Unidad 5 La Organizacion Formal

UNIDAD 5 LA ORGANIZACIÓN FORMAL

5.1. LOS COMPONENTES DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL

5.1.1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: LOS ORGANOS Y LAS FUNCIONES DE LOS NIVELES JERÁRQUICOS

La organización formal:

Es el resultado de la acción de organizar; la organización no es un fin, sino un medio, porque permite a la empresa alcanzar en forma adecuada sus objetivos deseados

La organización formal da lugar a distintos tipos de organizaciones, ellos pueden ser de dos clases:

A- Según la forma de dividir y agrupar la actividad (departamentalización) tendremos los siguientes tipos de organización: organización funcional, organización por producto, organización geográfica, organización por clientes, organización por canales de distribución, organización matricial y organización por proyectos.

B- Según el tipo de relaciones formales: en este caso tendremos una organización: lineal, funcional, línea-staff, líneo- funcional y por comités.

La organización formal representa un deliberado intento de establecer patrones de relación entre sus integrantes a quienes a responsabiliza por alcanzar los objetivos y cumplir los fines de manera efectiva. Será entonces la suma o conjunción de la organización estructural y de la organización operativa. No es posible encontrarlas por separado, son complementarias, como partes integrantes de un sistema organizacional.

A esos efectos y para facilitar el análisis de la organización formal se utiliza modelos en el que se grafican estos conceptos básicos.

Fin o propósito: Es la razón por la que existe una organización. Por ejemplo: producción y comercialización de productos.

Objetivos: son los blancos hacia los que orientar la acción para cumplir con el fin o propósito. Generalmente se necesitan más de uno, con sus metas concretas.

Metas: son la cuantificación y/o presentación mesurable de los objetivos, planteados generalmente en periodos cortos de tiempo.

Funciones: El logro de los objetivos implica, necesariamente la ejecución de una serie de funciones. Estas representan la agregación o un con junto de actividades homogéneas y coordinadas.

Actividades: Las actividades determinadas para el cumplimiento de las funciones representan la agregación o un conjunto de tareas homogéneas. Del cumplimiento de las funciones y actividades son responsables los órganos de la estructura administrativa.

Tareas: Las actividades se cumplen a través de la ejecución de tareas, que representan la subdivisión mínima de la organización estructural. El agrupamiento de tareas similares, junto con las aptitudes que debe poseer quien las realiza y las responsabilidades que asume cuando le son asignadas, constituyen los cargos y la personificación de los cargos determina los puestos de trabajo.

Sistemas y procedimientos: El cumplimiento de las tareas, se efectiviza a través de procedimientos, que son una sucesión cronológica de pasos u operaciones, secuencialmente vinculadas, y su método de ejecución.

Operaciones: Son los pasos a acciones físicas o mentales, necesarias para el cumplimiento de un procedimiento de trabajo. Representan la desagregación mínima de la organización operativa.

La Organización Estructural

Estructura: Es uno de los aspectos de la Organización Formal. Se refiere a la forma en que se ordenan las unidades administrativas y las relaciones que existen entre las mismas.

Las unidades administrativas que integran la estructura son:

ORGANOS: Surgen de la departamentalización y son una parte de la organización considerada como un todo. Son unidades de carácter impersonal que tienen a su cargo el desempeño de funciones o actividades, por ejemplo: división, departamento, sección.

CARGOS: Son un agrupamiento de tareas similares, junto a las aptitudes que debe poseer y a las responsabilidades que debe asumir quienes las realizan. Son unidades impersonales, también. Por ejemplo, Director, Gerente, Secretaria.

PUESTOS o PLAZAS DE TRABAJO: son los cargos, agrupamientos de tareas, aptitudes y responsabilidades, asignadas a una persona en particular. Son unidades específicas y de carácter personal. La cantidad de puestos debe coincidir con la cantidad de funcionarios que tenga una organización.

5.1.1.1. CONCEPTO DE DEPARTAMENTALIZACIÓN. CRITERIOS DE ASIGNACIÓN Y RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES Y CARGOS

Formación de la Estructura Organizativa

La formación de la estructura organizativa se lleva a cabo en lo que se denomina diseño organizacional. El proceso de formación de la estructura organizativa puede simplificarse en una serie de etapas.-

Estas son:

¨ Departamentalización: División la organización en unidades.

¨ Asignación de actividades: Se asigna a las unidades funciones o actividades.

¨ Determinación de Autoridad y Responsabilidad: Se determina la autoridad y responsabilidad de cada unidad.

¨ Relacionamiento de las unidades: Se relacionan las unidades para que la organización funcione como un todo.

Departamentalización: Es la primera etapa del proceso de formalización de la estructura y consiste en la división de la organización en partes o unidades, de acuerdo a diferentes criterios. Se intenta dividir el trabajo mediante la creación de unidades especializadas, aptas para operar con eficiencia. Se dirá que la departamentalización es primaria cuando se hace en el primer nivel de la estructura y secundaria en las otras.

Criterios de departamentalización

¨ Por funciones: Se refiere a la creación de unidades teniendo en cuanta la función que cumplen. Por ejemplo; producción, comercialización, personal. Etc. Son las más simples y comunes de los criterios usados.

¨ Por productos: En este caso lo aglutinante no es la función sino lo que produce. Permite la especialización técnica y exige una gran coordinación. Algunas de sus ventajas es que concentra los esfuerzos en una línea de productos, también determina con claridad las responsabilidades por el éxito o fracaso de la producción. Son apropiadas para grandes organizaciones con funciones heterogéneas. Por ejemplo: Unidades fabricación de lavarropas, de calefones, de cocinas.

¨ Por regiones: Surgen necesariamente por la dispersión espacial de una empresa y se crean centros regionales de ejecución, con jefes responsables y con cierta autonomía basada en decisiones tomadas con conocimiento del ambiente. Por ejemplo: Sucursales de Montevideo, de Salto de Maldonado.

¨ Por cliente: Cuando el destino es determinado en función de cada cliente diferenciado, su carácter, diferentes necesidades. Generalmente es usada en el área de comercialización, esto favorece la atención en los distintos tipos de clientes con diferentes necesidades, que especializará a cada vendedor, aunque no es fácil la coordinación

¨ Matricial: Representa una combinación de la departamentalización por funciones con cualquiera o todas las demás. Trata de maximizar las ventajas de un criterio y de minimizar sus desventajas. Es bueno por que desarrolla especialistas, es innovadora y da flexibilidad a las organizaciones.

Asignación de actividades: Esto surge por que hay que signar actividades a cada puesto, así como asignar nuevas actividades y de reasignar las ya existentes, que puedan haber aumentado considerablemente de trabajo de volumen o importancia. Para asignar tenemos que utilizar criterios que oficiarán de guías.

¨ Semejanza u homogeneidad: Establece la relación que existe entre unidades que cumplen funciones similares y se están realizando en alguna unidad. Por ejemplo: la actividad de Capacitación podrá asignarse a Personal.

¨ Por máximo uso: Una actividad puede asignársela a aquella unidad que más use de ella. Por ej. Si ventas es la que más usa los vehículos, deberá asignarse la Unidad de Transporte.

¨ Oposición de intereses: Cuando hay una unidad creada para controlar a otra, no deberá asignársele la función a quien debe controlar.

¨ Por coordinación: Se trata de unidades que no sean realmente homogéneas, pero por necesitar de coordinar su funcionamiento, pueden ser asignadas a una unidad.

¨ Por interés del superior jerárquico: Puede darse el caso que una actividad como por Ej. Marketing, que debería asignarse a Ventas, pero un Jefe superior puede reclamar para si aquella actividad para seguir de cerca la aplicación de una campaña de promoción.

Determinación de autoridad y responsabilidad: Una vez creadas las unidades deben determinarse la autoridad y responsabilidad correspondiente de cada unidad. Se determinará la ubicación de forma que en una línea se encuentre todas aquellas a las que se les ha dado autoridad igual y que han asumido idénticas responsabilidades. Surgen así los niveles jerárquicos, es decir, unidades que tienen delegada la misma porción de autoridad y que han asumido idéntica responsabilidad.

En general se utiliza:

1- DIRECCION

2- DIVISIÓN

3- DEPARTAMENTO

4- SECCION

5- SECTOR

Podría ver en forma aproximada niveles en la Administración Pública y en la Privada:

NIVEL

SECTOR PUBLICO

SECTOR PRIVADO

Político

Secretario de Estado

Directorio

Dirección Superior

Dirección General

Gerencia General

Dirección Intermedia

Dirección o Gerencia de División

Gerencia Departamental

Supervisión o Jefatura

Jefe de Sección o Unidad

Jefe

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