Archivo

Archivo

La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos, usualmente producidos en otro lugar y como resultado de la concreción de sus respectivas actividades, que pueden ser, como dije, documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital a la hora de intentar bucear en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación por ejemplo.

Características

1- Nombre y extensión: Cada archivo se identifica por un nombre (que debería indicar su contenido) y por una extensión (algunas veces opcional) que suele identificar el tipo de archivo.

2- El nombre de los archivos permite normalmente hasta 256 caracteres, mientras que la extensión consta de 3 ó 4 caracteres.

3- Los archivos tienen un tamaño que se mide en bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes,… y que depende de la cantidad de datos que contenga.

4- Los archivos pueden contener diferentes tipos de información: archivos de texto, de imagen, de audio, de vídeo, etc.

5- Los archivos se organizan en carpetas (directorios) y subcarpetas (subdirectorios) de forma jerárquica. Véase ejemplo en la figura inferior

6- No puede haber 2 archivos con el mismo nombre (y extensión) en la misma carpeta.

7- Nautilus es la aplicación del sistema que nos permite organizar nuestros ficheros. Nos permite efectuar las operaciones más comunes con archivos y carpetas: copiar, mover, eliminar…

8- Otra forma de manipular archivos y carpetas es a través de su menú contextual, obtenido pulsando con el botón derecho del ratón sobre el archivo o carpeta.

9- Especial cuidado debemos tener al arrastrar con el botón izquierdo un archivo o carpeta, porque dependiendo del destino, se podrá copiar o mover esa información.

10- Toda la información que almacenamos en nuestra sesión de usuario está disponible en la carpeta del sistema operativo /home/usuario

11- Guadalinex-edu es un sistema operativo multiusuario, por lo que dispondremos de una carpeta en /home por cada usuario que inicie sesión en el sistema.

Clasificación

ARCHIVO ACTIVO: Se caracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% de la información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semis activos.

ARCHIVO SEMIACTIVO: Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación.

ARCHIVO PERMANENTE: Contiene la información vital para la compañía y laque va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semis activo o directamente del activo.

La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la ORGANIZACION que la empresa opte (elija) para el manejo de la información que puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o DESCENTRALIZADA

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