INSTRUCTIVO DE READH

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR INSTRUMENTO READH(p)

(Propuesta piloto para enriquecer con los grupos de trabajo territoriales)

FORMA NORMALIZADA DE DILIGENCIAR TÉRMINOS Y PALABRAS

En cada uno de los elementos pertenecientes a cada una de las áreas de descripción, y cuando es pertinente, se especifica las formas de escritura. Las reglas consignadas en este instructivo son las mismas para diligenciar el inventario en Access, cuando corresponda.

Observaciones generales. Se debe diligenciar un Registro por cada uno de los fondos hallados. Esto incluye la circunstancia en la cual una entidad pueda tener bajo su custodia varios fondos.

1.  AREA DE IDENTIFICACION

Definición. Este componente incluye la información relativa para identificar de forma única cada Entidad (persona natural o jurídica, pública o privada) que posee y custodia documentos de Derechos Humanos.

1. Elementos de Identificación

• Identificador 

Objetivo

Proporcionar un código numérico o alfanumérico que de manera unívoca permita identificar la Entidad (persona natural o jurídica, pública o privada) que custodia documentos de Derechos Humanos. Identificador es espacio exclusivo de la DADDHH. Elemento obligatorio

Regla

Anteponer el literal “Co” para identificar el primer componente del Identificador, que significa “Colombia”. Aplicar códigos DANE para registrar Departamento, Municipio y Centro Poblado (dos dígitos para el Departamento, tres dígitos para el municipio y tres dígitos para el centro poblado). Adicionar un número consecutivo de cinco dígitos, que defina el número de Registro de Entidad, para todo el País. Finalmente, se añade un número de dos dígitos que indica el número de fondos registrados por entidad.

Los componentes deberán estar separados entre sí, por un signo punto “.Hasta aquí área exclusiva DADHH:

Ejemplo

Co.52001000.00004.02

Este caso corresponde al departamento de Nariño, el municipio de Pasto y el centro poblado de San Juan de Pasto. Se identifican que es el fondo número 2 de la entidad número 4 registrada.

• Código de diligenciamiento elemento obligatorio

Ingresar el código consecutivo según la región y responsable del levantamiento de información, según las indicaciones de la siguiente tabla:

Ejemplo:

ANSR01-1

Este código de diligenciamiento está compuesto por los siguientes elementos:

AN= Antioquia

SR= iniciales del nombre y apellido de la persona que diligenció el instrumento (en este caso corresponde a Sorani Rico)

01= corresponde al consecutivo de instrumentos diligenciados por Sorani Rico. Esto quiere decir que cada uno de los integrantes de los equipos regionales tendrá su consecutivo único.

-1= hace referencia al consecutivo asignado a cada uno de los fondos de una entidad, organización o persona. En caso de que alguna de estas tenga más de un fondo se diligenciará un instrumento para cada uno de los fondos y se pondrá en tal caso -2, -3. Etc.

• Municipio
• Departamento

Formas de escritura:

Para nombre de departamento y municipio:

En municipio seguir el siguiente ejemplo:

Apartadó, Turbo, Bucaramanga, etc.

En departamento, seguir el siguiente ejemplo:

Nariño, Boyacá, Córdoba

1.2        Poblaciones Específicas

Objetivo

Proporcionar una expresión característica del enfoque diferencial de documentos de Derechos Humanos para el Centro Nacional de Memoria Histórica. Elemento obligatorio.  

Regla

Señalar, en el listado normalizado de expresiones, la(s) que apliquen a la Entidad tenedora de los documentos de Derechos Humanos.  

1.3        Ubicación Geográfica 

Objetivo

Proporcionar de manera precisa la ubicación geográfica de la Entidad.

Regla

Asignar este elemento en caso de que el Identificador no sea explícito en determinar la ubicación geográfica de la Entidad.

Registrar de forma jerárquica descendiente y en lenguaje natural, cada componente geográfico que determina la ubicación precisa de la Entidad, anteponiendo la denominación de la ubicación.

Ejemplos

• Vereda Caney. Corregimiento Aguas Claras. Inspección Toledo.

Formas de escritura:

• Vereda Caney. Corregimiento Aguas Claras. Inspección Toledo.

1.4        Forma autorizada del nombre

Objetivo

Definir un único nombre normalizado, que como elemento de información, identifique la Entidad que posee los documentos alusivos a los Derechos Humanos. Entrada autorizada y normalizada de un tenedor (Entidad) de documentos de Derechos Humanos. Elemento Obligatorio.  

Regla 

Definir el nombre autorizado como la única forma de entrada válida para el Registro Especial de Archivos. Adicionar, opcionalmente, un calificador para caracterizar la Forma Autorizada del Nombre, como por ejemplo la fecha. Para el registro autorizado del nombre, prevalecerá, en su orden, los siguientes criterios de definición:

• Nombre formal de la Entidad. Para el caso de personas naturales, nombre completo de pila
• Denominación actual. Alías, pseudónimo, o forma en que se reconoce a una Entidad (persona natural o jurídica, pública o privada).
• Denominación usada. Alías, pseudónimo, o forma en que se reconoce a una Entidad (persona natural o jurídica, pública o privada).

Ejemplos

• Jesús Antonio Páez Camacho. 2013
• Centro Nacional de Memoria Histórica.
• Departamento Administrativo de Seguridad DAS en Supresión

Formas de escritura:

• Centro Nacional de Memoria Histórica
• Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Regional Antioquia
• Movimiento de Víctimas de Crímenes de Estado. Capítulo Sucre

1.5        Forma(s) paralela(s) del nombre

Objetivo

Describir las diferentes formas de señalar o de reconocer la Forma autorizada del nombre de la “Entidad” (persona natural o jurídica, pública o privada), que  contiene los documentos archivísticos de Derechos Humanos.

Regla

Registrar la(s) forma(s) paralela(s) del nombre de la Entidad que conserva los documentos de Derechos Humanos, de acuerdo con las convenciones culturales, regionales, locales, utilizadas para identificar al tenedor de los documentos. Incluir todos los elementos o calificadores necesarios para precisar la forma paralela del nombre.

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