PROTOCOLO Y ETIQUETA Fases de la Organización

PROTOCOLO Y ETIQUETA 

Fases de la Organización 

Tanteo 

Es el momento en que se valora si se hace un acto determinado o por el contrario si no se lleva a cabo.; si se hace, dónde, cómo; que contenido. 

Información 

Corresponde a la confirmación de que habrá un acto y es misión del personal intentar sacar la máxima información de sus jefes, para saber como quieren que sea el evento. 

Recopilación 

Se trata de recopilar todo el material posible que tenga que ver con el acto. 

Ej.  

Si se trata de un evento internacional, las banderas de los países… 

Anteproyecto  

También llamado fase de proyecto.  Suele ser un documento muy interno, consta de 4 partes: 

• Cronograma sencillo 

• Croquis del salón o salones 
• Primer listado de grupos de invitados 
• Algunas explicaciones sobre el contexto general del acto. 

Discusión Técnica 

El anteproyecto se debe entregar una copia al jefe o a cuantos colaboradores asistan a la reunión. 

La presentación debe ser rápida. 

Es necesario anotar todas las sugerencias. 

Proyecto y Programación 

El proyecto aporta realmente el documento base de trabajo. Es al que los jefes han dado el visto bueno. 

• Cronograma muy detallado 
• Croquis o anexos 
• Libro de ruta 
• Anexos con desarrollos parciales (orden de entrada) 

• Diseños o grafismos 
• Listados de todo lo que sea necesario (invitados, camareros acreditados, etc,) 
• Notas de protocolo (las que se remiten a los invitados) 
• Documentación adicional sobre todo lo relativo al acto.  

Organización y Estructuración 

La etapa de la realidad, llevamos a cabo todo lo que se nos ha aprobado: 

• Listado de invitados 
• Tarjetones o cartas de invitación 
• Confirmación de asistentes 
• Asignación de asientos 

• Estructuración, diseño, montaje y vestimenta del escenario 
• Montaje adecuado de comedores y selección correcta de mesas, sillas, menú, etc. 
• Megafonía y mesa de sonido para los medios de comunicación 
• Espacio reservados para los representantes de los medios de comunicación 
• Mesa de presidencia y atriles 

• Zona interna de apoyo, vasos, agua, etc. 

Organización y Estructuración - Continuación 

• Sistema de control de invitaciones 
• Estacionamiento 
• Regalos, atenciones 

• Forma de acceso al escenario para los VIP’s 
• Personalidades que harán uso de la palabra 
• Elaboración de la orden del día 
• Banderas, ubicación y protocolo 
• Adecuación de servicios higiénicos 

• Protocolo de acceso y salida 
•  Entrega de programas editados, memorias 
• Traducción simultánea, si fuera necesario 
• Personas que se encargarán de la atención a los VIP’s 
• Documentos que sea necesario manejar en un acto. 

• Servicios de información y atención al público. 

Taquilla 

Los responsables se ocupan de la elaboración de los listados de invitados, comprobando o actualizando datos. 

El servicio de taquilla hace la propuesta, pero la aprobación final viene de los jefes. 

Comunicación externa e interna 

En los actos delicados e importantes a todos los asistentes se les hace llegar su propio libreto o guión. 

Lo mejor es desarrollar estos documentos con sencillez, brevedad, mensajes cortos y efectivos. 

Ensayos 

Va en conexión con el punto anterior.  Suele hacerse normalmente, la víspera o el mismo día, sobre el mismo escenario montado, con toda la instalación dispuesta, desde el acceso hasta la salida, con todos los técnicos y actores suele hacerse el ensayo general. 

Ejecución 

Aquí poco puede decirse, es la fase de la realidad.  Todo lo que se ha planificado en meses, semanas o días ha de llevarse a feliz término. 

Clave: Intenta cumplir al máximo con lo programado 

Valoración 

El acto ya forma parte de la historia. La misión en este momento es valorar los resultados, analizar lo programado. 

Se debe hacer en equipo. 

PROGRAMA 

• Guía para estructurar el desarrollo de los eventos 
• PARTES DEL PROGRAMA DEL ACTO 

INICIO:  

ACTO CENTRAL 

CIERRE 

Cuadro de control de eventos 

Archivo en Word enviado a su correo de la UTP 

El Desayuno de Negocios 

Cada día se hace más popular la hora del desayuno para reuniones de negocio, aunque en algunos países no consideran propio discutir negocios antes de las 9:00a.m. o antes del desayuno.  

En América, el Caribe y otros lugares, el desayuno de negocios es bien aceptado, muy popular. 

Por lo general, estos desayunos son de 7:30 a 9:00 a.m. y a esa hora no hay muchos restaurantes disponibles, pero siempre se puede contar con los restaurantes de hoteles. 

Escoja el lugar de acuerdo a sus necesidades: si desea ser visto con cierto cliente, escoja un restaurante bien frecuentado, si no quiere interrupciones opte por un restaurante tranquilo o en sus oficinas. 

El desayuno es una comida más económica que las demás y no interrumpe el día de trabajo.  Así se podrá aprovechar la hora del almuerzo para hacer estos trabajos.  Ya a las 9:30 a.m. más o menos habrá finalizado la reunión. 

El Almuerzo o la Comida del Mediodía 

En algunos países, la comida del mediodía se llama “almuerzo”, como el caso de Panamá y en otros se llama (comida). 

Esta comida se presta para que el anfitrión ofrezca una copa, dos a lo sumo.  Con la segunda copa se pedirá el menú para ordenar de comer. 

La comida no debería prolongarse demasiado, pues cada uno debe regresar a su trabajo, sin embargo, si se trata de un negocio importante para la compañía, no habrá límite de tiempo, siempre y cuando se haya programado de ese modo. 

Las Cenas o Comidas de Noche 

Usualmente estas no son buenas horas para discutir negocios, aunque se hace la excepción con ejecutivos o clientes que viajan de lejos y no disponen de otro momento. 

Si la cena es para hablar de negocios, no se incluye a los cónyuges, pero si es para agasajar a un (a) cliente (a) y este (a) ha viajado con su cónyuge, se pueden incluir los respectivos cónyuges. 

La cena puede ser en un restaurante, club o residencia privada, según las facilidades que se necesiten, la formalidad y el número de invitados. 

El Cóctel 

El cóctel es después de las 5:00p.m. y es un acto social, por lo que no debemos invitar a un cliente con el propósito de hablar de negocios.  Con las copas se pierden las inhibiciones y podemos equivocarnos en decisiones importantes o cometer indiscreciones de las que luego nos arrepentiremos. 

Aproveche la invitación a un cóctel para socializar con clientes, colegas y amigos, y disfrutar un rato de relajamiento lejos de las tensiones del trabajo.  Esta es una gran oportunidad para juzgar caracteres. 

Se aconseja observar la conducta de los prospectos de ejecutivos o clientes en este tipo de ambiente, y si usted es un ejecutivo o cliente potencial, recuerde que puede estar bajo observación. 

La Seguridad integral en el Protocolo 

La seguridad sanitaria 

En el Plan de seguridad no puede olvidarse la atención médica a los invitados, especialmente en actos donde se puedan prever situaciones que favorezcan fallecimientos, lipotimias, desmayos, accidentes, etc. 

Las comidas 

Parece increíble, pero en ocasiones la comida es el principal enemigo de la seguridad.  Un alimento en mal estado puede llevar al hospital a un buen número de invitados. 

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