Sistema y procedimiento en la organización

1. Explique que son los sistemas y por qué puede considerar a la empresa como un sistema.

Un sistema es una agrupación de elementos en interacción dinámica organizados en función de un objetivo.

Los sistemas son un conjunto de elementos que suman esfuerzos ayudando de manera coordinada y con una constante interacción para alcanzar un objetivo en común, es identificable por un límite que lo define y se encuentre operando en un ambiente o entorno con el cual puede guardar una estrecha relación. En el mundo de los negocios sistema se refiere a todos aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de decisiones óptimas en las empresas.

Por qué puede considerar a la empresa como un sistema.

La empresa es un sistema porque está formada por una serie de elementos (materiales, inmateriales y humanos) interrelacionados que mediante un proceso determinado y gracias a una estructura organizativa tiende a la consecución de una serie de objetivos

1. Explique las ventajas del uso de los sistemas en la organización.

• Mejora el proceso de toma de decisiones: Permiten crear una base de datos compartida con más información y de mayor calidad para que los responsables puedan visualizar en un tiempo real agilizando, mejorando el proceso de toma de decisiones.

• Planificación realista de los escenarios futuros: Al disponer de información de mayor calidad es posible realizar estimaciones y previsiones realistas anticipándonos a los escenarios futuros.

• Mayor control y trazabilidad: Facilitan el seguimiento del producto a lo largo de la organización, desde que entra la materia prima hasta la entrega del producto acabado a los clientes.

• Mejor comunicación interna: Suprime las barreras a la información entre los distintos departamentos integrándolos y mejorando la comunicación interna.

• Automatización de tareas: Permiten automatizar tareas pesadas y repetitivas que anteriormente se realizaban a mano, facturas etc.

1. Explique de qué depende la efectividad y eficiencia de la implantación de los sistemas en las empresas.

Efectividad depende de la instalación del sistema que empezará a funcionar en un tiempo determinado, en donde se pone en marcha todo el sistema y el personal comienza con el uso de las herramientas. Lo que antes en la empresa se hacía de cierta manera en esta etapa se deja de hacer y se comienza con la nueva estructura.

La eficiencia depende de la corrida en el paralelo el cual consiste en procesar el sistema en un periodo de tiempo previamente determinado, a fin de asegurarse que el sistema satisface las necesidades planteadas.

4. Explique tres tipos de sistemas necesarios dentro de una gran empresa.

Sistema de producción

Tiene como objetivo manejar y controlar todas las operaciones que se generen dentro del proceso productivo de una empresa. El sistema de producción se encarga de combinar los factores de producción con el fin de que el resultado obtenido sea el mejor posible para la empresa.

Sistema de ventas

El sistema de ventas es una completa aplicación para la gestión de clientes, proveedores, facturación, cobranza, distribución y mercadeo, incluyendo la capacidad de realizar el registro de ventas de dichos productos y generar informes.

Sistema de transacciones

Es un tipo de sistemas que recopilan, almacenan y altera la información que ha sido recopilada a través de transacciones que se llevan a cabo dentro de la empresa, con la finalidad de procesar transacciones diarias acumulando toda la información recibida en una base de datos para su posterior consulta o informe.

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