Guia 3 de contabilidad

3.3.2.1 Elaborar de forma colaborativa un informe sobre el archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas:

Se puede denominar archivo tanto al lugar donde se preservan algunos documentos  elaborados y recibidos por una empresa como producto de la ejecución de sus actividades,    respetando determinado orden; como a los documentos allí conservados, sea por su fecha o  tipo de documento entre otros.

Un archivo administrativo es entonces el lugar en el que se guardan de forma temporal los documentos que se encuentran al servicio exclusivo de la institución a la cual pertenecen.

Los archivos se organizan dentro de un sistema, es decir que los documentos no siempre permanecen en el mismo lugar, de lo contrario las oficinas no tendrían capacidad para almacenar todos los documentos generados a lo largo de su historia.

Por lo anterior, se pueden clasificar en:

• ARCHIVOS DE GESTION DE OFICINA:

Contienen la documentación de cada una de las oficinas existentes, la cual se consulta con mucha frecuencia o regularidad.

• ARCHIVO CENTRAL:

A este tipo de archivo pasa la información del archivo anterior con el fin de liberar espacio en las oficinas, además cuando los documentos llegan a este archivo es porque su consulta es menor que en la gestión de oficina.

• ARCHIVOS INTERMEDIOS E HISTORICOS:

Es la última fase del tratamiento de la información, es decir, el destino final de los documentos creados en la oficina.

Se debe tener presente que no todos los documentos presentes en la oficina, se archivan, esto es porque existen documentos de los cuales hay muchas copias como informes (no originales) o documentos que no fueron producidos en la oficina y que no tienen relación con el área financiera.

El proceso de ordenar los documentos se pueden realizar de diferentes formas; puede ser alfabéticamente; sistemáticamente, es decir por un código de clasificación predeterminado; cronológicamente, es decir, por una fecha; entre otros.

El archivo físico de una empresa, es una parte muy importante de la misma, ya que representa su memoria y sin el, sería imposible rescatar hechos pasados o localizar documentos importantes que han sido archivados pero que se pueden llegar a necesitar.

Actualmente gracias a la implementación de nuevas tecnologías, se tienen archivos de manera virtual. Estos archivos virtuales son documentos electrónicos que permiten tener un mayor  procesamiento masivo de información, gracias a una base de datos que se crea para tal fin.

...