Características fundamentales de los mensajes escritos

PROFUNDIZACIÓN DEL CONOCIMIENTO

LA REDACCIÓN:

CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES DE LOS MENSAJES ESCRITOS:

CLARIDAD:

Esta característica implica comprensión fácil y rápida, con una sola interpretación posible. Se obtiene sobre la base de un ordenamiento metódico de ideas y el uso correcto del lenguaje. MENSAJES CONFUSOS MENSAJES CLAROS Hablar con el personal de oficina, además de ser una buena rutina diaria, constituye por parte de los supervisores una excelente practica, que debería imitarse en algunos casos. Debe recomendarse a los supervisores que adopten la práctica diaria de hablar con su personal.

Nos complace informarle que su mercadería del pedido 4369, dejara nuestras oficinas para el traslado a sus bodegas. Además, emitiremos los documentos correspondientes con letra a 60 días, con un flete adicional por el traslado local que será cargado a su cuenta.

Nos complace anunciar la entrega de su pedido 4369 en sus bodegas para el 3 de octubre. Enviaremos, además, factura por flete local ascendente a $ 400 y una letra por $6200 para su aceptación y devolución.

BREVEDAD:

Un mensaje es breve cuando a pesar de haber usado el menor número de palabras, es claro y completo. Donald Walton lo ilustra muy bien en uno de sus subtítulos: “No use veinte palabras cuando cinco sean suficientes” MENSAJE DIFUSO MENSAJE BREVE

En relación con su informe del 15 de septiembre, en el que se refiere a las irregularidades advertidas en el departamento de Cómputo durante el año calendario 2010, me complace anunciarle el traslado de este asunto a la Gerencia de Personal para su solución.

Me complace anunciar el traslado de su informe 431 del 15 de septiembre a la Oficina de Recursos Humanos para el trámite correspondiente.

CORDIALIDAD:

Esta característica se relaciona con el tono amable y respetuoso que siempre se debe usar para la comunicación comercial. Nada mejor que una palabra amiga y atenta para transmitir una idea. El siguiente ejemplo ilustra la comparación entre el tono desatento y el amistoso cordial.

DESATENTO CORDIAL

En lo que a nosotros concierne, el desperfecto descubierto en su máquina tejedora “Wally” no es de nuestra responsabilidad y su empresa debería cambiarla o asumir su reparación por encontrarse en periodo de garantía.

Luego de la inspección realizada a la máquina tejedora “Wally” de su fabricación, nos parece justo, por encontrarse en periodo de garantía, que su empresa asuma el gasto de reposición o reparación. Tienen ustedes la palabra.

CORRECCIÓN:

Errores visibles pueden destruir la primera buena impresión que nos proponemos ganar con la carta. Por eso, corrección significa:

a- Buena ortografía.

b- Uso adecuado de mayúsculas.

c- Empleo apropiado de signos de puntuación.

d- División correcta de palabras al final del renglón.

e- Escritura apropiada de los números.

f- Presentación del mensaje en bloques tabulados y atractivos.

g- Limpieza y carencia de borrones.

h- Presentación de párrafos bien balanceados.

i- Uso adecuado de sinónimos.

j- Aplicación adecuada de los principios sintácticos y uso correcto de preposiciones.

POSITIVISMO:

Ser positivo en la vida es una forma de conducta. Es comunicar con empatía, pensando en el interés y circunstancias del interlocutor o lector. He aquí algunos rasgos:

a) El lenguaje positivo evita el reproche como: olvidó, dejó, etc.

b) Prefiere los posesivos: su, suyo, en lugar de “mi”, nuestro.

c) No toma los beneficios, los solicita.

d) Omite frases de estructura negativa y recurre a sus equivalentes positivos: “No nos oponemos” por “aceptamos” o “no nos entiende” por “permítanos explicárselo otra vez”.

LENGUAJE CON DOS SIGNOS (+) (-)

Señor Martínez, no voy a poder asistir hoy porque no me siento bien de salud.

Señor Martínez, permítame faltar al trabajo esta mañana para así poder atender mi salud en el hospital.

Ud. olvidó especificar el número de piezas de vajilla que desea y lamentamos no poder atender su pedido.

Apreciaremos que especifique el número de piezas de vajilla en su pedido Nro. 3765, para así poder atenderlo de inmediato.

NATURALIDAD Y SENCILLEZ:

El mensaje debe ser vivo y natural. La sencillez está en el lenguaje simple y directo, sin términos rebuscados o ambiguos. MENSAJE ARTIFICIAL MENSAJE NATURAL

Muy señor mío y amigo. Tengo el honor de dirigirme a usted. Espero vuestra complacencia. Su obsecuente servidor y amigo.

Estimado señor Martínez. Un saludo cordial, señor Martínez. Me complace comunicarle (informarle) Esperamos su plena satisfacción. Cordialmente, Hasta otra ocasión.

CREATIVIDAD:

Trate de ser genuino y creativo. Sus frases representan su personalidad y estilo.

DISCRECIÓN:

Exprese siempre lo que pueda y deba en forma discreta y diplomática.

CARTA COMERCIAL: EL FORMATO

El destinatario de una carta se impresiona favorablemente cuando encuentra una apariencia armoniosa, uniforme y atractiva. Luego, vendrá la coherencia y buen sentido de las ideas. Así, se habrá dado la fórmula ideal: armonía en el fondo y la forma.

PARTES DE UNA CARTA

COMERCIAL

1. Membrete: Conformado por:

- Razón social de le empresa.

- Domicilio o dilección.

- Publicidad o lemas.

- Logotipo.

2. Número consecutivo de la carta: Regulado por el Código de Comercio en algunos países; esta parte es útil para identificación y se le denomina número (referencia). 3. Lugar y fecha: Se acostumbra iniciar la carta con el nombre de la ciudad de origen. La RAE recomienda escribir la fecha en el siguiente en el siguiente orden: día, luego el mes y finalmente el año. El nombre del mes debe escribirse en minúsculo. Ejemplos: Santa Fe de Bogotá, 6 de diciembre de 2010. Lima, 11 de febrero de 2011. 4. Datos del Destinatario: Comprende las siguientes partes

a) Tratamiento: Puede ser: - Social: Señor, Señora, Señorita. - Académico: Dr., Lic., Ing., Prof., Cap. b) Nombre: Se integra con otros nombres y apellidos. c) Cargo: Necesario incluirlo en la carta comercial. d) Nombre de la empresa: No va con mayúsculas fijas. Sólo se usa así cuando se trata de una sigla. Cuando el cargo y la razón social son ciertos, pueden ir en el mismo renglón. e) Dirección: Preferentemente la escritura de la dirección exactamente como aparece en el documento original que se contesta. Ejemplos:

Señor ROGER LINARES MONTALVO Jefe de Relaciones Públicas Compañía de Teléfonos 2000 Calle 81 Nro. 3042. San José.

Doctor Aníbal Romero Gerente Estudio Jurídico Comercial Las Begonias 360 Lima 27. Perú

Sr. Roberto Solano Gerente de Compras Industrias Paralelas Inc. Apartado Postal 170 Ponce, Puerto Rico.

Señora NORMA DE CÁCERES Directora. Colegio Nacional Santa María Av. Insurgentes 4150 México D.F.

5. Asunto: El uso de esta parte no es muy práctico si se escriben cartas de un párrafo. Sin embargo, muchas entidades lo conservan para facilitar el manejo de los archivos y agilizar la labor de los ejecutivos.

Asunto: Oferta de fin de año.

Asunto: Embarque de su pedido 4399-07

6. Saludo o vocativo: En esta parte hay que diferenciar entre un mensaje parecido de un saludo y otro precedido de un vocativo. CON SALUDO CON VOCATIVO - Cordial saludo, señor Torres - Un saludo cordial para usted - Afectuosos saludo, señora Martínez - Saludos cordiales - Estimado señor Torres: - Distinguido doctor López: - Apreciada señora Martínez: - Señor embajador:

Estilo moderno

Estilo tradicional

7. Cuerpo o texto de la carta: El número ideal de párrafos es tres, es decir, introducción y desarrollo del tema. 8. Conclusión: Tener en cuenta el buen lenguaje, las relaciones humanas y todos los factores de corrección. 9. Despedida: Consecuente con un saludo, debe haber una despedida. Las palabras “atentamente” o “cordialmente” no son precisamente despedidas. Por eso, en armonía con un saludo al inicio debe haber una despedida al final. DESPEDIDA CORTESÍA Hasta otra ocasión. Hasta pronto. Agradeceré su respuesta Cordialmente, Atentamente, Sinceramente,

Moderno

Tradicional

El corresponsal tiene siempre la opción de elegir el estilo que más se acomode a su sentir y, sobre todo, al de su destinatario. Allí es donde la empatía debe funcionar. Nombre del remitente: Se emplea el mismo tipo de letra que se emplea para escribir el nombre del destinatario. Encima del nombre, va la firma del remitente. Cargo: A renglón seguido y sin sangría se escribe el cargo del remitente Anexo: Siempre es conveniente escribir información específica sobre lo que se envía: catálogos, letras de cambio, contratos, etc.

Anexo: Un contrato.

Anexo: Dos catálogos.

Anexo: Un cheque del Banco de Comercio.

Copia: Los nombres y cargos de los funcionarios que recibieran copia del documento:

Copia: Director de Relaciones Pública Jefe del Departamento de Mercadeo. Supervisor de ventas

Copia: Doctor José Pérez Galarreta, Gerente de Créditos Doctora María Trelles Montes, Jefa de Cobranzas

Ejemplo de carta comercial:

Lima, 2 de agosto de 2008. Señores Corresponsales de América América Latina Un saludo cordial para todos ustedes. Una carta moderna y atractiva se caracteriza por la óptima distribución de sus elementos, márgenes y espacios proporcionados, nitidez y corrección inigualables. La forma y fondo de una carta

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