Coordinación de Archivos

ÍNDICE          

INTRODUCCIÓN 3

MARCO JURÍDICO 3

OBJETIVOS 4

FUNCIONES 4

GUÍA PRÁCTICA PARA ARCHIVAR. 5

GLOSARIO 10 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
INTRODUCCIÓN

La Unidad de correspondencia es la instancia responsable del control y registro de la documentación dirigida y emitida por la Unidad Responsable a la que pertenece y al ser la primera instancia que recibe la documentación es la que debe de conocer los mecanismos para el registro, y manejo efectivo de la correspondencia.

 
MARCO JURÍDICO

De acuerdo al Reglamento de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato para el Poder Ejecutivo en los siguientes artículos se encuentra el fundamento de atribuciones y funciones de la Unidad de Correspondencia: 

De acuerdo a los Criterios y Lineamientos en Materia Archivística para la elaboración de los reglamentos derivados de la Ley de Archivos Generales del Estado y Municipios de Guanajuato se establece lo siguiente:  

 
OBJETIVOS

1. Controlar el proceso de ingreso, registro y destino del documento, así como el envío de la correspondencia de salida. 
2. Garantizar la entrega oportuna de la documentación recibida para su trámite al área correspondiente. 
3. Coadyuvar en la localización precisa del documento con encargados de archivo de trámite. 
4. Aportar datos sobre los asuntos recibidos y tramitados por la unidad responsable. 

 
FUNCIONES

1. Recibir la Correspondencia 

• Leer para verificar los datos de la correspondencia:

Destinatario, fecha, lugar, asunto, nombre y firma de quien suscribe el documento.

• Colocar sello oficial, fecha y hora de recibido, nombre y nombre y firma de quien recibe. 

1. Registrar el Ingreso de Correspondencia 

• Registrar el ingreso con los siguientes datos: 

1. Número identificador, mediante folio consecutivo, renovable anualmente. 
2. Asunto. 
3. Fecha y hora de recepción. 
4. Nombre y cargo de quien remite el documento. 
5. Anexos, registrando el número de documento que  acompañan a la correspondencia. 

1. Entrega de correspondencia a la instancia correspondiente 

• Distribución de  correspondencia: 

1. Registro de la Correspondencia de Salida 

• Registro de correspondencia de salida tomando en cuenta los siguientes aspectos: 

• Número de oficio de salida de correspondencia. 
• Número identificador de la unidad de correspondencia. 
• Nombre y cargo del destinatario. 
• Asunto. 
• Fecha del documento de salida. 
• Anexos, registrando el número de documento que acompañan a la correspondencia. 
• Forma de entrega (Mensajero, correo, otro). 
• Fecha y hora de recibido por parte del destinatario, asentado en el registro o en la correspondencia. 

 
GUÍA PRÁCTICA PARA ARCHIVAR.

Para entender ampliamente  el concepto de archivo es necesario conocer su origen, la palabra archivo proviene del griego apxe (arche), que significa origen, fundación, mandato poder autoridad, (archeion) lo que pertenece a una oficina, es decir, un documento de archivo viene de un creador oficina o persona y tiene un propósito específico.

Por tal motivo, archivar se está convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia, debido en parte a la gran cantidad de documentos que genera una dirección y también al derecho de acceso a la información por parte de los particulares ya que conlleva a un compromiso para los sujetos obligados de la información de organizar, clasificar y manejar con eficiencia los archivos y documentos de las dependencias que generan para cumplir con las solicitudes de acceso a la información.

Para que un archivo tenga un buen funcionamiento deberá contar con las siguientes aplicaciones.

1. Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en la dirección.
2. Guardar de manera ordenada el material reunido.
3. Poder extraer los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.

Es importante mencionar la forma que vamos a utilizar para archivar, ya que esta, nos va a definir hasta que punto somos capaces de ser ordenados, no nada más en cuestiones laborales, si no también en nuestra vida personal por lo tanto un archivo va a definir quiénes somos.

La presente guía nos proporciona dos bases para organizar correctamente los documentos; la primera base consiste en que la información se guarda en un conjunto, es decir, por temas específicos y al mismo tiempo en general y la segunda, si requerimos mantener su orden original, es necesario crear un grupo para mantenerlo de la misma forma.

Ejemplo: Los cuadros Generales de Clasificación Archivística, se archivan por Dirección en una sola carpeta (específico) porque es un tema en concreto (es general para las direcciones).

Orden Original que respetan los archivistas para llevar a cabo su labor consiste en:

Trabajo de ordenación:

Orden Mental: Paso 1 Agrupar

            Paso 2 Ordenar

Orden Físico:  Paso 3 Almacenar

Orden Cronológico: Informes, correspondencia, actas, etc.

Orden Original: No se organiza porque ya se organizó por su creador.

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