FUNCION DE COMPRAS (ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS)

CAPITULO DOS

FUNCION DE COMPRAS (ABASTECIMIENTOS Y SERVICIOS)

SUMARIO

2.1Situaciones que dan Origen a las Compras, 2.2 Objetivos e Importancia del Análisis Operacional y Funcional de las Compras, 2.3 Conceptualización del Abastecimiento, 2.4 Situación que dan Origen al Abastecimiento, 2.5 Tipos de Compras y Abastecimientos, 2.5.1 Compra de Bienes Físicos, 2.5.2 Compra de Servicios, 2.5.3 Compras Anticipadas, 2.5.4 Compras de Emergencia, 2.5.5 Compras Especulativas, 2.5.6 Compras Personales, 2.5.7 Compras Especiales, 2.6 Principios Básicos de las Compras y Abastecimientos, 2.7 Organización y Objetivos del Departamento de Compras y Abastecimientos, 2.8 Centralización y Descentralización, 2.9 El Proceso para la Compra y/o Abastecimiento, 2.9.1 Elementos de la Compra, 2.9.2 La Requisición, 2.9.3 La Cotización y su Análisis, 2.9.4 El Pedido u Origen de la Compra, 2.9.5 Convenio de la Compra o Abastecimiento, 2.9.6 Seguimiento de Ordenes de Compras

Objetivo Particular: En este capítulo se mostraran las diferentes funciones que debe realizar un Departamento de Compras así como los diferentes tipos de compras que se realizan en una organización para su funcionamiento

2.1 Situaciones que dan Origen a la Compra

En términos generales, hay dos situaciones que dan origen a la compra en la empresa:

1.- Que el Departamento de Compras reciba una Requisición de Compra por parte de una persona o departamento, que son quienes deciden ocupar objetos o servicios, solicitando abastecimientos para poder realizar cada una de ellas.

2.- Que el propio encargado de Compras o el Departamento, identifique las necesidades de abastecimientos de su departamento o de algún otro que se pueda cubrir mediante la compra.

2.2 Objetivo e Importancia del Análisis Operacional y Funcional de las Compras

*Objetivos

Reducción de Costos y Obtención de Utilidades

Tanto los entes lucrativos como los que no lo son, procuran la minimización de costos, aunque como es lógico, los primeros pretenden utilidades, no así los segundos.

En busca las utilidades, se encuentra implícita la obtención de materiales apropiados a un precio, calidad, y cantidades adecuados, además recibidos oportunamente.

Para cumplir con el logro de las utilidades y servir en forma efectiva a la Organización, el Departamento de Compras y Abastecimiento debe emplear la competitividad, la cual se usa cuando se atiende a otros compradores que necesitan materiales, provisiones, servicios, equipos etc. Para realizar lo anterior, el Comprador debe de tener otras áreas de conocimiento; al saberlas y manejarlas adecuadamente logra la eficiencia.

En el objeto de utilidad, se requiere un criterio amplio para poder juzgar el valor de lo gastado para, evaluar el equilibrio que puede existir entre el precio y el valor, independiente de observar la relación costo-beneficio-utilidad.

Servicio

El Departamento de Compras debe estar lo suficientemente capacitado para servir y apoyar a los demás departamentos, en todas las actividades operativas de la Entidad. Para lograr lo anterior, se necesita una intensa cooperación del Departamento de Compras, para así obtener el valor real de los bienes y los servicios que se necesitan adquirir.

Las funciones de servicio del Departamento de Compras, se pueden dividir en tres aspectos:

Las que quedan bajo su responsabilidad como:

♦ Investigación de precios.

♦ Elección de proveedores.

♦ Relaciones con los mismos.

♦ Reclutamiento y capacitación de su personal.

♦ Emitir Ordenes de Compras.

♦ Inspeccionar pedidos.

♦ Dar seguimiento (follow-up) a cada pedido.

Las que comparte con otros departamentos como:

♦ Tener informes y asesoramiento.

♦ Contabilización.

♦ Investigación de mercado.

♦ Procedimientos para realizar inventarios.

♦ Almacenaje.

♦ Control.

♦ Concertar convenios y contratos.

♦ Análisis de aseguramiento de calidad.

Las actividades que le interesan como:

♦ Recibimiento y almacenaje.

♦ Cobertura de facturas

*Lo anterior varía de acuerdo a las necesidades de la empresa.*

Control de Convenio para Obtener Financiamiento

Este es primordial para que los integrantes de la Administración, lo conozcan a detalle y al momento en que se contraen dichos convenios, para vigilarlos en cuanto a su seguimiento y realización, que puede tener las siguientes reglas:

- Aceptar solo los compromisos autorizados por el departamento correspondiente.

- Seguir un procedimiento estricto para llevar a cabo formatos de “Órdenes de Compra” y su registro.

- Informar a la Administración sobre los inventarios, para que se cumpla con las disposiciones, cuando se lleven a cabo.

- Tener mecanismo para cuidar que las compras se efectúen de acuerdo con los parámetros.

Control de Tratos Comerciales con los Proveedores

Se deben respetar los acuerdos y relaciones comerciales, así como los hábitos particularmente con los proveedores, por los siguientes motivos:

 Mantener buenas relaciones con los proveedores, ya que el personal de Compras debe conocer como tener contactos o actos para efectuar negociaciones.

 Al realizar tratos comerciales, se debe de actuar inteligentemente en cuanto a las adquisiciones, volumen, precio, plazo para el pago, descuentos, y otras condiciones de compra. Las acciones poco inteligentes podrían ocasionar contratiempos, por lo cual, es recomendable que el Departamento de Compras tenga experiencia, relaciones, tacto, respeto, etc.

 Mantener en confidencialidad, la información obtenida de los proveedores.

 Exclusivamente, el Departamento de Compras, debe encargarse de supervisar y controlar las negociaciones, para evitar que otras personas se enteren de información que solo les interesan al Proveedor y al Comprador, evitando así dificultades, promoviendo el éxito.

 Mantener buenas relaciones con los proveedores para que las compras estén aseguradas para proteger el prestigio de la Empresa.

Obtención de la Información y Asesoramiento

El personal de Compras, debe asesorar y mantener informado a todo el personal involucrado de la Empresa, para lo cual se debe encargar de ejecutar las políticas, adiestrando a la gente, para servir de consulta o despejar dudas.

Importancia

Es vital que para el éxito de una empresa es tener en operación las Compras, puesto que la utilidad de la organización, está determinada en gran medida por la efectividad de la administración de los bienes y/o servicios adquiridos.

En conclusión El objetivo del análisis operacional y funcional del departamento de compras es obtener los mejores precios y condiciones, tanto de entrega, calidad y por supuesto tener una buena relación con los proveedores. Para lograrlo se tiene que realizar un buen trabajo en el análisis de compras por medio de la misma organización del equipo el cual es el mismo departamento de compras, cubriendo las siguientes actividades:

Recabar el catálogo de los proveedores.

Recibir información de los artículos y hacer los arreglos necesarios para poder adquirirlos.

Analizar costos y precios.

Investigación de mercado para poder asesorar al cliente

Relacionar los elementos que conforman la operación para fijar precios.

2.3 Conceptualización del Abastecimiento

El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas.

Partiendo de esta definición, se puede ver que el abastecimiento va más allá de la simple adquisición de materia prima, ya que se encarga de todo lo que requiere la empresa para su operación, así como de facilitar los medios necesarios para conseguirlo.

Un correcto abastecimiento en una empresa depende de varios factores:

Mantenimiento de un registro exacto y a tiempo.

Determinación correcta de proveedores, de envío y sostenimiento de inventarios.

Es importante tener en cuenta que el abastecimiento es un concepto amplio y que ha cambiado en gran medida gracias a las nuevas tecnologías.

Algunos autores consideran que la palabra Abastecimiento es sinónimo de Compra, pero no es así ya que son muy diferentes, a continuación se presentaran una seria de características de ellas:

De Compra o Adquisición:

• Conocimiento de necesidades.

• Ubicación del lugar donde estén.

• Seleccionar los mejor proveedores que de calidad, servicio, financiamiento y condiciones de pago.

• Negociación del precio.

• Acuerdo de la compra, hasta que llegue el producto.

• Determinar el medio de transporte a usar, conveniente para el producto.

Función de Abastecimiento en la Organización.

• Conocimiento de las necesidades.

• Enviar la Requisición.

• Hacer y esperar el pedido.

• Recibir la mercancía

• Controlar en inventario

• Rotar el inventario con los demás departamento para que tengan conocimiento de lo que hay en la organización.

2.4 Situación que dan Origen al Abastecimiento

Las situaciones dependerán dela empresa, giro, tamaño y necesidades que llegue a tener, para realizar

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