GUIA 3 SENA

1.1 ACTIVIDAD: mapa mental donde represente experiencias que haya tenido con títulos valor y con documentos comerciales

1.2 ACTIVIDAD: nuevo mapa mental que contenga la información del grupo con experiencias con título valor y documentos comerciales.

Conceptualización

1.1 ACTIVIDAD: los documentos contables y no contables, que contenga: Concepto,

Características, Normatividad, Procedimiento contable, Soportes contables:

2.1 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE: informe sobre El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas, que contenga

ARCHIVO

Conjunto de documentos sean cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicios u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propia necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS, aquellos que tienen como finalidad la gestión administrativa. En ellos se guardan los documentos mientras tienen vigencia administrativa. Se caracterizan por el gran volumen de información que poseen, puesto que es una documentación que se genera y circula para resolver el trabajo diario de la institución. No admite destrucción y selección alguna puesto que se trata de documentos que establecen derechos, relaciones o vínculos, etc. y son la única garantía de autenticidad. Los documentos de este tipo de archivo es de uso exclusivo de la institución que los genera. También se les denomina arhivo abierto o vivo.

El artículo 55 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico y Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece que los actos administrativos se producirán por escrito. Por lo tanto, cada acto administrativo crea un documento. De la misma forma, no existe acto administrativo si no está formalizado en un documento. Como consecuencia de ello, acto administrativo y documento quedan íntimamente relacionados, sin que sea posible disociarlos, en una única entidad dual (acción realizada y formalización de esa acción) cuya manifestación es el documento. El Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Interior de las Entidades Locales (art. 164, párrafo 1) define los expedientes como "el conjunto de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla". Más adelante (párrafo 2), añade: "se formarán mediante la agregación de cuantos documentos... deban integrarlos". De acuerdo con lo anterior, un expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un procedimiento administrativo, desde la iniciación, de oficio o a instancia de parte, hasta la ejecución, incluye incluso la documentación relativa a las revisiones, suspensiones, revocaciones o recursos que la resolución del procedimiento pudiera generar. Los expedientes son, pues, el conjunto de todos los documentos que formalizan un procedimiento administrativo concreto. Aunque en la Ley 30/1992, no se hace mención, la legislación administrativa anterior, más concretamente la Ley de Procedimiento Administrativo, de 1958, y el citado ROF, todavía vigente, hacen hincapié en que la unidad de procedimiento tuviera su reflejo en los expedientes, estableciendo su agrupación en una unidad de instalación (cuadernillo, carpeta), en la que los documentos debían estar ordenados por estricto orden cronológico y foliados correlativamente. En consecuencia, para mantener la unidad de procedimiento en los expedientes y para que éstos sean un reflejo fehaciente de la actividad que los produjo, se debe incluir en ellos toda la documentación producida y recibida durante la tramitación de las distintas fases de un procedimiento administrativo.

Archivo general de la nación, departamento administrativo de la función pública. Circular nº 004 de 2003. Archivo general de la nación. Acuerdo nº 38 de 2002.

Archivo general de la nación. Reglamento general de archivos. Santafé de Bogotá, 1997.archivo general de la nación. Acuerdo 027 de 2006 “por el cual se modifica el acuerdo no. 07 del 29 de junio de 1994”.

Clases archivo de gestión o administrativo

1. Según el grado o frecuencia de utilización:

2. Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente.

3. Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto.

4. Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su Gestión

5. Documental nivel 1

6. 6 valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o

7. Documental.

8. Según el lugar de emplazamiento:

9. Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.

10. Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser: Departamentales o por secciones.- en el propio

11. departamento por ser utilizado constantemente por este.

12. Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.

Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí

Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta porlas propias oficinas y particulares en general.

Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar

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