MANUAL PARA PLANIFICAR
keysser21 de Abril de 2013
2.185 Palabras (9 Páginas)357 Visitas
MANUAL PARA PLANIFICAR Y REALIZAR UN PROYECTO
¿QUÉ ES PLANIFICAR?:
Es elaborar planes con
los elementos con que cuenta
. Estos planes deberán ser
fundamentados, definidos, orientados, evaluados y controlados.
Esta herramienta le ha resuelto al hombre
casi la mayor parte de sus
problemas. La planificación es una de las principales funciones de las
organizaciones, y
supone la proyección de metas, basada en métodos
apropiados. Ayuda a tomar decisiones y se constituye en un medio para
lograr
algo y no es
u
n fin en sí mismo.
La planificaci
ón es permanente
y sus acciones deben interpretar la realidad
para mejorarla.
Toda planificación tiene como su nombre lo indica, un plan, es decir, un
conjunto coherente de acciones
que procuran modificar una situación o
problema.
LA LÓGICA DE LA PLANIFICACIÓN:
La planificación
no debe ser pretenciosa, sino efectiva
.
No
debe
actuar por actuar, sino
establecer consensos entre las partes
sobre lo
que se quiere,
sobre las
prioridades y
las
estrategias del proyecto
.
Es nece
sario definir colectivamente con qué indicadores se trabajará para
establecer si el proyecto tiene perspectivas de lograr lo previsto; si los
destinatarios “aprovechan” lo que se ha previsto y si se logran los cambios
esperados.
PLANEAR Y PROYECTAR:
2
Pla
nificar y proyectar en el área de la calidad de los servicios públicos
requiere considerar tres ejes fundamentales sobre los que se debe asentar el
objetivo central del Estado Provincial:
-
Facilitar la vida diaria de las personas.
-
Acercar las decisiones a
los ciudadanos
-
Renovar la gestión.
Dichos fundamentos permiten dotar al Estado de una estructura organizativa
moderna y ágil, capaz de brindar respuestas concretas a las exigencias de los
ciudadanos a través de un proceso de modernización, cuya base se
asienta en
la planificación de una cultura de servicio guiada por objetivos evaluables, la
desconcentración de funciones para lograr una mayor autonomía de los
organismos y la responsabilidad de los gestores por los resultados obtenidos.
Este proyecto de
modernización contempla la calidad de los servicios públicos
como objetivo fundamental, introduciendo procesos integrales de
modernización dentro de los organismos que componen la Administración
Pública centralizada en cuatro áreas concretas:
1
-
Área organiza
tiva
2
-
Funcionamiento interno
3
-
Recursos Humanos
4
-
Procedimientos de actuación o gestión de los procesos.
Dentro de una organización la planificación y la proyección se pueden llevar
adelante desde dos áreas definidas: desde la administración mediante
estrat
egias concretas y desde la dirección a través de la visión, misiones y
funciones que le corresponden y que determinarán la orientación de sus
proyectos.
3
FOCALIZACIÓN DE UN PROYECTO
Es importante considerar sobre qué área la organización o administración
va a
proyectar. En primer lugar, toda organización puede decidir sobre uno o más
de los campos mencionados en el punto anterior introduciendo las mejoras de
calidad en alguno de los procesos o servicios que brinda al ciudadano y, en
segundo lugar, podrá el
aborar un proyecto consecuente con su expectativa y
acorde a los requerimientos que considere más óptimos.
PLANIFICAR CON ESTRATEGIA:
La planificación de un proyecto deberá estar articulada sobre cuatro
estrategias de funcionamiento que son consideradas
de vital importancia y sin
las cuales no es posible conseguir una administración receptiva que preste
adecuados servicios a los ciudadanos:
1
-
La mejora de la información y comunicación con el ciudadano.
2
-
La mejora en la calidad del servicio, fundamentalmente
reduciendo y
simplificando los trámites administrativos en aquellos servicios que
afecten directamente al usuario.
3
-
Funcionamiento más eficaz y eficiente de los diferentes organismos en
su gestión interna.
4
-
Realización de procesos integrales de modernizac
ión relativos a un
servicio o sector de un organismo determinado de la Administración
Pública.
Estas cuatro estrategias de funcionamiento aumentarán la eficiencia en la
gestión interna, posibilitarán la transparencia del proceso y mejorarán la
concertació
n de la actuación.
4
SÍNTESIS DE LA PLANIFICACIÓN:
Podemos decir que la planificación es la herramienta fundamental para la
elaboración de cualquier proyecto. No debe ser improvisada, sino que debe ser
elaborada cuidadosamente, considerando todos los aspec
tos para lograr
siempre la mejora continua.
Planificar consiste adelantarse en el tiempo, prever lo que puede suceder y
actuar en consecuencia, para concretar en la realidad lo que imaginamos en
nuestra planificación. Es arribar exitosamente a las metas q
ue nos hemos
propuesto, de la manera menos costosa, en el menor tiempo posible y con la
mayor calidad posible.
Toda planificación requiere de una idea, de un plan y de unos objetivos, cuyos
pasos son:
1
-
Selección de una idea, problema o situación determin
ada que quiere ser
modificada.
2
-
Bosquejo preliminar: Se plantea brevemente lo que se desea realizar.
3
-
Anteproyecto preliminar o estudio de prefactibilidad: Es la
profundización del punto anterior y nos da la pauta si podemos
continuar en el proyecto o no
.
4
-
Anteproyecto definitivo o estudio de factibilidad: Es el estudio más
profundo del anteproyecto preliminar, utilizando indicadores y
mediciones específicas, sondeos, muestreos, etc. El anteproyecto nos
determinará si podemos continuar con nuestro objeti
vo.
5
-
Proyecto final o definitivo: es cuando se realiza todo el desarrollo del
proyecto a través de un trabajo meticuloso y minucioso, sobre la idea
que le dio origen.
Para lograr el éxito en el proyecto definitivo debemos tener en cuenta:
1
-
Ciudadanos a l
os que va dirigido.
2
-
Lugar en donde se va a realizar
5
3
-
Tamaño
4
-
Procesos a llevar adelante
5
-
Costos
6
-
Beneficios
FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN:
Se ha comprobado internacionalmente que las estrategias de la planificación
optimizan la utilización de los
recursos humanos, materiales, financieros y de
información, desarrollando nuevas técnicas de dirección, seguimiento, control
de los procesos, perfeccionamiento del sistema de gestión y de recursos
humanos de la organización, ajustando la estructura intern
a de la organización
a las funciones encomendadas dentro de un nuevo contexto de actuación de la
administración del Estado.
La planificación consiste en gestionar acciones específicas de mejora de la
calidad de los servicios comprometidos por el organism
o, a través de la
declaración de admisibilidad de un proyecto consecuente, que reúna las
características de evaluable y medible y cumpla con los requerimientos
específicos.
Es importante considerar que todo lo que supone inversión inicial de un
proyecto,
sea atendida con recursos públicos afectados a tal fin, hasta que la
acción se incorpore a la gestión de la repartición como gasto corriente, lo que
debe coincidir con la puesta en marcha del proyecto.
Toda planificación tiene un objetivo general, una id
ea y un propósito.
El objetivo general significa concretar esa idea (o resolver un problema). El
propósito deberá ser siempre el poder brindar una mejor atención al
ciudadano, destinatario de nuestros servicios.
LA PROGRAMACIÓN:
Esta es la etapa que nos
permite organizar y detallar el modo de trabajar en el
proyecto.
Brindar servicios públicos de calidad, más eficaces, económicos y accesibles,
es la voluntad compartida por funcionarios y agentes públicos que componen
6
la Administración Pública Provincial
, cuya participación activa en la tarea de
la modernización del Estado es una condición indispensable para el éxito de
un proyecto.
La Provincia de Salta lleva adelante un plan de mejora en su Administración y
de sus servicios públicos en lo que a calidad
se refiere, concentrándose en el
cumplimiento de varios objetivos tales como:
...