Tipos De Diagramas Automatizacion De Procesos Administrativos III

DIAGRAMAS

Diagrama: el vocablo “grama” derivado del griego “gramma” significa dibujo, gráfica, dibujo, escritura o registro. Diagrama es la representación gráfica de alguna situación, hecho, operación, movimientos, inspección, decisiones, en fin, de diferentes fenómenos.

En administración, se utilizan diversos como instrumentos administrativos que comunican reglas, analizar situaciones y proponer mejoras. Utilizan símbolos estandarizados para garantizar la comprensión de todos los involucrados. Son utilizados para representar operaciones o procesos que se realizan en las empresas.

Ventajas de los diagramas:

1. Presentan la información en forma sencilla, mejor que una larga descripción narrativa.

2. Son una fuente de consulta oficial en la empresa.

3. Sirve de guía para análisis organizacionales de mejoras administrativas. Permiten un análisis e identificar problemas o mejoras potenciales.

4. Toda la información relacionada se puede representar en un solo lugar.

5. Permiten centralizar e identificar problemas en aquellos procesos de trabajo intensivo. Permiten analizar y encontrar duplicidad de esfuerzos y pasos, omisiones, ciclos de revisión, demoras y concentración de papeleo.

6. Son de fácil comprensión tanto para el personal de la organización como para el de otras organizaciones y facilitan la práctica de las operaciones.

7. Permite al personal involucrado identificar y realizar correctamente las actividades, así como una mejor coordinación entre las diferentes áreas u organizaciones.

8. Facilita el llenado y lectura del formato en cualquier nivel de la organización.

9. Son fáciles de elaborar y no requieren de equipo especial para realizarse.

RESUMEN DE LOS TIPOS DE DIAGRAMAS Y SUS CARACTERISTICAS

T

I

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O SUBDIVISION CARACTERISTICAS VARIANTES

P

R

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P

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DE FORMAS Se ocupa del flujo de los documentos o formas Flujo de copias de las formas.

Flujo de formas y operaciones que atraviesa una forma.

DE FLUJO DEL PROCESO Centra la atención en el proceso y la secuencia de operaciones necesarias para llevarlo a cabo. DE LABORES: Que, quien o donde y como se realiza cada operación.

DE METODO: Como se realiza cada operación.

ANALITICO: Para que se hace cada operación.

LUGAR: En qué lugar se hace o lleva a cabo la operación.

MIXTO: Se pueden integrar diferentes características de los diagramas ya sea las labores, el método, las causas o razones, etc.

CURSOGRAMA ANALITICO: Detalla el proceso y permite realizar análisis para incorporarle mejoras.

CURSOGRAMA SINOPTICO:

INFORMACION Es un activo valioso en la organización. El flujo de los datos puede ser diagramado y combinado con el resto de flujo de los procesos. DFD´S DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS:

MOVIMIENTOS Estos diagramas registran el movimiento. Por ejemplo, los movimientos que tiene que realizar un operario para llevar a cabo una tarea. Registra también movimientos de personas, documentos, materiales, etc. Diagrama de corrido o circuito.

Diagrama de hilos.

Ciclograma

Gráfico de una trayectoria.

RESUMEN DE LOS TIPOS DE DIAGRAMAS Y SUS CARACTERISTICAS

T

I

P

O SUBDIVISION CARACTERISTICAS

D

E

T

A

L

L

E BLOQUE La información que presentan es general, para dar una idea global y destacar los aspectos relevantes. Utilizados para mostrar una situación ante una audiencia.

DETALLADO La información presentada es rica en detalles. Estos detalles permiten capacitar personal, mostrarles cómo realizar sus labores. También es excelente fuente de consulta para los empleados antiguos, cuando desean resolver dudad respecto a la organización.

F

O

R

M

A

T

O VERTICAL El flujo en estos diagramas se representa de abajo hacia arriba. El punto de inicio de lectura se coloca en el lado superior. Los siguientes niveles se colocan hacia abajo.

HORIZONTAL El flujo en estos diagramas se representa de izquierda a derecha. El punto de inicio de lectura se coloca en el lado izquierdo. Los siguientes niveles se colocan hacia la derecha.

TABULAR, COLUMNAR La presentación de la información se hace en columnas. Cada columna tiene un significado y muestra un aspecto de hecho que se diagrama.

MATRICIAL La presentación de la información se hace a través de una matriz. Cada columna tiene un significado y muestra un aspecto de hecho que se diagrama. Así mismo, las filas tienen un significado diferente al que hay que prestar atención.

ARQUITECTONICO Planos de los lugares en que se lleva a cabo el hecho diagramado. En general, sirven para mostrar los movimientos de las personas, documentos, materiales, etc. en las oficinas o planta de la organización.

REPRESENTACION POR FIGURAS Representa la secuencia de operaciones utilizando dibujos o ilustraciones.

SIMBOLOS UTILIZADOS

Existen asociaciones dedicadas a la estandarización de símbolos y métodos utilizados en las organizaciones tanto en los procesos administrativos como productivos.

Las siglas utilizadas a continuación son:

ASME: Es la American Society of Mechanical Engineers (Asociación Americana de Ingenieros Mecánicos)

ANSI: American National Standars Institute (Instituto Americano de Estándares Nacionales)

ISO: International Organization for Standarization (Organismo Internacional para la estandarización)

NORMA ASME

Símbolo Descripción

Operación

Inspección o revisión

Desplazamiento o transporte

Retraso. Deposito provisional o espera

Almacenamiento permanente

COMBINADOS

Símbolo Descripción

Operación e inspección. Decisión.

Origen de una forma o documento.

Entrevistas

Destrucción de documento

NORMA ANSI

PARA DIAGRAMACION ADMINISTRATIVA

Símbolo Descripción

Inicio o fin. Indica el inicio o fin del diagrama. Puede identificar a una unidad administrativa o persona.

Actividad

Documento: Representa cualquier documento generado o utilizado dentro del procedimiento.

Documento multiparte: Para representar un documento con sus copias.

Decisión o alternativa.

Archivo o almacenamiento ya sea temporal o permanente.

Conector hacia otra página, enlace con otra hoja diferente en donde continúa el diagrama.

Conector o enlace de una parte del diagrama a otra en la misma página.

Símbolos que se utilizan para los diagramas de flujo

NORMA ISO-9000

Símbolo Descripción

Operación

Inspección

Desplazamiento o transporte.

Decisión. Se efectúa una selección o se decide por una alternativa específica de acción.

Demora o retraso. Deposito provisional o espera.

Entrada de bienes

Almacenamiento: deposito o resguardo de bienes o información.

Operación e inspección. Decisión.

REGLAS GENERALES PARA DIAGRAMAR

Dibujo:

1. No se debe mezclar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida porque causa confusión.

2. No debe existir más de una línea de unión entre símbolos.

3. Las líneas de unión deben ser rectas. En algunos casos se deben utilizar ángulos rectos.

4. Tamaño uniforme de los símbolos.

Contenido y uso:

1) Redacción clara, breve y sencilla. No dé lugar a confusiones.

2) Nombres de unidades deben escribirse en forma completa. Así mismo, nombres de formas o procesos.

3) Si se utilizan abreviaturas, su significado debe explicarse en la parte inferior del diagrama.

4) Si existen varios ejemplares de un documento, se deben identificar. Generalmente se numeran secuencialmente 1, 2, 3, etc.

Reglas y características para diagramar

COLUMNA SUGENRENCIAS

No. Secuencial, generalmente inicia en 1.

Símbolo Utilizar los símbolos estándar identificados en las tablas anteriores

¿Quién? Identifica al responsable de la operación. Puede ser un puesto específico o una unidad. El nombre debe ser claro, no debe dar lugar a confusión, utilizan el mismo al hacer referencia a la misma unidad o puesto.

¿Qué? Utilizar acciones tales como: genera, entrega, recibe, elabora, traslada, archiva, etc. Luego de la acción se identifica el objeto de la acción: factura, lista de entrega, copias, etc.

¿Cómo? Detallar como llevar a cabo la operación identificada en la columna ¿qué? Se pueden colocar observaciones como las siguientes: personalmente, por medio del sistema de Administración de Documentos, comparar el monto en cada factura, etc.

¿Para qué? Especificar el objetivo de realizar dicha operación. Generalmente se utilizan los verbos en infinitivo: oficializar, autorizar, garantizar, etc. Luego, se coloca el objeto. Es decir, oficializar los cargos por servicios, garantizar la exactitud de las facturas enviadas, etc.

Distancia en metros La distancia recorrida entre un punto y otro en donde se realizan las operaciones.

Tiempo en minutos (o en la unidad de tiempo requerida) Se especifica el tiempo que toma realizar la operación. Se puede escoger la unidad de tiempo que mejor se adapte. Es preferible especificar todos los tiempos en la misma unidad para poder efectuar cálculos y comparaciones.

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