El acto administrativo electrónico en Colombia

ACTO ADMINISTRATIVO ELECTRÓNICO

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

DERECHO PÚBLICO II

El acto administrativo electrónico en Colombia

1. Reseña histórica, desarrollo legal, doctrinal y jurisprudencial

El uso del papel ha dejado plasmadas las actuaciones de las personas así como los efectos jurídicos que se desprenden de estas; con el paso del tiempo la tecnología se ha convertido en una herramienta indispensable para cualquier trámite que se quiera presentar ante una entidad ya sea estatal o privada, permitiendo ayudar a los ciudadanos a presentar peticiones ante la administración pública de manera virtual, facilitando la comunicación entre las personas, convirtiéndose en una herramienta de acercamiento de entidades con los administrados, en el campo jurídico de nuestro país con gran validez; ya que las normas que la reglamentan (la Ley 1437 de 2011, art. 57 y el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) han permitido que los actos administrativos, se desarrollen y tengan una validez jurídica pertinente.

Desde hace algunos años, algunas actuaciones de la administración pública se han realizado de manera electrónica, (inscripción de concursos para el ingreso a la carrera administrativa, la presentación de derechos de petición, reclamos, quejas, entre otras que se presentan electrónicamente. Con el Decreto 2150 de 1995 se empezó a implementar el uso de esta tecnología en la administración pública; en su artículo 26 señala que:

“Las entidades de la Administración Pública deberán habilitar sistemas de transmisión electrónica de datos para que los usuarios envíen o reciban información requerida en sus actuaciones frente a la administración. En ningún caso las entidades públicas podrán limitar el uso de tecnologías para el archivo documental por parte de los particulares, sin perjuicio de los estándares tecnológicos que las

entidades públicas adopten para el cumplimiento de algunas de las obligaciones legales a cargo de los particulares”

El cual fue modificado por el art. 8 del decreto 1122 de 1999, donde autoriza a la administración pública el uso de los documentos electrónicos de manera segura, sin perjuicio de las competencias de las entidades especializadas, donde toda persona puede hacer uso de este medio para presentar sus peticiones o reclamaciones ante cualquier autoridad y son medios de prueba los cuales son otorgados por el Código de Procedimiento Civil, y tienen por objetivo establecer el sistema de certificado de Firma Digital, previsto en la ley 527 de 1999; presentar un régimen jurídico, la autenticidad de los Actos Administrativos Electrónicos en Colombia.

Aunque ha tenido dificultades ya que la Firma Digital, que es el elemento más importante de un documento electrónico, debido a que es la parte que da seguridad, evita que el documento sea alterado y por ende modificado y permiten cumplir con los principios de eficacia en las actuaciones administrativas, a parte está la preocupación del costo para acceder a nuevas tecnologías y desarrollar la gestión pública; todas estas variantes dificultan la implementación del Acto Administrativo y el contencioso administrativo.

1. Aspectos generales del documento electrónico

Los documentos electrónicos tienen varios aspectos generales de gran importancia, entre los que tenemos la integridad del documento, garantizando la inalterabilidad de la firma digital, permite constatar que la persona que lo envía sea el funcionario público, permitiendo tener una salvedad que demuestre el vicio consentimiento del documento; dando autenticidad al mismo, valor necesario y de suma importancia ya que garantiza que el documento fue firmado por el remitente. Otra generalidad es el No repudio, lo que indica que la persona no puede rechazar lo estipulado, obligando cumplir lo estipulado en el acto administrativo firmado electrónicamente.  Otro punto importante es la confidencialidad, constituye una

ventaja al suscribir actos administrativos electrónicos mediante la firma digital, permitiendo usar una clave pública de propiedad del destinatario, único poseedor de la clave, para que el acto administrativo pueda cumplir con la confidencialidad, no se encuentre al alcance de otros y que no pueda ser alterado.

El sistema utilizado permite asignar una firma diferente a cada persona que lo solicite; cada funcionario debe tener su firma digital, la cual puede ser verificada ya que está bajo el control exclusivo de la persona que la usa, lo cual implica recelo y custodia por parte del funcionario que firma los actos administrativos.

1. Firma digital - Marco legal y su relación con el acto administrativo electrónico

La firma digital es un instrumento que garantiza tanto la autenticidad de un documento como la integridad de este. En el artículo 2 del Real Decreto 14 de 1999, promulgado en España, sobre firmas electrónicas, la firma digital es descrita como el conjunto de datos, en forma electrónica, añadidos a otros datos electrónicos o asociados funcionalmente con ellos, utilizados como medio para identificar formalmente al autor o a los autores del documento que la recoge. El sustento técnico de la firma digital se encuentra en la técnica de la encripción, o criptografía. Para el caso del acto administrativo, la identidad del firmante, o de quien puede tener acceso al mecanismo de firmado electrónico cobra mayor relevancia pues las manifestaciones de voluntad de la administración, entre las diversas manifestaciones jurídicas productoras de efectos, deben gozar de la mayor certeza y fiabilidad posible.

El uso de la firma digital no es otra cosa que la utilización de un sistema de encriptación asimétrica en el cual existen dos «llaves», que consisten en una clave privada y una clave pública. Este sistema nos permitirá verificar que el acto administrativo original no ha sido modificado en su trayecto a través de la web , la

autenticidad del acto, y por último, la integridad del acto en cuanto a la certeza y conclusión del mismo. La firma digital no es por tanto algo añadido a un documento, sino la versión encriptada del mismo.

Implica la correspondencia entre quién firma el documento y el documento en sí, en otras palabras, significa que con la mencionada característica que reviste la firma digital, se nos permite constatar que quien nos manda el documento es quien así lo ostenta, o lo que es lo mismo, que el funcionario público que ha elaborado el acto y debe firmarlo es quien realmente lo ha hecho y lo ha remitido. RIBAS explica al respecto que el no repudio consiste en la presunción según la cual la firma electrónica fue empleada por quien aparece como su dueño, en este caso, el funcionario que manifiesta el acto administrativo, de modo que al encontrarse un documento suscrito en dicha forma implica que el dueño de dicha firma consiente en aquello que el mencionado documento contiene, que para efectos de derecho administrativo implicaría que la voluntad de la administración es la plasmada en ese documento. Siendo así, es en virtud de la presente característica que las partes se obligan a lo estipulado en el acto administrativo firmado electrónicamente, existiendo una salvedad cuando se demuestre que concurre algún vicio del consentimiento. Para que el acto administrativo cumpla la publicidad que se le exija, bastaría con que cualquier persona utilizará una clave pública, que podría estar al alcance de todos, de modo que todos pueden acceder, leer y consultar el documento, más no alterarlo.

Algunos de los beneficios de la firma digital son:

• Integridad. Garantiza que la información del acto administrativo es la que se introdujo y no ha sido alterada.
• Autenticidad. Implica la correspondencia entre quien firma el documento y el documento en sí.
• No repudio. Presunción de uso de la firma por quien es su dueño.

• Confidencialidad. Entre quien firma el documento y su destinatario.

Una vez claro el funcionamiento de la firma digital, y salvados los inconvenientes que, sobre la aplicación de esta ley presente en el plano de la administración pública, digamos que según la Ley 527 de 1999 en su artículo 28, la firma digital tendrá los mismos efectos de la firma escrita y en consecuencia el funcionario público podrá firmar digitalmente actos administrativos sin problema alguno, siempre y cuando cumpla con unos requisitos mínimos:

• Es única la persona que la usa, es decir, el sistema utilizado permite asignar una firma digital diferente a cada persona que lo solicite. En este caso, cada funcionario debería tener una firma digital propia.
• Es susceptible de ser verificada, esto es, existe un mecanismo para verificar quién es el titular de la firma digital.
• Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa, lo que implicaría un especial recelo y custodia por parte del funcionario que decide firmar digitalmente sus actos.
• Está ligada a la información contenida en el mensaje de datos, de tal manera que, si estos son cambiados, la firma digital es invalidada.

1. Importancia del AA ELECTRÓNICO en la época actual

Los procedimientos escritos o verbales han tenido gran trascendencia jurídica, desde el punto de vista probatorio por ende son de gran importancia y los actos administrativos electrónicos tienen efectos jurisdiccionales, lo que implica que sea tácito y unilateral de la voluntad de las autoridades en ejercicio de sus funciones que  implican  efectos  jurídicos  para  crear,  modificar  o  extinguir  derechos  y

obligaciones en situaciones generales o particulares y donde se presume legalidad y veracidad, que, no sean anulados por la jurisdicción de lo contencioso, su importancia radica en que profiere de manera unilateral el ejercicio de la función administrativa y produce efectos jurídicos directos y/o definitivos sobre un asunto determinado.

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