Tarea: Efectuar una identificación y determinación del proceso- Titulo Cuentas por Cagar

CUENTAS POR PAGAR

1. Efectúe una identificación y determinación del proceso señalado:

• Input, output que afectan al sistema

• Situaciones que afectan la operatoria normal del sistema

• La situación mas recurrente son los errores constantes en los códigos y cantidades lo que provocaba retrasos en todas las áreas
• comunicación entres los departamentos en relación a los materiales que iban a llegar en cuanto a cantidad, precio codificación
• adquisiciones no se dedica solamente a comprar
• proveedor no envía pedidos conforme a factura
• atraso en los pagos
• Sistema computacional no integral en todos los módulos
• Sistema computacional no soporta la información ingresada
• Comunicación no fluida entre departamentos en cuanto a las respuestas de sus inquietudes
• Tareas en departamentos no bien asignadas
• Falta de personal en algunos departamentos

• Que medidas correctivas se deben realizar en términos operacionales, de RRHH y de responsabilidades

• Actualización de los códigos de los respectivos materiales
• Realizar un protocolo definido en cuanto a la recepción para no incurrir en errores de codificación y cantidades
• Crear un sistema de comunicación para integrar todos los departamentos de la empresa
• Contratar personal para cubrir la necesidades de los departamentos
• Capacitación al personal en cuanto al sistema computacional, y en cuanto a sus propios oficios a fin de actualizarse en sus materias
• Que los departamentos se hagan responsables del trabajo especifico que tienen en cuanto a su prolijidad
• Crear  o establecer un sentido de pertenencia por su departamento
• Incluir a la gerencia en cuanto al control y gestión hacia los departamentos

1. Establezca y analice las implicancias de la actual operatoria:

• Operacionales relacionadas con el proceso

• Una de las causas que conducen al error es la falta de comunicación entre departamentos lo que produce errores y demoras en todo el proceso

• no definen procesos y métodos de tramite de facturas provocando un desorden administrativo cuando se deben enmendar las facturas

• No existía un canal técnico para informar a recepción de los elementos que llegarían provocando un quiebre en la información en cuanto a los códigos y cantidad de los materiales

• No se solicitan claramente lo que se necesita y como se requiere lo que provoca una descoordinación en cuanto a la recepción en consecuencia demoras considerables en la tramitación de la documentación

• contacto directo del proveedor con esta sección en cuanto retrasos de pagos y en consecuencia la demora de futuros pedidos

• variabilidad en cuanto a la codificación de los materiales provocando demoras en los procesos de descargas y recepción

• sistema computacional con problemas de software lo que demora la recepción

• De administración interna en cuanto a finanzas

• No se realizaban los controles respectivos desde la compra al pago de los proveedores
• Falta de precisión en los códigos y valores de precios lo que provoca demora en los pagos
• Pagos efectuados directamente y no pasando por los controles respectivos generando vulnerabilidad en el manejo de las finanzas de la empresa
• Falta de información clara

• Con proveedores y clientes

• No tomaba contacto con el departamento correspondiente generando problemas y sobrecarga laboral en el departamento
• Proveedor carece de control en sus envíos provocando problemas en la empresa
• Al no tener el pago en la fecha correspondiente el proveedor amenazaba con retener el embarque de los materiales
• Falta de integración entre la empresa y el proveedor en cuanto a sistemas de codificación

• Riesgos para la empresa

• Perdida de proveedores por no instaurar un sistema integrado y por no realizar los pagos oportunamente
• Formación de una mala imagen perdiendo credibilidad y confiabilidad como empresa
• Alza en los valores de los materiales
• Retrasos en la producción de la empresa y en sus entregas
• Obsolescencia en los materiales
• Tecnología arcaica
• Apreciación errónea de la empresa en cuanto al área financiera
• Quiebra de la empresa

1. Identifique y discuta los aspectos que son indicadores de la problemática de la organización:

• Cuales deberían ser las primeras señales que pusieron luz sobre el problema
• Cuales deberían haber sido las primeras medidas correctivas
• Se debió modificar el proceso o procedimientos que se empleaban
• ¿Estima usted que para el análisis del caso es relevante saber la opinión de la gerencia? ¿Es necesaria?

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