La función de compras y abastecimientos
gericobmApuntes6 de Enero de 2017
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Compras y abastecimiento
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Administración TOP
Séptimo cuatrimestre
Reporte y memoria de clases
Gerardo Gericob Martínez Hernández
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Ing. Alfredo Reyes Arredondo
Importancia del departamento de compra
El departamento de compras tiene como objetivo seleccionar a los proveedores indicados para el correcto funcionamiento de las operaciones y de los demás departamentos. Sus funciones son ligadas a todas las áreas de una empresa, desde operaciones hasta el departamento de mantenimiento.
Busca seleccionar a los mejores proveedores con los mecanismos de calidad que requiere la empresa y los conocimientos técnicos y tecnológicos para el registro de las compras que se hagan, ya sean nacionales o extranjeras, además debe cumplir con las normas establecidas para el correcto llenada de requisiciones y órdenes de compra, cumplir con los estándares internacionales para la adquisición de mercancías fuera de su lugar de origen.
Indicé
Introducción 4
Las funciones de compras y abastecimientos 5
Sus Operaciones 5
Tipos de Compras 5
Organización de las áreas de compras 6
Comité de compras 6
Proceso general de las compras y el abastecimiento 6-7
Sistema de la información de la función 8
Relación con otras áreas de la empresa 8
La necesidad de la claridad en la información de la requisición de compra 8
Conocimiento de adelantos tecnológicos y detección de oportunidades 8-9
Planeación y programación de las compras 9
Informe de recepción y revisión de los artículos comprados 10
Archivos de compras y abastecimiento 10
Importancia del apoyo informático para las compras y el abastecimiento 10
Importancia de los almacenes 11
Compras Nacionales 11
Objetivos e importancia 11
Proceso en el sector público y privado 11-12
Políticas 12
Concursos 12-13
Compras en el extranjero 13
Importancia y sus motivos 13
Procedimientos 13-14
Participación del gobierno 14
Tarifas, aranceles y agencias aduanales 15
Documentos que se generan 15
Evaluación financiera y participación de los bancos 15-16
Introducción
En este trabajo de investigación veremos las funciones del departamento de copras y del abastecimiento, veremos la importancia y los objetivos que se buscan para la eficiencia de nuestro departamento.
Revisaremos la diferencia entra compras y abastecimiento, el tipo de compras, los sistemas de compras e información, su relación con otros departamentos, su control y las personas vinculadas. También abordaremos la importancia de los almacenes y como realizar compras en nacionales y en el extranjero con todas los procedimientos que esto conlleva.
La función de compras y abastecimiento
Concepto y objetivos
El área de compras tiene como finalidad seleccionar a los proveedores confiables que garantías el suministro de materiales de calidad y en el requerido así como efectuar el proceso de adquisiciones, registrar y darle seguimiento puntual y asegurar la recepción en cantidades, calidades y tiempos óptimos.
La función de compras es responsable del proceso de adquisición de insumos y materiales, en la cantidad necesaria con la calidad adecuada, pero también a un precio conveniente puesto a disposición de la empresa en el momento requerido.
El departamento de compras es el encargado de recibir las solicitudes de los materiales necesarios, de buscar los proveedores adecuados y de realizar las gestiones oportunas para que lleguen a los inventarios de la empresa.
En algunas empresas la función de la administración de materiales esta absorta al área de producción con sus actividades básicas.
Tipos de compras:
-Compras anticipadas: compran con tiempo el material requerido.
-Compras de emergencia: compras que se tienen que hacer fuera del tiempo normal.
-Compras excedentes: Comprar de mas
-Compras relacionadas: Puede ser material administrativo que no está ligado directamente a la producción
-Compra de elementos especiales: pueden ser herramientas, maquinaria o seminarios.
Organización del área de compras
Se puede empezar con un organigrama para especificar los puestos y delegar responsabilidades.
Al momento de organizar el departamento de compras es conveniente observar el principio del objetivo, es decir, deben de definirse los objetivos que busca este departamento.
Se debe definir su ubicación dentro de la empresa, debe de ser sencillo su proceso para llegar más fácil al objetivo, debe ser armonioso para que la información fluya con los demás departamentos, también debe ser flexible para adaptarse a cualquier cambio, definir si es descentralizada (cada departamento compra lo que necesita) o centralizada (hay un solo departamento que se encarga de las compras) y final mente debe buscar el principio de la eficiencia que es la combinación de todo lo que mencionamos.
El comité de compras es el grupo de personas encargadas de las compras.
Proceso general de las compras
Compras: solo una vez o por primera vez, solo una transacción
Abastecimiento: Toda la logística para la adquisición de materiales de la empresa.
Compras
Fase 1. Necesidad, la primera fase es identificar las necesidades de la empresa.
Fase 2. Investigación, buscar las alternativas que hay en el mercado para satisfacer las necesidades.
Fase 3. Decisión, en esta parte ya tenemos claro cuál es la oferta, hay que decidir por la mejor.
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