Archivos

El término archivo, viene del latín: archīvum. Se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos por otra entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.

Sin embargo la palabra archivo se engloba todo lo relacionado con la actividad archivística hasta el local y muebles. Según el diccionario de la real lengua española nos aporta las siguientes definiciones:

- Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades.

- Lugar donde se custodian uno o varios archivos.

- Acción y efecto de archivar (guardar documentos o información en un archivo).

- Espacio que se reserva en el dispositivo de memoria de un computador para almacenar porciones de información que tienen la misma estructura y que pueden manejarse mediante una instrucción única.

- Conjunto de la información almacenada de forma digital.

Para complementar, archivo es el conjunto orgánico de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, públicas y/o privadas, que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades, los mismo son conservados, clasificados, organizados y administrados. También es archivo el espacio físico (el local) o la institución, donde se resguardan, ordenan, difunden y consultan los conjuntos de documentos, para la información, la investigación, y para la gestión administrativa.

Clases de archivos

- ARCHIVO DE GESTION O DE OFICINA

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas deberán transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retención señalado en la TRD correspondiente. Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su producción-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-. Toda transferencia deberá ir acompañada de un inventario en el que se relacionarán las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el número de folios. Con la ejecución de estas transferencias no sólo se descongestionan las oficinas sino que se establecerá un vínculo más estrecho entre los Archivos de Gestión y el Archivo Central. El calendario de transferencias deberá elaborarse de común acuerdo entre los productores de la documentación y el Jefe del Archivo Central.

- ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deberá facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deberá constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificación establecido para cada oficina. La documentación permanecerá en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD. Antes de transferir al archivo histórico se aplicará la disposición final y procedimientos previstos en la TRD.

- ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE

Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité

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