Triangulo De Serviicios

RESEÑA HISTORICA

La empresa COL.ARCHIVOS S.A.S, fue creada el septiembre del 2012, por un grupo de aprendices del tecnólogo en gestión documental, debido a la necesidad establecida en el manejo de los procesos archivísticos en la organización. Estableciendo como objetivo Asesorías en Gestión Documental a las entidades públicas y privadas, conservación, custodia, destrucción física de documentos que han cumplido su ciclo vital.

ACTIVIDAD PRINCIPAL COL.ARCHIVOS S.A.S,

Se encarga del funcionamiento, organización y conservación adecuado de la información; por medio del diseño y elaboración de diagnósticos, tablas de retención y valoración logrando un uso oportuno y eficiente de los documentos, teniendo en cuenta las unidades de correspondencia para lograrlo; mejorando continuamente el servicio al cliente y usuarios que adquieren y utilizan nuestro servicio.

MISIÓN

Prestar servicios estratégicos de Asesoría y Consultoría en Gestión documental, a las empresas públicas y privadas con la aplicación de la normatividad archivística vigente, en cada uno de los procesos para satisfacer la necesidad de las empresas. Con personal altamente calificado y con las mejores herramientas tecnológicas e instalaciones adecuadas.

VISIÓN

En el año 2017 consolidarnos como alternativa a nivel nacional de Asesoría y Consultoría en Gestión documental, con altos estándares de Servicio y Compromiso.

POLÍTICA DE CALIDAD

COL.ARCHIVOS.S.A.S está comprometido a garantizar la satisfacción de los clientes, controlando los riesgos físicos, operativos de la información y de la integridad de las personas, apoyándose en la asignación de recursos financieros, de personal tecnológico, cumpliendo la normatividad legal vigente archivística, optimizando la calidad en la gestión de sus archivos y en el material suministrado. Apoyados en el talento humano altamente calificado, amable para mejorar continuamente la calidad de nuestros servicios.

SERVICIOS

 ASESORÍA

Tiene como objetivo brindar el soporte necesario al personal directamente involucrado para que el archivo sea llevado a una real dimensión, conservando únicamente aquellos documentos de obligatoria necesidad de guarda, y acorde siempre con las normas vigentes.

 ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICOS

Comprende, la verificación de las herramientas de la empresa y metodología de trabajo y los aspectos relacionados con la conservación documental.

Una vez culminada la etapa anterior y establecido el fondo documental a conservar sugeriremos la implementación de técnicas alternas de reprografía (Microfilmación, Digitalización, o conservación física), que más se adapten a las necesidades y que garantice los aspectos fundamentales de la información. Conservación, autenticidad y disponibilidad de consulta.

 UNIDADES DE CORRESPONDENCIA

Si lo importante es la información y no el papel, el Sistema de gestión documental apoya a su organización en la recepción, flujo, almacenamiento, respuesta y consulta inmediata de la información de cualquiera de las unidades funcionales de su organización (Gestión de recursos humanos, Contabilidad, Dpto. Jurídico, etc) dando oportunidad, evitando ocultamiento, destrucción, Facilitando almacenaje y ofreciendo indicadores de gestión de todos los procesos encomendados.

 TABLAS DE RETENCIÓN

Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deberán elaborarlas y adoptarlas para la implementación del Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002.

ORGANIGRAMA GENERAL COL.ARCHIVOS S.A.S

CICLO DEL SERVICIO

 ASESORÍA

 ELABORACIÓN DE DIAGNÓSTICOS

CICLO DE SERVICIO CORRESPONDENCIA

CICLO DE SERVICIO TABLAS DE RETECION DOCUMENTAL

COL.ARCHIVOS.S.A.S

NIT.52.786.120-9

LIBRETA DE CALIFICACIONES

Buscando la total satisfacción de nuestros clientes, y conocer su opinión acerca de nuestros productos y servicios, le invitamos a dar su punto de vista de acuerdo a la experiencia vivida con nosotros, respondiendo una serie de preguntas que serán de gran utilidad para el mejor desempeño en todas las áreas

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