Conceptos

1.1. Las Funciones de la Administración

Cuando el proceso administrativo se ejecuta en forma adecuada, comprende una amplia variedad de actividades, como planeación, organización, dirección y control. Estas actividades básicas, que se describen a continuación y se analizan a todo lo largo de la obra, son las funciones tradicionales de la administración.

Planeación : La planeación consiste en especificar los objetivos que se deben conseguir y en decidir con anticipación las acciones adecuadas que se deben ejecutar para ello. Entre las actividades de planeación se cuentan el análisis de las situaciones actuales, la anticipación al futuro, la determinación de objetivos, la decisión de los tipos de actividades en las que participará la compañía, la elección de estrategias corporativas y de negocios, y la determinación de los recursos para lograr las metas de la organización.

Se desarrollan planes para organizaciones completas, para unidades específicas de trabajo y para individuos. Estos planes pueden abarcar largos periodos (de cinco a más años), o un horizonte de tiempo cercano (días o semanas). Pueden ser muy generales (por ejemplo, para mejorar las utilidades mediante el desarrollo de nuevos productos) o muy específicos (por ejemplo, para reducir 10 por ciento los defectos de los productos durante el mes siguiente). Sin embargo, en cada caso los gerentes son responsables de recopilar y analizar la información sobre la que se basan los planes, de establecer los objetivos y de decidir qué se necesita hacer.

Organización: La organización consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, que son necesarios para lograr las metas. Actividades que incluyan atraer gente a la organización, especificar las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear condiciones para que las personas y las cosas funcionen en conjunto para alcanzar el máximo éxito. En la parte tres de esta obra se analiza la organización.

Dirección : La dirección consiste en estimular a las personas a desempeñarse bien. Se trata de dirigir y motivar a los empleados, y de comunicarse con ellos, en forma individual o en grupo. La dirección comprende el contacto cotidiano y cercano con la gente, que contribuye a orientarla e inspirarla hacia el logro de las metas del equipo y de la organización. La dirección se da en los equipos, departamentos y divisiones, y en la cima de organizaciones completas.

Control: Los planes completos, una organización sólida y líderes sobresalientes no son garantía de éxito. La cuarta función, el control supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios.

Cuando los gerentes implementan sus planes, a menudo se encuentran con las que no funcionan como se había planeado. La función de control asegura el cumplimiento de las metas. Esta función formula y responde a la pregunta: “¿Nuestros resultados actuales son consistentes en relación con nuestras metas?” Y hacen ajustes según se necesite.

Se establecen actividades específicas de control para definir estándares de comportamiento que muestren el progreso con respecto a las metas de largo plazo: supervisar el desarrollo de las personas y de las áreas recopilando datos de su desempeño; proporcionar a las personas retroalimentación o información acerca de su progreso; identificar los problemas de desempeño mediante la comparación de los datos de éstos con las normas; y actuar para corregir los problemas. La presupuestación, los sistemas de información, la reducción de costos y la acción disciplinaria son sólo algunas de las herramientas de control.

Las organizaciones exitosas, sean grandes o pequeñas, prestan mucha atención a qué tan bien se están comportando. Actúan con rapidez cuando surgen problemas y pueden cambiar según se requiera.

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