Triangulo De Serviicios

RESEÑA HISTORICA

La empresa COL.ARCHIVOS S.A.S, fue creada el septiembre del 2012, por un grupo de aprendices del tecnólogo en gestión documental, debido a la necesidad establecida en el manejo de los procesos archivísticos en la organización. Estableciendo como objetivo Asesorías en Gestión Documental a las entidades públicas y privadas, conservación, custodia, destrucción física de documentos que han cumplido su ciclo vital.

ACTIVIDAD PRINCIPAL COL.ARCHIVOS S.A.S,

Se encarga del funcionamiento, organización y conservación adecuado de la información; por medio del diseño y elaboración de diagnósticos, tablas de retención y valoración logrando un uso oportuno y eficiente de los documentos, teniendo en cuenta las unidades de correspondencia para lograrlo; mejorando continuamente el servicio al cliente y usuarios que adquieren y utilizan nuestro servicio.

MISIÓN

Prestar servicios estratégicos de Asesoría y Consultoría en Gestión documental, a las empresas públicas y privadas con la aplicación de la normatividad archivística vigente, en cada uno de los procesos para satisfacer la necesidad de las empresas. Con personal altamente calificado y con las mejores herramientas tecnológicas e instalaciones adecuadas.

VISIÓN

En el año 2017 consolidarnos como alternativa a nivel nacional de Asesoría y Consultoría en Gestión documental, con altos estándares de Servicio y Compromiso.

POLÍTICA DE CALIDAD

COL.ARCHIVOS.S.A.S está comprometido a garantizar la satisfacción de los clientes, controlando los riesgos físicos, operativos de la información y de la integridad de las personas, apoyándose en la asignación de recursos financieros, de personal tecnológico, cumpliendo la normatividad legal vigente archivística, optimizando la calidad en la gestión de sus archivos y en el material suministrado. Apoyados en el talento humano altamente calificado, amable para mejorar continuamente la calidad de nuestros servicios.

SERVICIOS

 ASESORÍA

Tiene como objetivo brindar el soporte necesario al personal directamente involucrado para que el archivo sea llevado a una real dimensión, conservando únicamente aquellos documentos de obligatoria necesidad de guarda, y acorde siempre con las normas vigentes.

 ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICOS

Comprende, la verificación de las herramientas de la empresa y metodología de trabajo y los aspectos relacionados con la conservación documental.

Una vez culminada la etapa anterior y establecido el fondo documental a conservar sugeriremos la implementación de técnicas alternas de reprografía (Microfilmación, Digitalización, o conservación física), que más se adapten a las necesidades y que garantice los aspectos fundamentales de la información. Conservación, autenticidad y disponibilidad de consulta.

 UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

Si lo importante es la información y no el papel, el Sistema de gestión documental apoya a su organización en la recepción, flujo, almacenamiento, respuesta y consulta inmediata de la información de cualquiera de las unidades funcionales de su organización (Gestión de recursos humanos, Contabilidad, Dpto. Jurídico, etc) dando oportunidad, evitando ocultamiento, destrucción, Facilitando almacenaje y ofreciendo indicadores de gestión de todos los procesos encomendados.

 TABLAS DE RETENCIÓN

Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002.

ORGANIGRAMA GENERAL COL.ARCHIVOS S.A.S

CICLO DEL SERVICIO

 ASESORÍA

 ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICOS

CICLO DE SERVICIO CORRESPONDENCIA

CICLO DE SERVICIO TABLAS DE RETECION DOCUMENTAL

COL.ARCHIVOS.S.A.S

NIT.52.786.120-9

LIBRETA DE CALIFICACIONES

Buscando la total satisfacción de nuestros clientes, y conocer su opinión acerca de nuestros productos y servicios, le invitamos a dar su punto de vista de acuerdo a la experiencia vivida con nosotros, respondiendo una serie de preguntas que serán de gran utilidad para el mejor desempeño en todas las áreas de nuestra empresa.

NOMBRE DE LA PERSONA QUE LO ATENDIÓ:__________________________________________

CARGO:

FECHA:

Califique su nivel de satisfacción con respecto al servicio prestado por parte de nuestros colaboradores del proceso bajo la escala de Excelente (E), bueno (B) Aceptable (A) Malo (M) E B A M

1 ¿Según su percepción la forma que lo recibió al llegar a la empresa fue?

2 ¿Cómo le pareció la llegada de nuestros funcionarios a su empresa?

3 ¿Cómo le pareció el proceso administrativo dentro de la empresa?

4 ¿Cómo le pareció el valor agregado que ofrece la empresa dentro de su portafolio de servicios?

OBSERVACIONES

I. IDENTIFICACION DEL CARGO GERENCIA GENERAL

MANUAL DE FUNCIONES

DENOMINACION DEL CARGO: GERENTE GENERAL

AREA GERENCIA GENERAL

CARGO AL CUAL REPORTA JUNTA GENERAL

CARGO DE LAS PERSONAS QUE LE REPORTAN: ÁREA DE FINANZAS, ÁREA DE RECURSOS HUMANOS, ÁREA DE PRODUCCIÓN Y ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN

NUMERO DE CARGO CON LA MISMA DENOMINACION:

II. DESCRIPCION DEL CARGO

1. OBJETIVO

Administrar, Controlar, dirigir y dar lineamientos Generales de la Organización

vigilar y controlar el funcionamiento general de la empresa, el desarrollo de los programas y objetivos de esta, suscribiendo los actos administrativos y contratos que para tales fines deban celebrarse.

Rendir periódicamente informes de gestión a la Junta Directiva.

2. FUNCIONES DEL CARGO

1. Ejerce autoridad funcional sobre los demás cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización

2. planea, dirige y controla las actividades de la empresa

3. Ser la imagen de la empresa a nivel nacional e internacional

4. suministra de contactos y relaciones empresariales a la organización

5. Lidera el proceso de planeación estratégica de la organización,

6. Establece los objetivos y metas específicas de la empresa.

7. Desarrolla estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas

8. Propender para formar un ambiente laboral en el que el personal puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.

9. Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional liderada por su gerente.

10. Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.

11. Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados.

12. Medir continuamente la ejecución y comparar resultados reales con los planes y estándares de ejecución (autocontrol y Control de Gestión).

ESTUDIO DE CARGOS

GERENCIA GENERAL

III. REQUISITOS DEL CARGO

EDUCACION Profesionales en administración o carreras afines.

EXPERIENCIA 5 años de experiencia especifica o seis de experiencia realizada

COMPETENCIAS Idioma: inglés.

Capacidad de análisis y síntesis

Trabajo en equipo

Ser objetivo

Actitud de líder

Tener don de mando

Iniciativa propia

Toma de decisiones

DENOMINACION

...