Distribución de funciones Anfitrión de Servicios – Encargado(s) en vacaciones y/o Ausencia.

FUNCIÓN

FUNCIONARIO ENCARGADO

FUNCIONARIOS APOYO

• Realizar un adecuado acompañamiento, orientación y apoyo de servicios a los deudos, allegados y visitantes a las salas de velación, con el propósito de generar una estancia confortable y memorable para ellos y de solemnidad para su familiar fallecido.

• Anfitrión de Servicios

N/A

• Coordinar las actividades de limpieza y mantenimiento de las salas de velación e inspeccionar su estado antes de efectuar la entrega, asegurando que estén en condiciones adecuadas para su uso. Inspeccionar que el personal de servicios generales esté debidamente uniformado y presentado.

• Anfitrión de Servicios

N/A

• Identificar las salas de velación y entregar los conjuntos recordatorios.

• Anfitrión de Servicios

• Asesores de servicios.
• Recepcionistas.

• Verificar que las bebidas que se reparten sean de la calidad y cantidad establecida.

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.

• Velar por la armonía de los espacios del área de servicios (aseo, orden, ruidos molestos, niños jugando, etc.)

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.
• Asesores de servicios.
• Recepcionistas.

• Realizar la entrega de la sala de velación al contratante o familiar del fallecido.

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.
• Asesores de servicios.
• Recepcionistas.

• Realizar la salida de servicios en sala (revisar presentación de vehículos proveedores, retirar y recolectar las tarjetas de los ramos, libro de oraciones y el denario e informar al contratante y familiares la salida).

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.
• Asesores de servicios.

Recepcionistas.

• Presentarse formalmente ante las personas que se encuentran en la sala de velación y ofrecerse para resolver cualquier duda o solicitud, así mismo, visitar las salas regularmente a fin de inspeccionar que todo se encuentre en oren y apoyar sus necesidades con una esmerada atención personalizada.

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.

• Realizar el guión de Apertura de sala.

• Anfitrión de Servicios

N/A

• Aplicar el protocolo y guión establecido para la liberación del cuerpo, ya sea en la sala de entrega o sala de velación.

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.
• Asesores de servicios.
• Recepcionistas.

• Aplicar el ritual y protocolo de desplazamiento para el cortejo de traslado a la sala de velación.

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.
• Asesores de servicios.
• Recepcionistas.

• Realizar el protocolo, guión y ritual de la imposición del símbolo de precedencia.

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.
• Asesores de servicios.
• Recepcionistas.

• Elaboración del elogio (homenaje central) a realizar en cada servicio y aplicar el guión de oración o acto ecuménico en sala.

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.
• Recepcionistas.

• Aplicar el guión y protocolo de despedida del servicio.

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.
• Recepcionistas.

• Organizar la logística para los cortejos fúnebres.

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.

• Organizar los ritos a aplicar para velación de servicios de otras religiones.

• Anfitrión de Servicios

N/A

• Informar al Director de Servicios sobre los hechos o situaciones irregulares o de especial interés ocurridos en los diferentes turnos con el personal o usuarios.

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.
• Asesores de servicios.
• Recepcionistas.

• Coordinar la ejecución de los protocolos de servicios establecidos en las diferentes sedes.

• Anfitrión de Servicios

N/A

• Coordinar los descansos, horas extras y refuerzos en turno del personal a cargo.

• Anfitrión de Servicios

• Coordinador Logístico.

• Asistir a reuniones, comités de trabajo, capacitaciones y evaluaciones programadas por la organización.

• Anfitrión de Servicios

N/A

• Propender porque en las actividades o proyectos que emprenda o participe se genere la optimización de recursos humanos y físicos.

• Anfitrión de Servicios

N/A

• Mantener buen trato con el cliente interno, basado en el respeto y la ayuda mutua.

• Anfitrión de Servicios

N/A

• Responder por la custodia y manejo adecuado de los documentos de la Organización.

• Anfitrión de Servicios

N/A

• Velar por la custodia y cuidado de los bienes muebles  inmuebles de la empresa.

• Anfitrión de Servicios

N/A

• Colaborar con el mantenimiento del archivo de los documentos a su cargo y el orden de la oficina.

• Anfitrión de Servicios

N/A

• Estar disponible para efectuar traslados nacionales y locales por motivo de:

• Visitas a las sedes de la organización.
• Capacitaciones o pasantías suministradas o autorizadas por la empresa.
• Gestionar actividades propias del cargo y otros traslados requeridos por su jefe inmediato.

• Anfitrión de Servicios

N/A

• Las demás que le sean encomendadas por su superior y correspondan a la naturaleza del cargo.

• Anfitrión de Servicios

N/A