vacaciones estándar de las escuelas públicas o la navidad).

• Planificar el formato. Aquí está el meollo de la conferencia en lo que se refiere a los asistentes. ¿Qué es realmente lo que va a suceder? El trabajo aquí no es planificar el contenido de cada sesión de la conferencia (los presentadores hacen eso, aunque el comité puede aprobar las exposiciones o charlas), sino fijar el tema y la estructura general.

Un formato general frecuentemente usado para una gran conferencia, y uno que muchas conferencias más pequeñas usan también, empieza con un discurso de apertura – un discurso o presentación, usualmente hecho por un orador muy conocido o inspirador, que tiene la intención de introducir el tema de la conferencia, animar el entusiasmo de los asistentes y/o hacerlos pensar.

A continuación del orador de apertura, y durante la mayor parte del resto de la conferencia, el día puede estar dividido en sólo dos o hasta seis sesiones más cortas (y algunas veces sesiones nocturnas también), a menudo con varias opciones para cada sesión, donde se presenta el contenido real de la conferencia. Cada día puede incluir el almuerzo como parte del precio de inscripción y algunos o todos los días pueden también incluir la cena. Las comidas pueden incluir un discurso, premiaciones, asuntos organizativos o simplemente ser encuentros sociales.

Finalmente, muchas conferencias terminan con un resumen u orador final, con el objeto de que la gente se vaya a casa pensando en el problema y sintiendo que han tenido una experiencia coherente.

Una duda para el organizador de una pequeña conferencia es si se debe “dividirla” en varias sesiones o simplemente permanecer juntos todo el tiempo. La respuesta depende realmente de lo que se quiera conseguir, así como del número de participantes.

Hay muchas posibilidades. Hasta algunas conferencias relativamente grandes pueden mantener a todos juntos, pero programan actividades en las que la gente forme grupos más pequeños para trabajar sobre problemas o discutir temas, y que luego vuelvan a juntarse para compartir sus resultados o respuestas. Otros pueden mantener a todo el grupo junto durante todo el día de modo que todos puedan escuchar o participar en las mismas presentaciones o actividades. Las conferencias pequeñas pueden beneficiarse del tamaño del grupo programando actividades que normalmente se harían solamente en una sesión dividida. Se puede ser tan creativo o tan convencional como se quiera – una pequeña conferencia podrá sacrificar la variedad de las actividades pero puede lucirse con el tipo de actividades que puede ofrecer y con el grado de interacción entre los participantes.

• Encarar la logística de la conferencia. La logística comprende los detalles prácticos de una conferencia que la hacen posible: dónde realizarla, cómo encontrar a los presentadores, cuánto costará, cómo transportar a la gente, quién se ocupará de la exhibición de las diapositivas, etc. Ésta es la parte donde los organizadores de la conferencia trabajan más.

o Localización geográfica. Esto se refiere a la ciudad o área donde se celebrará el congreso.

o La sede del evento. Para empezar, ¿cuánto espacio se necesita? Una gran conferencia con múltiples sesiones divididas necesitará una cantidad de salas que dé cabida a grupos desde 10 a 40 personas aprox., y algunas con capacidad para más. Una conferencia que mantenga a todos los participantes juntos puede arreglarse con una gran sala o auditorio– o no tan “grande” dependiendo del número de participantes. ¿Se quieren salas dispuestas como la mayoría de los salones de clase – todos mirando al frente para una clase – o salas que puedan adaptarse a muchos estilos– circular, pequeños grupos, alrededor de una mesa, etc.? ¿Se necesita mucho espacio abierto para que la gente pueda dar vueltas? ¿Se necesita un salón lo suficientemente grande donde quepan todos los participantes juntos? ¿Se quiere un espacio informal donde la gente se pueda sentar confortablemente a hablar? ¿Se desea además un espacio abierto? ¿Qué pasa con el lugar para las comidas? ¿Se quiere que sea en un hotel, donde la gente pueda pasar la noche? ¿Se busca un lugar donde los asistentes no tengan que preocuparse por molestar o ser molestados por nadie más? Éstas y otras preguntas similares son las que deben hacerse para determinar dónde realizar una conferencia.

o La comida. Como se explicara más arriba, si el evento se realiza en una instalación para conferencias, probablemente allí se encargarán de la comida (en general, para una gran conferencia formal, los participantes se inscriben y pagan por las comidas que quieren como parte de su inscripción para la conferencia). Una conferencia en un hotel o centro de convenciones generalmente

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