ESTRATEGIAS PARA LAS INSTITUCIONES DEL GOBIERNO CENTRAL, NO EMPRESARIALES Y AUTÓNOMAS, QUE CONLLEVEN A AHORROS FINANCIEROS A PARTIR DE LA POLÍTICA DE AHORRO Y AUSTERIDAD (PAA) 2014.

ESTRATEGIAS PARA LAS INSTITUCIONES DEL GOBIERNO CENTRAL, NO EMPRESARIALES Y AUTÓNOMAS,  QUE CONLLEVEN A AHORROS FINANCIEROS A PARTIR DE LA POLÍTICA DE AHORRO Y AUSTERIDAD (PAA) 2014.

Objetivo:

Establecer mecanismos para el monitoreo del  cumplimiento de la PAA, así como dar ideas a las instituciones del Órgano Ejecutivo, que los lleve a innovar los proceso de gestión, que les permita hacer ahorros financieros utilizando los mismos recursos pero mejorando su eficiencia.

Actores Estratégicos:

La Política de Ahorro del Sector Público, se pretende implementar y monitorear desde la Secretaría de Participación Ciudadana, Transparencia y Anticorrupción; a través de 6 actores claves, siendo estos: el Titular de cada Institución, el Administrador, el Jefe UFI o su similar, la unidad encargada de gestión de procesos institucionales, el Ministerio de Hacienda y el Auditor Interno Institucional.

Monitoreo

Para la PAA 2014, se deberán de hacer seguimientos bimensuales por Auditoría Interna u otras áreas encargadas de la verificación del Control Interno, además la Unidad Financiera, deberá de presentar en la segunda semana de cada mes a partir de noviembre 2014, los ahorros generados a partir de la vigencia de la PAA.

ESTRATEGIA GENERAL

1. Se desarrollará un programa de auditoría interna para ir monitoreando el cumplimiento de la política de ahorro, y establecer un ranking.
2. Se diseñara para las UFIs, una plantilla en excel para que informen la ejecución de los gastos. Deberán de presentar los ahorros obtenidos.
3. Se trabajará con aquellas instituciones o en gastos “específicos”, significativos que se ejecutan.
4. Se otorgará un incentivo para las tres instituciones que generan los mayores ahorros porcentuales.
5. Diseño de un sistema informático que permita obtener información de bienes muebles e inmuebles disponibles, para que pueden ser utilizados por otras instituciones. Buscando la economía en escala.
6. Exposición  de mejores prácticas de las instituciones que les ha llevado a obtener ahorros financieros.

Estrategias Generales al corto plazo:

1. Las instituciones deben hacer un análisis que involucre a: Servicios Generales, Unidad Financiera, Recursos Humanos, Unidad Jurídica, Administración y Auditoría Interna como asesor para analizar que sus procedimientos administrativos los estén llevando a generar ahorros y al cumplimiento de la Política de Ahorro y Austeridad 2014, en adelante. De tal manera que al finalizar el proceso  de revisión ajusten sus procedimientos de gestión.

1. Cada dependencia de las instituciones en coordinación con el área administrativa y financiera deberán elaborar un plan que permita el ahorro por cada objeto específico de gasto de forma mensual y que sea auditable. Este plan debe interiorizarse en todas las áreas de la institución.

1. Para disminuir el consumo de agua purificada, evaluar la posibilidad de la adquisición de filtros de agua.

1. Para minimizar el gasto en papelería, tóner, energía eléctrica, combustible, viáticos, etc. es recomendable que la documentación que se debe de enviar internamente como externamente, como son: invitaciones a eventos, documentos de rendiciones de cuentas, instrucciones y normativa, se remitan por medio electrónico, con la opción de acuse de recibido.

1. Para disminuir el gasto en telefonía fija como celular, se sugiere instalar aplicaciones gratuitas en teléfonos inteligentes, como por ejemplo: LINE o SKYPE. Además evaluar la implementación del sistema de VoIP (manejado a través de internet, ejemplo: Cancillería).

1. Para disminuir el consumo de energía eléctrica, es recomendable asignar a una persona cercana al área,  que se encargue de conectar y desconectar los oasis, cafeteras, microondas, al inicio y finalización de la jornada laboral, siendo recomendable que al menos de 7:00 a.m. a 4:00 p.m., caso contrario la última persona que se quede en el área deberá cerciorase que los equipos, la iluminación eléctrica quede debidamente apagada.

1. Para disminuir el consumo de energía eléctrica, es recomendable que los aires acondicionados si fuesen necesarios deberían encenderse de 9:00 a.m.-12:00 m. y de 2:00 p.m. a 3:30 pm., excepto áreas de atención al cliente y lugares donde están ubicados los servidores informativos.

1. Para disminuir el consumo de energía eléctrica, debe de hacerse un análisis sobre en buen uso de la iluminación eléctrica, en cada una de las áreas de las instituciones. De igual forma debe solicitarse apoyo al CNE para realizar estudio.

1. Para evitar el mal uso de llantas, es recomendable la marcación de las mismas a través del proveedor que las suministra, para que al realizar el cambio se pueda verificar que las llantas devueltas sean las que pertenecen al vehículo inicialmente.

1. Para disminuir costos irreales en mantenimiento de vehículos, debe implementarse la separación de funciones entre quien entrega y recibe los vehículos después del mantenimiento que se hacen, se debe exigir la presentación de facturas, además los repuestos sustituidos a los vehículos. También considerar contratar por separado la adquisición de repuestos y la mano de obra.  

1. Para disminuir el costo de mantenimiento, combustible, horas extras, viáticos, ningún vehículo de las instituciones Órgano Ejecutivo, debe ser utilizado para el traslado de personal ejecutivo, mandos medios, secretarias y empleados en general, desde y hacia su lugar de residencia.

1. Para minimizar el gasto en energía eléctrica, tóner, papelería, se debe restringir un número determinado de copias por áreas o por empleado. También se debería buscar mecanismos de “cero papeles”

1. Para disminuir el consumo de combustible, para el envío de correspondencia que sea necesaria remitirla físicamente, es recomendable utilizar motocicletas, no utilizando vehículos. Y para aquellos casos de gran volumen de correspondencia es recomendable apoyarse en Correos de El Salvador.

1. Para disminuir el costo de combustible, es recomendable que aquellos vehículos de más de 6 cilindros y  que son clasificados como vehículos livianos, sean vendidos o permutados.

1. Para disminuir el gasto en bienes intangibles, es recomendable en la medida de lo posible, disminuir el número de licencias de software y utilizar programas libres (por ejemplo Linux).

1. Se debe evaluar mejorar la atención y calidad de los servicios eliminando trámites innecesarios de papeles, sellos, formularios y solvencias que no agrega valor al servicio (burocracia innecesaria). Debe hacerse una reingeniería a los procesos sustantivos que permitan disminuir costos.

Estrategias a Mediano Plazo:

1. Evaluar el manejo administrativo financiero de los subsidios o subvenciones para analizar la posibilidad o no de incluirlos en el presupuesto 2016 en adelante. Debe diseñarse un control administrativo –financiero en la utilización del mismo en lo que falta del año 2014 y 2015.

1. Evaluar la posibilidad financiera y beneficios, para la instalación de medios de control de los vehículos a través de GPS.

1. Para reducir espacios y uso de personal, en la adquisición de papelería y útiles, deben hacer contratos hasta montos determinados y buscar el suministro de los mismos, mediante necesidades reales.

1. Es recomendable que las nuevas construcciones se realicen con nuevos diseños con conciencia ambiental, como su orientación del viento, luz solar, aprovechando la energía solar mediante panales, cisternas alimentadas con el agua lluvia, servicios sanitarios con controladores de agua y sistemas eléctricos, etc.  

1. Crear un Circuito Metropolitano de Transporte Interinstitucional bajo la figura de Tranvía para la gestión institucional.

Estrategias a Largo Plazo:

1. Para disminuir los gastos en arrendamientos, se debe evaluar la asignación de locales disponibles entre instituciones.

Estrategias del Presidente de la República o del Secretario de Participación y Transparencia:

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