TRAMITACIÓN PAGO DE FACTURAS A LOS SUPLIDORES

ÍNDICE

INTRODUCCION

LOS OBJETIVOS

DEFINICIONES DE CONCEPTO

RESPONSABILIDADES

GENERALIDADES

FORMAS DE CONTRATACIÓN DE LOS PROVEEDORES

REGISTRO DE SUPLIDORES

COTIZACIONES

ORDENES DE COMPRAS

DEVOLUCIONES Y AJUSTES A ÓRDENES DE COMPRAS

RECEPCIÓN DE MATERIALES, MOBILIARIOS Y EQUIPOS

INVENTARIO DE MERCANCÍAS

DESPACHO DE BIENES MUEBLES, MATERIALES Y EQUIPOS

REMISIÓN PAGO FACTURAS CORRESPONDIENTES A ÓRDENES DE COMPRAS

RECLAMACIONES, PENALIDADES  Y POLÍTICAS

FACULTAD DEL COMITÉ DE COMPRAS

LA ESCALA DE NIVELES DE AUTORIZACIÓN

SELECCIÓN Y APROBACIÓN DE SUPLIDORES

RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE COMPRA Y COTIZACIÓN DE MERCANCÍAS

RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE MATERIAL GASTABLE DE OFICINA

RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE COMPRAS DE EQUIPOS TECNOLÓGICOS, SISTEMA Y APLICACIONES

ELABORACIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA

RECEPCIÓN DE FACTURAS

TRAMITACIÓN PAGO DE FACTURAS A LOS SUPLIDORES

INTRODUCCION

El éxito de cualquier empresa, sea pública, privada, industrial, comercial o de servicios, depende fundamentalmente de las correctas adquisiciones que realice, ya que las compras demandan conocimiento y experiencia en el área, así como habilidad, capacidad, inteligencia, empeño e ingenio por parte de los ejecutivos de la empresa para lograr negociaciones óptimas y condiciones favorables para la misma, ya que las compras son trascendentales para su permanencia en el mercado y su consolidación definitiva.

Para las empresas industriales y comerciales las compras representan esencialmente una inversión de su capital; en otras palabras, es dinero de la compañía, y por ello deben ser administradas debidamente. Por consiguiente, estas actividades exigen una prioridad fundamental que debe realizarse a través de personal debidamente capacitado, de absoluta honorabilidad, responsabilidad e integridad.

OBJETIVO.

El presente trabajo contiene los procesos y normas que habrán de regir el proceso de compra de bienes y servicios. Definir y puntualizar el proceso de compras de productos de buena calidad y servicios acorde a las necesidades de la empresa, haciendo la correcta y verificada elección previa de los suplidores, la evaluación constante de materias primas y/o servicios para mejorar los tiempos de entrega, la calidad constante del producto y obtener los mejores precios.

ALCANCE.

Abarca al Comité de Compras, el Gerente de Compras, el Vicepresidente Ejecutivo de Finanzas y Tesorería, el Vicepresidente de Operaciones, el Encargado de Abastecimiento, el Encargado de Almacén y Distribución y todos los departamentos que realicen solicitudes de compras.

DEFINICIONES.

Artículos en Existencia: Número determinado de artículos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que están físicamente en existencia en los almacenes.

Almacenes: Son los lugares de almacenamiento de bienes. Tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades: recepción y verificación del estado de productos entregados por los suplidores, ubicación, control de calidad y custodia de los productos, entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los usuarios solicitantes. Los mismos pueden encontrarse a cargo de terceros suplidores.

Conduce: Documento emitido por el suplidor con el fin de que el cliente verifique el recibo de la mercancía.

Control: Seguimiento, rastreo, alertas para asegurar que los planes y programas están siendo observados.

Cotización: Es la propuesta enviada por el suplidor, indicando el precio, las especificaciones de los bienes cotizados, plazos de entrega, condiciones de pago, condiciones de seguridad, forma y responsabilidad de entrega y transporte, responsabilidad a cargo de la empresa y el proveedor.

Demanda: Número real de materiales solicitados por una sucursal, departamento, unidad o sección para un pedido específico.

Departamento de Compras: Es el departamento responsable de realizar los trámites relativos a la compra de mobiliarios, equipos, materiales y demás bienes y servicios.

Dictamen de Asignación: Documento que avala la asignación de un suplidor, producto de un proceso de licitación pública o privada.

Formulario Solicitud de Compras: Documento oficial utilizado por las sucursales, departamentos, secciones o unidades administrativas para solicitar la adquisición de mobiliarios, equipos, materiales, bienes y servicios, de acuerdo con las disposiciones de este manual.

Garantías: El proveedor debe garantizar que los bienes entregados cumplen con las siguientes características: correspondencia del bien a la orden de compra, óptima calidad de los bienes entregados, bienes libres de todo dominio legal, que cumplan con las condiciones estipuladas en la Orden de Compra para lo cual deberá emitir las garantías correspondientes a favor de la empresa mediante avales, bienes propios, seguros de caución, entre otros.

Licitador, Ofertante o Postor: Cualquier individuo, firma o corporación cualificada que someta cotización en respuesta a solicitud de precios por suministros o servicios no personales, sean las mismas sometidas directamente por el individuo, firma o corporación a través de un representante autorizado.

Modificación a Orden de Compra: Documento oficial tramitado por el Departamento de Compras para legalizar acuerdos que modifiquen las transacciones cubiertas por una orden de compra. Se preparará para toda modificación o alteración de los términos y condiciones estipulados en la orden de compra. Puede generar discrepancias de precio, en caso que la misma sea superior a la inicial se debe obtener la autorización del nivel correspondiente.

Oficina Solicitante: El departamento, sección o unidad que origina la solicitud de compras.

Orden de Compra: Documento oficial que se envía al suplidor para formalizar legalmente la compra de los bienes y servicios cotizados, en la misma se debe reafirmar las condiciones establecidas en la cotización.

Punto de Reorden: Cantidad establecida para que cuando el nivel de inventario se encuentre en este punto, se realice un nuevo pedido. Este punto debe contemplar el tiempo de gestión administrativa y abastecimiento a fin de evitar la inmovilización de actividades.

Registro de Suplidores: Listado de compañías o personas físicas con su RNC, a las cuales se les solicita cotizaciones en respuesta a solicitud de precios por parte del Departamento de Compras para la adquisición de mobiliarios, equipos, materiales, bienes y servicios, en el cual se asienta el historial de los suplidores con recto a su accionar ante.

Renglón: Agrupación de artículos, suministros o servicios no personales de características comunes o descripciones similares o análogas. Cada grupo puede desglosarse individualmente basándose en especificaciones.

Stock de Seguridad: Número de piezas adicionales o materiales que se mantienen en existencia con la finalidad de prevenir cualquier falta de stock.

Stock Máximo: Cantidad máxima que se debe mantener en stock a fin de evitar inmovilización de recursos y/o vencimientos de las características de los materiales perecederos.

Stock Mínimo: Es la cantidad mínima de una mercancía que debe ser mantenida en inventario para el normal funcionamiento de la institución.

Suplidor Ocasional: Proveedor de bienes o servicios que no se encuentre en el Registro de Suplidores al que se le colocará una orden de compra por necesidades específicas y ocasionales.

RESPONSABILIDADES.

El Comité de Compras: Es responsable de difundir el manual de compras, utilizarlo correctamente y realizar en el mismo las modificaciones y actualizaciones correspondientes. Este manual deberá ser revisado y actualizado, como mínimo cada tres años, o cuando se presenten circunstancias que así lo ameriten.

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