PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y PAGO DE FACTURAS

CONTROL DE CAMBIOS

No. y Concepto

Sección y Resumen del Cambio

Aprobado por:

Fecha:

01

Documento Nuevo

Ricardo G.

21-10-16

02

Revisión 02

Ricardo G.

15-11-16

03

Revisión 03

Ricardo G.

29-11-16

Revisado por:

Aprobado por:

Javier Núñez

Gerente de Logística

Ricardo García

Director de Operaciones

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Cuentas a pagar procederá a dejar constancia de la fecha de recepción de los comprobantes en el sector mediante la inclusión de la fecha (sello) en el margen superior derecho del reverso de la factura, lo cual permitirá dilucidar cualquier reclamo posterior vinculado a demoras en el proceso de pagos. Las Facturas serán válidas para ingresar en el circuito de pagos hasta el segundo día hábil posterior al cierre del mes calendario. Pasado este plazo Cuentas a pagar deberá rechazar el comprobante solicitando al Proveedor su re-facturación con fecha del mes vigente. Asimismo, Cuentas a pagar enviará por mail a Contaduría un detalle de las facturas rechazadas por este motivo.

Encargado de área.

PNC – 01- F01

1. Desde el programa de gestión de facturación GESTIONPRO se instrumentarán los controles descriptos a continuación con el objeto de verificar la validez legal de los comprobantes recepcionados y la real existencia del proveedor que emite tales comprobantes:

• verificar la base de datos , donde se incluyen datos generales de  los contribuyentes a los que se les ha detectado la emisión de documentación apócrifa o bien la inexistencia de real actividad comercial
•  verificar la validez de los comprobantes emitidos, utilizando la opción prevista en la página según sean comprobantes convencionales o bajo el régimen de facturación electrónica con la correspondiente validación. Cualquier anomalía detectada en las verificaciones descriptas implica el rechazo de la factura por el sector de Cuentas a pagar, quien deberá informar vía mail al responsable de la contratación del servicio.

Encargado de área.

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Todas las facturas que fueron validadas de acuerdo deberán ser registradas en el sistema de gestión como primer paso del proceso de pago a proveedores. En la registración deberán utilizarse los criterios contables de imputación del gasto o activación de bienes de uso definidos por el sector Contaduría. Una vez registrada se procederá a dejar constancia mediante la leyenda “REGISTRADO” (sello) en el reverso de la factura

Gerente de área

1. Será responsabilidad de Cuentas a pagar controlar la procedencia de las Facturas presentadas por los proveedores, para lo cual deberá verificar:

• que los productos o servicios facturados fueron requeridos por la empresa, contra la Orden de compra debidamente autorizada,
• que la razón social consignada en la Factura se corresponda con el proveedor al que se le asignó la compra, contra la Orden de compra
• la correspondencia de los importes facturados, constatando a su vez que se hayan aplicado las bonificaciones pactadas o los descuentos negociados, contra la Orden de compra
• que la mercadería haya sido recepcionada en las cantidades requeridas por la Orden de compra (en conformidad o con observaciones), contra el Remito conformado por el funcionario interviniente en la recepción de la mercadería y Orden de Compra
•  los totales de la Factura mediante cálculos aritméticos. Si se detectara alguna anomalía surgida de los controles descriptos se deberá informar al responsable de la compra o contratación para subsanar el error.

Encargado de área.

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

REGISTRO

1. El proceso de autorización de facturas para el pago implica dos instancias

• Aprobación de la factura para el pago por el nivel autorizante. Se entiende que la autorización para realizar la compra o contratación viene dada con la aprobación de la Orden de compra suscripta por el nivel autorizante, hasta los montos y cantidades consignadas en la misma. Para considerar que una Factura está autorizada para el pago, Cuentas a pagar tendrá en cuenta los siguientes criterios:
• Diferencias de precios: si los precios unitarios facturados resultan menores que los consignados en la Orden de compra, la Factura se considerará autorizada; si los mismos resultaran mayores que los consignados en la Orden de compra, la Factura requerirá la intervención del nivel autorizante.
• Diferencias en cantidades: cuando existan cantidades recibidas menores a las consignadas en la Orden de compra, se considerará autorizada la Factura; cuando las cantidades recibidas fueran mayores a las solicitadas por la Orden de compra, la Factura requerirá la intervención del nivel autorizante.

Gerente de área

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Cuentas a pagar procederá a agrupar la documentación que originó la transacción de compra, confeccionando un legajo de pagos por cada factura, que se compondrá de los siguientes elementos:

• Factura del proveedor
• Remito del proveedor
• conformado por el funcionario que intervino en la recepción de la mercadería
• Orden de compra autorizada debidamente suscripta.

Encargado de área.

1. Cuentas a pagar procederá a avisar a los proveedores de la puesta a disposición de los pagos. En el acto de entrega de pagos, se deberá requerir sin excepción el Recibo oficial extendido por el proveedor como condición para la entrega del pago. Sobre dicho Recibo se deberá controlar que la razón social así como el importe total consignado, coincidan con la información detallada en la Orden de pago. A su vez se requerirá al proveedor o su representante la firma, aclaración  en dicho Recibo Oficial. Se establecen como días y horarios para el retiro de pagos de martes a viernes de 15 a 17 hs.

Encargado de área

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

REGISTRO

1. Cuando no sea posible requerir una Factura por el monto del anticipo, se emitirá el pago en base a la Orden de compra, aplicando los pasos previstos en el punto 6  para la selección del medio de pago y para la emisión de la Orden de pago. Para la imputación contable del anticipo se utilizará la cuenta “Facturas a recibir”, la cual deberá conciliarse periódicamente desde Cuentas a pagar para gestionar la presentación de las Facturas pendientes por los montos de los anticipos entregados.

Con Factura presentada. Cuando sea posible que el proveedor presente una Factura por el monto del anticipo solicitado, se procederá a efectuar sobre la misma los controles previstos en el punto 2 para verificar su validez legal, punto 3 para su registración y punto 4 para su control, y se cumplirán los pasos descriptos en el punto 6  para la selección del medio de pago y para la emisión de la Orden de pago.

Encargado de área

1. Una vez hecha efectiva la entrega del pago al proveedor, Cuentas a pagar procederá a enviar al responsable del archivo el legajo completo el cual deberá contener tanto la Orden de pago así como el Recibo oficial que el proveedor debió entregar al momento de retirar el pago.        

Encargado de área

INDICADOR

CRITERIOS.

OBSERVACIONES

Pagos a tiempo

Tiempo aprox. 45 días en 2016 y 59 días para principio de 2017

Podemos concluir que plazos de hasta 2 meses razonables para qué  la empresa recupere su cartera. Así mismo anticipar con 1 semana los posibles retrasos para evitar altercados con finanzas.