Calidad, innovación y sostenibilidad Policía Nacional

OBJETIVO:

Dar a conocer la metodología y los lineamientos para la construcción y la gestión de buenas prácticas y lecciones aprendidas en la Policía Nacional.

Esta metodología permitirá la generación y difusión del conocimiento a partir de la experiencia, como herramienta de referenciación para el aprendizaje continuo y la planeación efectiva del servicio de policía.

ALCANCE:

Parte de la descripción metodológica para la elaboración de buenas prácticas y lecciones aprendidas, los responsables en los diferentes niveles de despliegue, la forma como funcionará y se administrará la información de buenas prácticas y lecciones aprendidas, hasta la estrategia de difusión. Aplica en todos los niveles y ámbitos de gestión institucional.

CONTENIDO

Introducción

1.Buenas prácticas en la Policía Nacional…………………………………………………………........2

1.1 Definición…………………………………………………………………………………………….2

1.2 Características o criterios técnicos………………………………………………………………..2

1.3 Tipología y clasificación…………………………………………………………………………….3

1.4. Forma de presentar las buenas prácticas………………………………………………………..4

2. Lecciones aprendidas en la Policía Nacional………………………………………………………..7

2.1 Definición…………………………………………………………………………………………….7

2.2 ¿Cuándo elaborar una lección aprendida?............................................................................7

2.3 Pasos para elaborar una lección aprendida……………………………………………………...8

2.4 Forma de presentar las lecciones aprendidas…………………………………………………...8

3. Relación entre lecciones aprendidas y buenas prácticas………………………………………..10

4. Gestión de las buenas prácticas y las lecciones aprendidas en la Policía Nacional.………11

4.1 Dinámicas frente a la gestión……………………………………………………………………..12

Anexo 1. Modelos de presentación de buenas prácticas y lecciones aprendidas…………………...13

Referencia documental……………………………………………………………………………………...32

Glosario………………………………………………………………………………………………………33 

Contenido de la actividad

Introducción

Calidad, innovación y sostenibilidad son conceptos que cada vez adquieren un papel fundamental en las organizaciones de éxito y la mejor manera de mantener un ciclo permanente en este sentido es a través del aprendizaje que deja el análisis y la evaluación de las experiencias.

La Policía Nacional es una de las instituciones que no ha dejado de innovar y avanzar desde su fundación en 1891, al punto que dicho aprendizaje ha sido ejemplo en muchas ocasiones, ante organismos nacionales e internacionales. Teniendo en cuenta esos avances, la Policía Nacional dispuso en 2011 la creación de buenas prácticas y lecciones aprendidas con el propósito de identificarlas y difundirlas, dando así un importante paso para la apropiación de una cultura de innovación y mejora continua.

A partir de entonces se han editado tres cartillas con lecciones aprendidas y tres cartillas con buenas prácticas, que siguen la metodología propuesta para ese momento. En 2015, dentro de la dinámica de actualización y revisión de la doctrina institucional se evidenció la necesidad de ajustar la metodología propuesta e impulsar primordialmente las experiencias exitosas y buenas prácticas que genera la Institución en el marco de su actuar constitucional.

Igualmente se decidió incorporar la metodología de lecciones aprendidas como una herramienta para la toma de decisiones y la mejora continua en cada unidad policial. Esta guía ofrece la metodología para la construcción de lecciones aprendidas y buenas prácticas de la Policía Nacional en los niveles estratégico, táctico y operacional y los lineamientos para su gestión.

La guía ha sido desarrollada con el propósito de que en cada unidad policial se implementen mecanismos de reflexión y evaluación de experiencias para el aprendizaje y la mejora continua. En este sentido, la metodología planteada permitirá :

• Recoger y documentar aprendizajes sobre experiencias del ámbito policial, para su ajuste y mejora.

• Promover el diálogo y la retroalimentación de aprendizajes entre los protagonistas de cada experiencia.

• Avanzar en la definición de estándares, métodos e instrumentos para mejorar el impacto en operaciones similares

• Posibilitar que se replique la experiencia analizada.

El primer capítulo de la guía explica lo referente a las buenas prácticas, su definición, características o criterios técnicos, tipología y clasificación y la forma de presentarlas.

El segundo capítulo describe las lecciones aprendidas, su definición, los requisitos para saber cuándo elaborarlas y el paso a paso para hacerlo, así como la forma de presentarlas.

En el tercer capítulo se consideró pertinente explicar la relación entre lecciones aprendidas y buenas prácticas, como círculo virtuoso para la generación de conocimiento.

Finalmente se explicará cómo funcionará la elaboración de buenas prácticas y lecciones aprendidas en la Policía Nacional, responsabilidades institucionales y el papel de la Oficina de Planeación.

1. Buenas prácticas en la Policía Nacional

1.1. Definición

La Policía Nacional entenderá por buenas prácticas como aquellas experiencias, iniciativas, planes, programas, proyectos, procesos, procedimientos o políticas implementadas por cualquier unidad policial del orden estratégico, táctico y operacional, durante un periodo superior a 12 meses, y caracterizadas por seguir con excelencia los métodos o parámetros institucionales establecidos o por incorporar elementos innovadores que impacten de manera positiva y tangible en la solución de un problema o en el mejoramiento organizacional, lo que demuestre ser exitosa y replicable en contextos similares.

La identificación de buenas prácticas se relaciona con los criterios de calidad y eficiencia de la función de policía y abarca no solo la estrategia y la planeación, sino la satisfacción de las necesidades ciudadanas en cuanto a convivencia y seguridad, con la superación de la problemática en este sentido.

Las buenas prácticas pueden incluir experiencias innovadoras, procedimientos preventivos, acciones complementarias o que mejoren el método existente con el uso eficiente de recursos y, en general, todas aquellas operaciones orientadas a mejorar la calidad del servicio que ofrece la Institución al ciudadano.

1.2 Características o criterios técnicos

Para su postulación, las buenas prácticas identificadas deben cumplir con siete (7) características o criterios técnicos, así:

• Ser relevantes. Su importancia está dada porque plantea la solución a una problemática relacionada con la seguridad y convivencia ciudadana o presenta alternativas para el mejoramiento gerencial, administrativo u operativo de la Policía Nacional.

• Ser sostenibles en el tiempo. La buena práctica deberá estar implementada en la unidad por un periodo superior a 12 meses, lo que indica que es sostenible en el tiempo y cuenta con el soporte económico, organizativo y técnico para garantizar sus resultados.

• Ser exitosas. Genera visibilidad y reconocimiento porque muestra resultados de impacto que evidencian la mejoría respecto al problema o la situación abordada, en cuanto a 1) Eficacia: capacidad de cumplir con los objetivos esperados (cobertura y calidad adecuada de los servicios, tiempo de respuesta, oportunidad, accesibilidad, participación, transparencia, uso de tecnologías apropiadas) 2) Efectividad: capacidad de haber contribuido a la solución del problema planteado 3) Eficiencia: por cuanto se optimizaron los recursos humanos, materiales o financieros que se utilizan en su implementación bajo la cultura de calidad.

• Ser integradoras. Implica sinergia, comunicación, participación, trabajo en equipo y colaborativo por parte de los funcionarios y dependencias comprometidas, los beneficiarios (comunidad) y las entidades públicas o privadas vinculadas, según el trabajo desarrollado.

• Ser replicables. Hace referencia a la posibilidad de transferir la experiencia a otras unidades, instituciones o contextos y obtener el mismo tipo de resultados.

• Ser consistentes. Deben enmarcarse dentro de la misión institucional, el respeto por los Derechos Humanos y la doctrina policial.

• Ser innovadoras. Si la buena práctica se encuentra en la tipología B (ver numeral 1.3), debe tratarse de la implementación de acciones complementarias, diferenciadas o nuevas respecto de las establecidas en la labor tradicional, que se traduzcan en cambios positivos y en un mejoramiento en cuanto a la calidad y la prestación

...