Las relaciones públicas como proceso

Definición de relaciones públicas

Una función directiva de comunicación a través de la cual la gente se adaptan, alteran o mantienen su entorno con el propósito de lograr las metas de la organización. Es considerado como algo más que simple persuasión. También deberían fomentar una comunicación abierta, bidireccional, y una comprensión mutua, con la idea de que la empresa también cambie sus actitudes y comportamientos a lo largo del proceso, sin que esto se debe únicamente al público objetivo.

Hay varias palabras clave que tienen que ser tomadas en cuenta para definir relaciones públicas:

• Deliberación: la actividad debe ser intencional. debe estar diseñada para influir, conseguir la comprensión, ofrecer información y lograr una retroalimentación
• Planificación: la actividad está organizada. es una actividad sistemática que exige que exige investigar y analizar
• Resultados: para ser eficaz se debe basar en políticas y resultados actuales. No pueden ser efectivos si no son sensibles a las preocupaciones de la comunidad
• Interés del público: La actividad de relaciones públicas debería beneficiar mutuamente a la empresa y al público
• Comunicación bidireccional: siempre es necesaria la retroalimentación
• Función directiva: las relaciones públicas alcanzan su máxima eficacia cuando forman parte integral del proceso de toma de decisiones de la alta dirección

Las relaciones públicas como proceso.

Las relaciones públicas son un proceso, es decir, un conjunto de acciones, cambios o funciones que implican un resultado. Este proceso se puede sintetizar en IACE (Investigación, acción, comunicación, evaluación)

Otro planteamiento lo ve como un ciclo sin fin:

1. Investigación y análisis: Consiste en obtener información sobre la naturaleza y la amplitud del problema de relaciones públicas. se debe obtener información del público, de los medios de comunicación, y analizar datos de tendencia y otras formas de investigación a partir de la experiencia personal y de las presiones y normativas gubernamentales
2. Formación de políticas: El personal de relaciones públicas debe valorar estas informaciones, establecer objetivos y una agenda de acciones, y transmitir sus recomendaciones a la dirección.
3. Programación: Cuando la dirección ha tomado su decisión, se debe ejecutar el programa de acción estableciendo los objetivos, definiendo el público y estableciendo qué estrategias utilizar en el plazo acordado
4. Comunicación: Se ejecuta el programa utilizando medios diversos
5. Retroalimentación: El efecto de estos esfuerzos se mide a través de una retroalimentación proveniente de la misma fuente que se utilizaron en el paso 1
6. Valoración del programa y ajustes: El ciclo se repite para resolver las cuestiones relacionadas con el problema que pueda existir una nueva acción o nuevas decisiones

Las relaciones públicas desempeñan los papeles distintos en este proceso. sirven como agente de vinculación o como campo intermedio. En el paso 1, las relaciones públicas interactúan directamente con las fuentes de información externas. En el paso 2, las relaciones públicas se convierten en el vehículo mediante el cual la dirección llega a su público a través de los mensajes seleccionados.

Áreas profesionales

El proceso de las relaciones públicas se manifiestan en diversas formas:

• Asesoría: Aconseja a los directivos respecto a políticas, relaciones y comunicación.
• Investigación: Define las actitudes y comportamientos con el fin de planificar las estrategias de relaciones públicas. puede utilizarse para crear una comprensión mutua o para influir y persuadir al público
• Relaciones con los medios: trabaja con los medios de comunicación cuando pretende dar cobertura informativa (publicity) o para que actúen en función de los intereses de la empresa.
• Publicity: La información que un medio de comunicación difunden sobre las actividades de una organización mediante noticias y no suscriben a la realización sino al medio de comunicación, qué es quién controla el mensaje, y que suele ser el resultado informativo de una acción de comunicación de la organización.
• Relaciones con los trabajadores/miembros: Sirven para responder a las preocupaciones, necesidades de información y de motivación de los trabajadores o empleados.
• Relaciones con la comunidad: Planifica actividades con la comunidad para mantener un entorno mutuamente beneficioso.
• Relaciones institucionales: Desarrollan una participación ética en la política pública y ayuda a la empresa a adaptarse a las expectativas públicas.
• Asuntos gubernamentales: Se encarga de la gestión de las relaciones directas con los poderes públicos en nombre de la empresa. Acá entra la actividad de lobbying.
• Gestión de conflictos potenciales: Identificación y resolución de diversos asuntos o temas que pueden afectar a la empresa.
• Relaciones financieras: Creación y mantenimiento de la confianza de los inversores y creación de buenas relaciones con la comunidad financiera.
• Relaciones sectoriales: Relaciones con otras empresas del sector y sindicatos
• Desarrollo/captación de fondos: Demostración de la necesidad de apoyo del público a la empresa.
• Relaciones multiculturales/diversidad del lugar de trabajo: Relaciones con los individuos y públicos en una variedad de grupos culturales
• Eventos especiales: Fomento del interés sobre una persona, Producto u organización mediante un acontecimiento programado.
• Comunicación de marketing

Las relaciones públicas se utilizan en las organizaciones formales: Es aquella que posee división del trabajo, o adjudicación específica de actividades, las que se coordinan para alcanzar objetivos que se han determinado con anterioridad.

En esta organización las personas se comunican horizontal y verticalmente, participan en ella para la búsqueda de un fin común.

Funciones de la Organización

Específicas: Las funciones específicas, constituyen el conjunto de actividades, en que se subdivide el trabajo propio de la organización, para la consecución de sus objetivos.

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