PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

1. OBJETIVO

Determinar los controles de la información documentada de la COMPAÑÍA BABYLON’S UMBRELLA a tavés de lineamientos frente a la elaboración, actualización y administación de dichos documentos.

1. ALCANCE

Aplica para documentos internos y externos que se encuentren incluidos en el listado maestro general de documentos.

1. MARCO TEÓRICO

• SOP: procedimiento estándar de operaciones (Standard Operation Process) y se emplea para indicar generalmente las formas de efectuar cualquier tipo de actividad.

• Instructivo: documento que contiene indicaciones muy detalladas o precisas de realizar una tarea o actividad.

• Formato: documento de soporte donde consignan la información obtenido en el desarrollo de la actividad, convirtiéndose en el registro que evidencia la actividad ejecutada.

• Información documentada: información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio que la contiene.

• Documento Externo: información o datos de origen externo a la compañía que elaboran terceros: clientes, organismos o personas ajenas a la empresa y que son necesarios para la planificación y operación del Sistema de Gestión, se identifican y se controla su distribución.

• Documento Interno: información o datos de origen interno, que son utilizados, actualizados y administrados por personal de la organización.

• Listado Maestro de Documentos: índice de documentos establecidos que apoyan el control y la operación de los procesos, garantizando su actualización, disponibilidad y uso.

1. CONTENIDO

1. Generalidades:

• La documentación de los procesos se realiza para estandarizar procesos, normalizar y optimizar el trabajo.
• La información que se crea, consulta y modifica, está almacenada en un servidor central en la compañía BABYLON’S UMBRELLA.
• Cada proceso de la Compañía BABYLON’S UMBRELLA tiene una persona encargada de la Gestión Documental de su proceso.
• Aseguramiento de la Calidad supervisa y aprueba la información consignada en los documentos.
• Estructura documental:

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1. Elaboración: los documentos deben ser elaborados por el Gestor Documental de cada proceso, teniendo en cuenta el uso de terminología sencilla y clara, empleando (en lo posible) verbos en infinitivo. El tipo de letra establecida es de Arial en tamaño 11.

1. Codificación: los documentos deben ser codificados según se muestra a continuación.

Nota: instructivos, formatos (registros), conservan la codificación inicial del procedimiento al cual pertenecen

• Manual Calidad, Caracterización de Procesos y Procedimientos:

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• Instructivos:

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• Formatos:

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• Documentos Externos:

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1. Obsolescencia: cada Gestor Documental de proceso, debe solicitar por medio de la plataforma al área de Aseguramiento de la Calidad la necesidad de cambiar estado de obsoleto un documento en específico, justificando de forma clara dicha necesidad.

Cabe anotar que, el consecutivo del documento obsoleto, no podrá volver a ser usado a fin de garantizar trazabilidades.

1.  Almacenamiento: se realiza digitalmente durante la vigencia del documento. Su administración está a cargo del área de Aseguramiento de la Calidad.

1. Aprobación y renovación: todos los documentos deben ser aprobados únicamente por Aseguramiento de la Calidad. A continuación, se detalla el flujo:

La renovación, queda bajo responsabilidad del Gestor Documental de cada proceso. Aseguramiento de la Calidad interviene en la aprobación de la versión actualizada del documento.

1. Vigencia y cambio de documentos: cada vez que se cumpla el tiempo de vigencia de los documentos deben ser revisados. Cada una de las áreas es responsable de mantener actualizados y vigentes sus documentos:

• Caracterización de proceso y SOP: Estos tipos de documentos tienen como tiempo de vigencia máximo 2 años
• Instructivo: La vigencia para este tipo de documento debe ser de máximo 3 años
• Formatos - Registro: La vigencia para estos tipos de documentos debe ser de máximo 5 años.

1. Distribución: los documentos están disponibles para lectura en el medio digital usado por la compañía.

En los lugares donde exista un SOP impreso de debe manejar únicamente la copia de la última emisión, Esta copia debe tener un sello en tinta roja que dice ¨COPIA NO CONTROLADA ¨, las cuales no tienen validez para fines informativos en el desarrollo del proceso.

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