FASES PARA ORGANIZACION

Fases de la organización de un acto

Para llevar a cabo adecuadamente un evento, se sugiere clasificar en cuatro fases las diferentes actividades a desarrollar, ya que nos permitirá coordinar de manera organizada las tácticas establecidas y mantener un mayor control dentro del seguimiento.

Las cuatro fases para la organización de un evento son:

1) Planeación de un Evento

En esta fase, se deberá definir el objetivo y expectativas de la celebración del evento, identificar la audiencia y los mensajes claves a transmitir, cuantificar los recursos necesarios, realizar un calendario de las actividades y definir la respuesta esperada por parte de la audiencia. Se designarán los recursos, así como las especificaciones generales y detalladas (calendario) de las diferentes actividades por realizar

2) Pre - Evento

En esta etapa se deben desarrollar acciones que ayuden a posicionar una imagen única del evento en la mente y el corazón del público objetivo, por ello es importante crear tácticas consistentes que respalden la estrategia de comunicación de éste.

3) Durante el Evento

Consiste en la exitosa coordinación y ejecución de las actividades previamente planeadas. En esta fase del evento están implícitas las tareas que se programaron en las etapas anteriores y que requieren de su realización. Se recomienda revisar cada actividad que se vaya realizando de acuerdo a lo planeado en el calendario y al checklist del evento.

Se aconseja, realizar un ensayo de todo el evento al menos con 24 horas de anticipación, para asegurar que todo está en orden y en caso de que algo falle, poder corregirlo.

4) Post - Evento

En esta etapa se deben tomar en cuenta dos puntos importantes:

1) Las actividades de seguimiento y

2) La aplicación de encuestas de satisfacción y reporte de resultados.

Publicado por Carmen Quero en 12:07

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Etiquetas: fases eventos

Tipos de eventos

Según el grado de exclusividad del acto, podemos diferenciar entre:

- Actos públicos: aquellos actos oficiales en los que intervienen las primeras Autoridades civiles, eclesiásticas o militares del Estado, de la Autonomía, de la Provincia o de la Ciudad. Estos a su vez se pueden dividir en:

o Actos de carácter general: Son aquellos que tienen como motivo una efemérides nacional y en los que la invitación parte de la primera autoridad civil, eclesiástica o militar.

o Actos de carácter especial : Aquellos cuyo objetivo es dar solemnidad a un acto o conmemorar una fecha señalada.

- Actos privados: aquellos que se desarrollan en un entorno íntimo y podíamos decir que familiar, sin excesiva ceremonia ni formalidad, si atendemos a como está organizado. Si nos atenemos a quien es el organizador del acto, podemos decir que los actos son privados si están organizados por entidades o instituciones de carácter privado, e incluso pueden estar organizados por una persona o un grupo de personas, por un determinado motivo.

De acuerdo con la naturaleza del acto, podemos distinguir los siguientes tipos:

- Social: matrimonio, nacimiento, cumpleaños, aniversario.

- Académico: seminarios, conferencias, científicos.

- Recreativos: festival, espectáculo.

- Deportivo: prueba, campeonato, juegos.

Publicado por Carmen Quero en 12:01

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Conceptos básicos

Ceremonial: conjunto de formalidades (o acciones) para los actos públicos y solemnes. Acción que me da el protocolo. Ejemplo: desarrollo

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