GUIA DE INTEGRACION ISO 9001, ISO 45001 E ISO 14001

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ISO 9001

ISO 14001

ISO 45001

Guía Integración de ISO 9001, ISO 14001

e ISO 45001

Aprovecha la oportunidad y

aumenta eficiencias

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Presentación

Anteriormente, los sistemas de gestión tenían estructuras muy diferentes, por lo que los sistemas resultantes no podían fusionarse fácilmente. Cuando las organizaciones disponen de múltiples sistemas dispares, duplican el tiempo, el esfuerzo y los recursos necesarios. Sin embargo, con la publicación de las nuevas versiones de las normas ISO 9001 e ISO 14001 en el año 2015 y la publicación de la nueva norma ISO 45001 del 2018 las organizaciones podrán beneficiarse de la alineación de los sistemas mediante la estructura de alto nivel (HLS) que caracteriza a estas tres normas. Con este fin hemos preparado este documento para ayudarlo a aprovechar esta oportunidad y que su organización realice eficiencias con una buena gestión integrada. En esta guía encontrará por qué es el mejor momento para considerar un sistema integrado de gestión, la estrategia de integración, oportunidades de aumentar la eficiencia en su organización, un vistazo a las tres normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001, y los beneficios de integrar las tres normas. Esperamos que le sea de utilidad en su proyecto de integración.

Esther Velásquez

Químico Farmacéutico, Especialista en Gestión de Calidad  

Coordinadora Académica de SGC Perú

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1. Integración de

ISO 9001,        ISO 14001 e

ISO 45001: el mejor momento

Hoy es el mejor momento para que las organizaciones que tienen un sistema de gestión implantado, o que están pensando en implementar uno, consideren la integración de ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. ¿Por qué ahora? La respuesta es simple: las normas ISO han cambiado y se ha introducido el Anexo SL, o estructura de alto nivel (HLS), lo que a su vez ha cambiado el enfoque de diseño de los sistemas de gestión. Ahora todas las normas que utilizan la estructura de alto nivel tienen 10 cláusulas en común.

Gracias a lo mencionado, las organizaciones podrán beneficiarse de la alineación de los sistemas mediante la estructura de alto nivel. El resultado de la alineación de tres sistemas como ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 es un Sistema de Gestión Integrado (SIG).

Cualquier cosa que afecta a los resultados de la empresa es parte de un sistema de gestión y, todos los procesos y documentación se encuentran totalmente integrados. Puesto que muchas partes de una organización participan en el desarrollo, implantación y mantenimiento de los sistemas de gestión, tener un sistema integrado, reduce la cantidad de tiempo y esfuerzo necesarios para cumplir los requisitos de cada fase.

Un Sistema de Gestión Integrado se caracteriza normalmente por:[pic 5][pic 6]

1. Un conjunto de documentos integrados, incluyendo instrucciones de trabajo a un buen nivel de desarrollo, según proceda.
2. Revisiones por la dirección que tengan en cuenta la estrategia general del negocio y la planificación.
3. Un enfoque integrado de las auditorías internas.
4. Un enfoque integrado de la política y los objetivos.
5. Un enfoque integrado de los procesos de sistemas.
6. Un enfoque integrado de mecanismos de mejora (acciones correctivas, medición y mejora continua).
7. Apoyo a la gestión integrada y a las responsabilidades.

A continuación se representa la estructura de alto nivel (HLS), estructura típica que comparten ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001:

Cláusula 1 – Alcance

Cláusula 2 – Referencias normativas

Cláusula 3 – Términos y definiciones

Cláusula 4 – Contexto de la organización

Cláusula 5 – Liderazgo

Cláusula 6 – Planificación Cláusula 7 – Apoyo Cláusula 8 – Operación

Cláusula 9 – Evaluación del desempeño

Cláusula 10 – Mejora

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mejorando tus resultados . . .[pic 12]

1. ¿Añadir o fusionar? Integración de ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001

Hay dos estrategias para integrar estos tres sistemas de gestión: Una es “añadir” y la otra es “fusionar”. Si dispone de un sistema de gestión de calidad (SGC) certificado, puede añadir un sistema de gestión medioambiental (SGA) y otro de seguridad y salud en el trabajo (SGSST), mediante la incorporación de los procesos necesarios para atender a los requisitos del SGA y del SGSST respectivamente. O bien, puede fusionar los sistemas que resultan de la combinación de toda la documentación que soporte el mismo proceso.

Un paso importante, de acuerdo a la estrategia, es entonces identificar los requisitos comunes a las tres normas, muchos de ellos relacionados con la documentación, y separar aquellos específicos que requieran un tratamiento único para cada norma.

Otro paso es establecer la conformidad de los requisitos de las tres normas, realizar el análisis GAP para establecer brechas de cumplimiento y determinar las necesidades de capacitación y adaptación de la organización para el éxito del proyecto de integración.

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1. Oportunidades de

aumentar la eficiencia

En esta sección analicemos brevemente el Anexo SL y las cláusulas principales de cada norma para mostrar cómo, mediante la adopción de un enfoque integrado, se puede ayudar a las organizaciones a ahorrar y a aumentar su eficiencia.

• Cláusula 4: Contexto de la organización

Esta cláusula hace referencia a la identificación de las necesidades de los accionistas y “partes interesadas” relevantes a los sistemas de calidad, de gestión ambiental o de gestión de seguridad y salud en el trabajo en una organización. Aunque puede haber partes interesadas que son relevantes para un sistema de gestión específico, algunas pueden ser relevantes para los tres estándares. Un enfoque integrado podría ayudar a evitar la duplicación si la cláusula fuera abordada conjuntamente por los equipos de calidad, medioambiente, y seguridad y salud en el trabajo.

La cláusula 4.4 es más importante en ISO 9001 ya que requiere la medición del sistema de gestión de calidad, así como una referencia a la utilización de “información documentada” para apoyar esto. El enfoque a seguir para las tres normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 es similar y, por tanto, cuando se considera un sistema de gestión integrado, se podrían alcanzar eficiencias de documentación mediante la adopción de un enfoque coherente de esta cláusula.

• Cláusula 5: Liderazgo

En las nuevas versiones de las normas ISO 9001 e ISO 14001, la alta dirección toma un papel más importante donde tienen que demostrar que las normas se encuentran alineadas con la dirección estratégica de su organización. Lo mismo ocurre en la nueva norma ISO 45001. Tanto en ISO 9001, 14001 e ISO 45001 deben proporcionar apoyo y recursos y, asegurar que se transmite la importancia del SGC/SGA/SGSST. Por ello, toma sentido el que la alta dirección apoye la integración de los tres sistemas de gestión, puesto que se logra un aumento de la eficiencia, que conlleva un ahorro de tiempo.

• Cláusula 6: Planificación

Esta cláusula está relacionada con la identificación de riesgos y oportunidades. Ahora ISO 9001 e ISO 14001 son más explícitas que en las versiones anteriores en cuanto al uso del pensamiento basado en el riesgo, y esto también es considerado en la nueva ISO 45001. Al considerar los riesgos y oportunidades relevantes para un SGC, SGA y SGSST,  podría lograrse la eficiencia a través de un enfoque integrado. La alineación de los registros de riesgos es un área donde las organizaciones pueden palpar los beneficios de la reducción del papeleo que esto conlleva.

• Cláusula 7: Apoyo

Se trata de asegurar los recursos para un SGC, SGA y SGSST y cerciorarse de que esta información se almacena y se comunica adecuadamente. La cláusula

1. es considerablemente más sustancial en ISO 9001 que en ISO 14001 e ISO 45001, ya que se centra en algunas áreas clave relevantes para un SGC eficaz cuando es necesaria la coherencia y la calidad de los productos o servicios.

Áreas tales como la medición, trazabilidad y calibración están contenidas en el presente documento ISO 9001. Hay algunas áreas significativas que son coincidentes en las tres normas: lacompetencia, laconciencia ylacomunicación. La cláusula 7.5 cubre la gestión de “información documentada”, uno de los nuevos términos que se utilizan en las nuevas versiones del año 2015 de ISO 9001 e ISO 14001y también en la nueva ISO 45001:2018. Prácticas similares de gestión de documentos pueden aplicarse a la gestión de las tres normas, lo que ayuda a agilizar los procesos.

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