Coordinación de Archivos
Enviado por Ðävìd Bërnâl • 23 de Julio de 2021 • Documentos de Investigación • 4.054 Palabras (17 Páginas) • 73 Visitas
[manual unidades de correspondencia] |
Coordinación de Archivos |
ÍNDICE
INTRODUCCIÓN 3
MARCO JURÍDICO 3
OBJETIVOS 4
FUNCIONES 4
GUÍA PRÁCTICA PARA ARCHIVAR. 5
GLOSARIO 10
INTRODUCCIÓN
La Unidad de correspondencia es la instancia responsable del control y registro de la documentación dirigida y emitida por la Unidad Responsable a la que pertenece y al ser la primera instancia que recibe la documentación es la que debe de conocer los mecanismos para el registro, y manejo efectivo de la correspondencia.
MARCO JURÍDICO
De acuerdo al Reglamento de la Ley de Archivos Generales del Estado y los Municipios de Guanajuato para el Poder Ejecutivo en los siguientes artículos se encuentra el fundamento de atribuciones y funciones de la Unidad de Correspondencia:
| Las dependencias y entidades contarán con unidades de correspondencia, con el objeto de tener un control sobre las entradas y salidas de los documentos y expedientes generados en el ejercicio de sus funciones, facultades o atribuciones |
| Las unidades de correspondencia tendrán las siguientes funciones: I. Recibir la correspondencia, para lo cual deberán colocar sello oficial y anotar la fecha y hora, nombre y firma de quien recibe; II. Establecer un registro de ingreso de la correspondencia; III. Entregar la correspondencia recibida a la instancia correspondiente; y IV. Llevar un registro de la salida de correspondencia, |
| El registro de ingreso de correspondencia contará como mínimo con los siguientes datos: I. Número identificador, mediante folio consecutivo, renovable anualmente; II. Asunto, mediante un resumen o breve descripción del contenido del documento; III. Fecha y hora de recepción; IV. Nombre y cargo de quien remite el documento; y V. Anexos, registrando el número de documentos que acompañan la correspondencia |
De acuerdo a los Criterios y Lineamientos en Materia Archivística para la elaboración de los reglamentos derivados de la Ley de Archivos Generales del Estado y Municipios de Guanajuato se establece lo siguiente:
| Para el control de la gestión documental cada sujeto obligado contará con unidades de correspondencia, las cuales llevarán el registro de la correspondencia recibida y emitida. Dicho registro contará al menos con los siguientes datos: I. Número identificador (folio consecutivo, renovable anualmente); II. Asunto (breve descripción del contenido del documento); III. Fecha y lugar donde se generó la documentación; IV. Fecha y hora de recepción del documento; V. Nombre y cargo del generador del documento; y VI. Anexos (número de documentos que acompañan la correspondencia). |
| Toda correspondencia recibida por el sujeto obligado deberá turnarse para su atención a la instancia competente; y una vez concluido el asunto, quedará como parte del archivo de trámite. |
OBJETIVOS
- Controlar el proceso de ingreso, registro y destino del documento, así como el envío de la correspondencia de salida.
- Garantizar la entrega oportuna de la documentación recibida para su trámite al área correspondiente.
- Coadyuvar en la localización precisa del documento con encargados de archivo de trámite.
- Aportar datos sobre los asuntos recibidos y tramitados por la unidad responsable.
FUNCIONES
- Recibir la Correspondencia
- Leer para verificar los datos de la correspondencia:
Destinatario, fecha, lugar, asunto, nombre y firma de quien suscribe el documento.
- Colocar sello oficial, fecha y hora de recibido, nombre y nombre y firma de quien recibe.
- Registrar el Ingreso de Correspondencia
- Registrar el ingreso con los siguientes datos:
- Número identificador, mediante folio consecutivo, renovable anualmente.
- Asunto.
- Fecha y hora de recepción.
- Nombre y cargo de quien remite el documento.
- Anexos, registrando el número de documento que acompañan a la correspondencia.
- Entrega de correspondencia a la instancia correspondiente
- Distribución de correspondencia:
- Registro de la Correspondencia de Salida
- Registro de correspondencia de salida tomando en cuenta los siguientes aspectos:
- Número de oficio de salida de correspondencia.
- Número identificador de la unidad de correspondencia.
- Nombre y cargo del destinatario.
- Asunto.
- Fecha del documento de salida.
- Anexos, registrando el número de documento que acompañan a la correspondencia.
- Forma de entrega (Mensajero, correo, otro).
- Fecha y hora de recibido por parte del destinatario, asentado en el registro o en la correspondencia.
GUÍA PRÁCTICA PARA ARCHIVAR.
Para entender ampliamente el concepto de archivo es necesario conocer su origen, la palabra archivo proviene del griego apxe (arche), que significa origen, fundación, mandato poder autoridad, (archeion) lo que pertenece a una oficina, es decir, un documento de archivo viene de un creador oficina o persona y tiene un propósito específico.
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