“La información” un aliado de las organizaciones a la hora de tomar decisiones oportunas

“La información” un aliado de las organizaciones a la hora de tomar decisiones oportunas.

Las organizaciones, con el transcurso del tiempo han presentado nuevas necesidades administrativas, financieras, económicas, etc, pero, es preciso mencionar que también se han presentado grandes avances científicos y tecnológicos, entre los que se pueden destacar las Tecnologías de la información y comunicación (TIC),  esto ha generado cambios en la gestión de los procesos al interior de las organizaciones y a su vez  nuevos retos para garantizar el adecuado desarrollo de los mismo, la optimización del tiempo de ejecución y el cumplimiento de las expectativas planteadas.

Como consecuencia de este fenómeno se ha replanteado cuales son los activos más importantes en la actualidad para las organizaciones, sin duda uno de estos es el recurso humano o capital de trabajo, pero también se ha podido evidenciar que la información y la calidad de esta, son un activo intangible de gran valor ya que permite tomar decisiones oportunas. C. J. Cherryh dijo: “El comercio no trata sobre mercancías, trata sobre información. Las mercancías se sientan en el almacén hasta que la información las mueve”. Durante años no se había reconocido valor alguno para este tipo de activo, que no era considerado como tal, pero el crecimiento desmesurado del mercado global han hecho que empresarios y consumidores se preocupen más por la información que reciben a diario y los otros por la que suministran atraves de los diferentes canales de información.
Es normal que a los empresarios les surjan interrogantes como: ¿La información realmente tiene valor? ¿Cómo identificar la información valiosa? ¿Cómo utilizar dicha información de manera rentable? Para responder a estos interrogantes las empresas deben establecer ciertos parámetros o estándares de acuerdo con sus necesidades, será indispensable filtrar la información recibida y clasificarla de acuerdo con ciertas variables competitivas como: Actividad económica principal, sector económico, tamaño y el país o región donde operan.

Debido a los grandes avances tecnológicos como lo mencionada al inicio, es más fácil extraer la información por medio de diferentes fuentes y de manera más rápida, pero la  información pierde calidad y veracidad, ya que los datos cambian con gran velocidad por lo que es necesario que las empresas cuente con los mecanismos para aprovecharla de manera óptima y poder garantizar la calidad y la veracidad de la misma ya que sin alguna de estas dos los procesos no serán confiables y perdería su valor. Pero primero se deben establecer las cualidades o características que debe tener dicha información.  ¿Cómo hacerlo? Primero se debe establecer la información por departamentos ya que aunque todos unidos conforman la organización, es cierto que manejan diferentes procesos por lo cual la información varía por ejemplo: El departamento de recursos humanos requiere información del cliente interno, mientras que el departamento de ventas del cliente externo. Partiendo de esta afirmación en las próximas líneas estableceré las características generales que servirán de base para clasificar la información en grupos más pequeños y que respondan a ciertas necesidades específicas.

Características generales.

Las principales a tener en cuenta serian:

• Utilidad: Debe responder con las expectativas de la organización.
• Pertinencia: Estar acorde con los objetivos y las necesidades de quienes recurrirán a ella.
• Claridad: Debe ser fácil de comprender, debe estar redactada de manera clara y organizada, sin demasiados tecnicismos, para resultar accesible aun a personas no expertas en temas
• Comparabilidad: La información debe tener la posibilidad de ser comparada con la de otras empresas o con la de esa misma empresa en otros períodos de tiempo.
• Oportunidad: La información debe suministrarse en tiempo y forma, así como en un lugar que resulte apropiado; a veces se hacen reuniones especiales para dar a conocer la información contable, por ejemplo, al directorio de una empresa.
• Confiabilidad: La información debe permitir que los usuarios puedan depender de ella al tomar sus decisiones, es decir, debe ser información confiable, para lo cual es necesario que cumpla a su vez los requisitos de verificabilidad y representatividad.

• Verificabilidad: La información debe poder ser corroborada por gente diferente de quienes la suministraron.
• Representatividad: La información debe ver el todo, no una parte puntual, pues eso podría llevar a una idea irreal de la situación  Cuanto más precisa, más representativa será.

• Integridad: No se debe “recortar” la información, no debe haber omisiones, se debe incluir todo de manera de lograr una representación fidedigna.

Estas sin dudas son las características que responder a cualquiera de los atributos que la organización considere necesarios extraer de la información que recepciona a diario (nombre de clientes, cuidad, estado civil, nivel de formación, ocupación, etc.) existen en el mercado infinidad de sistemas de gestión  para el adecuado tratamiento de la información, los cuales son herramientas que facilitan el proceso interno, de igual forma cabe resaltar que el manejo de la información, se encuentra cobijado por normas y leyes que los empresarios deben conocer en su totalidad y por consiguiente acatar y cumplir en su totalidad.

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