Unidad De Contabilidad

UNIDAD III DEUDORES

1) CONCEPTO Y GENERALIDADES:

Es el valor de las deudas que tienen terceras personas a favor de la empresa, incluyendo las comerciales y las no comerciales.

Dentro de los de deudores se registran los valores a favor de la empresa

y a cargo de los clientes, ya sean estos clientes nacionales o extranjeros, por concepto de ventas de mercancías entre otros.

La partida de deudores comprende en :

1305 Clientes

1310 Cuentas corrientes comerciales

1315 Cuentas por cobrar a casa matriz

1320 Cuentas por cobrar a vinculados económicos

1323 Cuentas por cobrar a directores

1325 Cuentas por cobrar a socios y accionistas

1328 Aportes por cobrar

1330 Anticipos y avances

1332 Cuentas de operación conjunta

1335 Depósitos

1340 Promesas de compraventa

1345 Ingresos por cobrar

1350 Retención sobre contratos

1355 Anticipo de impuestos y contribuciones o saldos a favor

1360 Reclamaciones

1365 Cuentas por cobrar a trabajadores

1370 Préstamos a particulares

1380 Deudores varios

1385 Derechos de recompra de cartera negociada

1390 Deudas de difícil cobro

1399 Provisiones

En este grupo también se incluye el valor de la provisión pertinente, de naturaleza crédito, creada para cubrir las circunstancias de pérdida la cual debe ser justificada, cuantificable y confiable.

Los valores representados en moneda extranjera se deberán ajustar a la tasa de cambio representativa del mercado.

2) CONTROL INTERNO:

* atribuye los cupos de créditos oportunamente y que sean soportados con los documentos necesarios.

* Establecer personas diferentes para la revisión de los pedidos a créditos y la facturación de los mismos.

* Comprobar en la facturación: precios, cantidad y descuentos otorgados con relación a los créditos aprobados.

* verificar si los despachos realizados tienen crédito aprobado.

* Hacer verificación con los clientes sobre los saldos de éstos en cartera.

* Revisar periódicamente el vencimiento de la cartera.

* Mirar saldos de cartera contra saldos de contabilidad.

* Asegurarse de que la cartera castigada sea aprobada por la instancia respectiva.

* Mirar si se han liquidado y registrado los intereses por los documentos vencidos.

* Verificar las condiciones de los contratos para entrega de los anticipos.

* Tener un control muy cuidadoso de los descuentos por nomina en el caso de los anticipos y préstamos a trabajadores

DINAMICA DE LA CUENTA:

Se debita:

- Por el valor de las mercancías o servicios vendidos a crédito.

- Por el valor de las notas débito por cheques devueltos por los bancos.

- por el ajuste por diferencia en cambio de la cuenta de clientes en el exterior.

- Por los ajustes a favor de la entidad, como intereses y otros.

- Por los ajustes generados a favor del cliente.

- Por el traslado de la cuenta de difícil cobro de clientes.

- Por el valor de la cuentas castigadas como incobrables

- Por el valor del ajuste al cálculo de la provisión.

Se acredita:

- Por los pagos efectuados por los clientes.

- Por el valor de las devoluciones de mercancía o servicios no aceptados.

- Por los descuentos o bonificaciones por cualquier concepto.

- Por los traslados a cuentas de difícil cobro.

- por el valor cargado contra la provisión deudas malas.

- por el valor resultante del análisis de las cuantas deudoras.

- Por recuperación de la deuda

CONTABILIZACIONES

EJEMPLOS:

2. CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS I ACCIONISTAS:

En reunión de Junta Directiva, La empresa Acuario Ltda., el 10 de Agosto de 2013, otorgó préstamo al socio Juan Pérez por valor de

$ 5.000.000 a una tasa del 1% mensual para cancelarlo en tres ( 3 )meses

fecha movi Cód. cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

10-08/13 2a 132505 SOCIOS 5.000.000

111005 BANCOS 5.000.000

SUMAS IGUALES 5.000.000 5.000.000

A los tres meses el socio cancela la deuda más los intereses pactados. 5.000.000 * 1% *90 /30 = $ 150.000

fecha movi Cód. cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

10-11/13 2a 111005 BANCOS 5.150.000

421005 INTERESES 150.000

132505 VENTAS 5.000.000

SUMAS IGUALES 5.150.000 5.150.000

DEUDAS DE DIFICIL COBRO:

Identifica las cuentas que no han sido canceladas oportunamente, existen algunos criterios a tomar en cuenta para clasificar una deuda como de difícil cobro, entre los que se tiene el tiempo de vencimiento, los antecedentes del cliente, la situación financiera del cliente.

Las cuentas de difícil cobro dependen mucho de la política de cartera y de la gestión de cartera que haga la empresa. Un mal manejo de la política de cartera con llevar a que no se hagan estudios adecuados ni se fijen los criterios necesarios para las ventas a crédito, por lo que se aumenta el riesgo de entregar mercancías a un cliente que muy posiblemente no pagará, teniendo en cuenta que la perdida de la cartera es asumida por la empresa y parte de ella se trata como una deducción tributaria.

Existen dos métodos para la contabilización de las cuentas incobrables:

La Anulación directa:

Consiste en reversar el registro contable original así:

-Acreditar la cuenta deudores por el valor de la deuda incobrable

-Debitar la cuenta gastos operacionales-provisión por la misma cantidad.

El método planteado no ofrece información para la toma de decisiones porque al reversar el registro inicial se elimina la porción de cuentas por cobrar sin dejar rastro contable para determinar el monto de las cuentas malas en un momento dado.

Ejemplo:

El 1 de Agosto/12 la empresa Contadores S.A. vende mercancías por valor de $6.500.000 a Administradores Ltda. Después de un cuidadoso análisis de la cartera en el año siguiente, se determina la insolvencia de nuestro cliente por lo que no puede cancelar la deuda, y se autoriza entonces el retiro de la cartera en la empresa.

Fecha movi Cód. cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

1-08/12 1a 1305 CLIENTES 6.500.000

4135 VENTAS 6.500.000

SUMAS IGUALES 6.500.000 6.500.000

La anulación se registra así:

Fecha movi Cód. cuenta Nombre cuenta Debito Crédito

1-08/13 1b 529910 PROVISIONES DEUDORES 6.500.000

1305 DEUDASDE DIFÍCIL COBRO 6.500.000

SUMAS IGUALES 6.500.000 6.500.000

LA PROVISIÓN PARA DEUDAS MALAS.

En una empresa la mayoría de las ventas se realizan a crédito, en muchos casos respaldadas por facturas que están registradas dentro de las

"Cuentas por Cobrar". Si se hace imposible el cobro de algunas de estas facturas sea por quiebra del cliente, muerte o cambio de domicilio del mismo, hay que trasladarlas a los Gastos del Ejercicio, ya que la imposibilidad de cobro de las mismas genera una pérdida para el negocio.

Las Ventas a Crédito se registran como Ingreso del Ejercicio donde se producen, por lo que cuando se producen pérdidas por las Ventas a crédito que se convierten en incobrables, se deben registrar dentro del mismo Ejercicio.

Generalmente en la fecha de cierre no se tiene la certeza de cuáles facturas se perdieron definitivamente y como hay que registrar la pérdida de Cuentas por Cobrar por posible imposibilidad de cobro hay que proceder a hacer una estimación sobre lo más adaptado a la realidad que se pueda y crear una Cuenta de Provisión para absorber esas posibles pérdidas. ésta cuenta es de valuación de naturaleza crédito; las cuentas que se originan para realizar la contabilización son :

-Gasto provisión (5299)

-Provisión para deudores 1399).

En el balance se muestra restándose del total de deudores.

Existen dos sistemas reconocidos para el cálculo de las cuentas incobrables:

-Provisión individual

-Provisión general

Provisión individual: Para determinar la provisión de cartera por éste método, se toma el saldo que al final del año o periodo en que se haga el cálculo, y aquellas cuentas que tengan más de un año de vencimiento, se les aplica un 33% como provisión

EJEMPLO:

Al 31 de diciembre de 2.012, figuraba en la cuenta deudores –clientes de la compañía los Contadores S.A. la siguiente información:

FACTURA. Nº 325, CLIENTE Pablo Picasso, VALOR 1.800.000 Fecha Vto. Agosto 20/11. Edad Vto. Más De 360 días

Gustavo Gutiérrez $5.000.000 Junio 15/12. 90-180 días

Rafael Romero $3.800.000 Octubre 08/12.

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