SISTEMA DE CONTROL POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

SISTEMA DE CONTROL POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

Es una técnica que sirve para controlar los ingresos, costos y gastos, tomando en consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área o departamento. La contabilidad administrativa tiene un objetivo triple: ayuda a planear, a tomar decisiones y ejercer control administrativo. Algunas herramientas facilitan el control administrativo, como los costos estándar, los presupuestos, el modelo costo-volumen-utilidad, costeo basado en actividades. Sin embargo, carecen de sentido si no existiera un sistema de información contable que las integraran, ayudando a efectuar adecuadamente el control administrativo. Corresponde estudio y análisis de los sistemas de información para ejercer el control administrativo y dela forma en que deben ser utilizados para realizar dicha actividad

1. TIPOS DE CONTROL

Control Guía o direccional: Este método consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operación. Un ejemplo sería un vuelo espacial donde se planean y se aplican acciones correctivas antes del alunizaje.

Control selectivo: Consiste en la verificación de muestras de determinada operación para detectar si cumple los requisitos previstos, para determinar si se puede continuar con el proceso. Como ejemplo de éste método se encuentra el control de calidad, en la modalidad que emplean muchas empresas de producción.

Control después de la acción: Una vez que la operación ha concluido, se miden los resultados y se comparan con un estándar previamente establecido. Los presupuestos son el ejemplo típico de éste sistema de control.

Áreas de producción: Si la empresa es industrial, el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el área de producción son los siguientes:

Control de producción: El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.

Control de calidad: Corregir cualquier desvío de los estándares de calidad de los productos o servicios, en cada sección (control de rechazos, inspecciones, entre otros).

Control de costos: Verificar continuamente los costos de producción, ya sea de materia prima o de mano de obra.

Control de los tiempos de producción: Por operario o por maquinaria; para eliminar desperdicios de tiempo o esperas innecesarias aplicando los estudios de tiempos y movimientos.

Control de inventarios: De materias primas, partes y herramientas, productos, tanto su ensamblados como terminados, entre otros.

Control de operaciones Productivos: Fijación de rutas, programas y abastecimientos, entre otros.

Control de desperdicios: Se refiere la fijación de sus mínimos tolerables y deseables.

Control de mantenimiento y conservación: Tiempos de máquinas paradas, costos, entre otros.

Área comercial: Es el área de la empresa que se encarga de vender o comercializar los productos o servicios producidos.

Control de ventas: Acompaña el volumen diario, semanal, mensual y anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, región, producto o servicio, con el fin de señalar fallas o distorsiones en relación con las previsiones.

Pueden mencionarse como principales controles de ventas:

Por volumen total de las mismas ventas.

Por tipos de artículos vendidos.

Por volumen de ventas estacionales.

Por el precio de artículos vendidos.

Por clientes.

Por territorios.

Por vendedores.

Por utilidades producidas.

Por costos de los diversos tipos de ventas.

Control de propaganda: Para acompañar la propaganda contratada por la empresa y verificar su resultado en las ventas.

Control de costos: Para verificar continuamente los costos de ventas, así como las comisiones de los vendedores, los costos de propaganda, entre otros.

Área financiera: Es el área de la empresa que se encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el área financiera se presentan a continuación:

Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier desvío en los gastos.

Control de costos: Control global de los costos incurridos por la empresa, ya sean costos de producción, de ventas, administrativos (gastos administrativos entre los cuales están; salarios de la dirección y gerencia, alquiler de edificios, entre otros), financieros como los intereses y amortizaciones, préstamos o financiamientos externos entre otros.

Área de recursos humanos: Es el área que administra al personal, los principales controles que se aplican son los que siguen:

Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal, las faltas justificadas por motivos médicos, y las no justificadas.

Control de vacaciones: Es el control que señala cuando un funcionario debe entrar en vacaciones y por cuántos días.

Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o correcciones, despidos colectivos, entre otros.

1.1 SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Sistema de Control Administrativo comprende el plan de organización, las políticas, normas, así como los métodos y procedimientos adoptados para la autorización, procesamiento, clasificación, registro, verificación, evaluación, seguridad y protección físicas de los activos, incorporados en los procesos administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo.

Etapas para diseñar un sistema de control administrativo

Definición de los resultados deseados:

1.-El diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la administración, determinado el conjunto de acontecimientos deseables en el futuro. Una vez más queda demostrada la interacción entre planeación y control. En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados expresen en dimensiones cuantificables la definición de los resultados deseados.

2- Determinación de las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados:

La idea de que el control administrativo consiste exclusivamente en comparar lo efectivamente producido con lo deseado es errónea. Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción que durante el proceso del control ayudaran a la obtención de los resultados deseados.

3-Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados:

Lo que se pretende en esta es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones. Es decir, cada elemento predictivo necesita un estándar en función de los resultados deseados

4- Especificación de flujo de información:

El éxito de un sistema de información para ejercer el control administrativo está en función de aplicar la filosofía de la calidad del servicio, es decir barra que preguntarle a cada responsable de las diferentes áreas que integran la empresa sean de línea o bien de staff.

5-Evaluación y aplicación de la acción correctiva.

Antes de iniciar la acción correctiva se requiere un análisis cuidadoso de cada elemento predictivo para detectar donde se encuentran realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio.

La elección final y aplicación de la correctiva deben ser responsabilidad del ej. Cultivo de línea, de modo que dicha acción no perturbe la secuencia normal de actividades. En esta etapa, el administrador debe preguntarse si es imprescindible planear nuevamente, es decir, corregir el curso de acción actual, en la función de la corrección propuesta, de tal forma que la brecha entre lo presupuestado y lo real se haga cada vez menor.

2. VENTAJAS DE LA "CONTABILIDAD POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD"

Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa. Proporciona información y señala las áreas que lograron su objetivo, siempre hay un responsable para cada área

Ayuda a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada administrador comparar entre su presupuesto y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas, especialmente a detectar que actividades o procesos no agregan valor y deben ser eliminados.

Elimina la presentación tradicional de los resultados, favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidades.

Motiva a utilizar la administración por objetivos o por resultados, ya que separa el objetivo principal de la empresa en sus objetivos destinados a cada área señalando en cada objetivo las pautas para lograrlo.

3. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS "CENTROS POR ÁREAS DE RESPONSABILIDAD"

La eficiencia con la que se maneja un área depende de la relación de sus insumos y resultado. Dicha relación puede ser medida comparando lo que agrega valor respecto a lo que no agrega valor. La manera en que se realiza esta comparación depende de la naturaleza del área de responsabilidad de que se trate. No es igual el análisis de un centro de costos, que de un centro de utilidades; debe considerarse los matices de las áreas de responsabilidad y elaborar el estudio basado en actividades con el cual se medirá la eficiencia de dicha unidad.

Todos los centros de responsabilidad generan resultados y a su vez tienen insumos. Por tanto se clasifican y organizan en función de la dificultad de medir ambos factores y la relación entre ellos.

Los principales tipos de responsabilidad son:

Centros de costos estándar

Centros de ingresos

Centros de gastos discrecionales

Centros de utilidades

Centros de inversiones

3.1. CENTROS DE COSTOS ESTÁNDAR

Este sistema de control parte del principio de que se pueden medir los resultados multiplicando su cantidad física por el costo unitario estándar de cada producto obtenido.

Este sistema de control debe incluir ciertos aspectos cuantificables aparte de los costos estándar, como norma de calidad uso de la capacidad instalada etc. Lo cual se debe indicar en forma estandarizada. También es conveniente analizar ciertos datos cualitativos como rotación del personal y moral del grupo.

3.2. CENTROS DE INGRESOS

Trata de medir la captación de mercado, expresada en términos de ventas, lo cual puede ser comparado con lo que cuesta lograr esas ventas. Este centro supone el establecimiento de un presupuesto de ingreso de ventas y de gastos de venta de tal manera que periódicamente se puede comparar lo presupuestado y se justifiquen las diferencias; por ejemplo mercadotecnia de la división bienes de capital.

3.3. CENTROS DE GASTOS DISCRECIONALES

Algunas áreas de la organización no pueden ser medidas como centro de costos estándar o de ingresos. Estas áreas son las administrativas: contraloría, relaciones industriales, departamento legal, investigación y desarrollo, etc. Claro está que a todos ellos se les asigna un presupuesto de gasto, el cual se compara periódicamente con lo realizado de aquí se desprende que el control de gastos no es representativo de la actuación de los ejecutivos, tener un presupuesto de gastos motiva a los responsables a mantenerlo ajustándose a él.

3.4. CENTROS DE UTILIDADES

Los centros de costos estándar y de ingreso miden básicamente un subconjunto de la utilidad de la organización al que pertenece. Lo importante es que un centro de utilidades permite medir los insumos y resultados, y las relaciones entre ellos dejando que la utilidad sea una mediada integral de la actuación al evaluar insumos, mercados y la interacción entre ellos; por ejemplo, Las divisiones enseres , alimentos y bienes de capital.

3.5 CENTROS DE INVERSIONES

La diferencia entre un centro de utilidad y una de inversión es que lo que se mide en este último es la forma como se ha, manejado los activos o recursos asignados en un área o división de la compañía. Estos son los principales centros de responsabilidad financiera que pueden ser utilizados en cualquier organización.

4. ESTÁNDARES CONTRA LOS QUE SE EVALÚAN LAS DIFERENTES ÁREAS DE RESPONSABILIDAD

Centros de responsabilidad

Determinado las áreas, sus responsables y la codificación respectiva, toca determinar en cada una de las áreas de responsabilidad el control que se tendrá de las partidas que utiliza dicha unidad. Las partidas controlables son la clave para evaluar la actuación de los ejecutivos. El costo controlable es realizado por una persona que tiene autoridad y responsabilidad sobre su ocurrencia. Esto no quiere decir que el ejecutivo responsable de un área solo se preocupe de las partidas controlables, porque existen ciertas partidas que aunque no sean controlables para él, se deben mostrar en su reporte de actuación, para analizarle cuidado que tiene al administrar los recursos encomendados él. Por ejemplo la depreciación de la maquinaria del grupo tecnológico dos, no es controlable para el jefe del cuidado del grupo tecnológico, porque el monto de la inversión y de la depreciación fue decidido por el director de la división.

Todos los centros de responsabilidad generan resultados (producen algo) y a su vez todos necesitan insumos (consumen recursos). Por tanto la clasificación se organiza en función de la dificultad de medir ambos factores y la relación entre ellos.

4.1. IDENTIFICACIÓN EN CADA CENTRO

Identificadores y Centros de Responsabilidad.

La formulación de la estrategia y del diseño de la estructura permite determinar objetivos específicos para cada uno de los diferentes centros de responsabilidad.

La descentralización supone dividir la organización en diferentes unidades organizativas y otorgar una mayor responsabilidad a las personas encargadas de gestionar en cada unidad. Esto permite que la dirección pueda delegar las operaciones del día a día y concentrarse en tareas de carácter más estratégico.

Desde la perspectiva del control de cada organización es necesario identificar las características de cada centro de responsabilidad (personas, funciones, jerarquía, responsabilidades, grado de descentralización de las decisiones, relación con otras unidades, mecanismos de coordinación) para realizar su control pues éste debe realizarse en función de su grado de responsabilidad en las variables de decisión que afectan el resultado y que por tanto están bajo su influencia.

Los centros de responsabilidad desde la perspectiva del control:

* Facilitan la comunicación y negociación de objetivos.

* Clarifican las responsabilidades de cada centro en el proceso de decisión.

* Estimulan la motivación y la iniciativa.

* Facilitan la evaluación de la actuación de cada responsable y de la identificación de problemas.

Al ser determinados y coordinados los centros de responsabilidad, se pueden establecer indicadores que permitan:

* Establecer los objetivos iníciales de las diferentes unidades.

* Medir, y evaluar a posteriori, el comportamiento y el grado de cumplimiento de las actividades y responsabilidades de cada centro.

* Diseñar el sistema de información que facilite la toma de decisiones y el control.

* Facilitar la definición de los objetivos al concentrarse en ésta los indicadores.

* Medir la contribución de cada centro al resultado.

* Evaluar la actuación de cada responsable.

GLOSARIO

- Costeo: Sistema mediante el cual se asignan los costos a un producto o servicio basado en los recursos que estos consumen. Es una alternativa al sistema tradicional en el cual los costos indirectos u "overhead" (marketing, electricidad, teléfono, etc.) son aplicados en proporción a los costos directos.

- Estándar: Que tiene el tamaño, la forma o cualquier otra característica que sigue al modelo.

- Ingreso: Son todos aquellos recursos que obtienen los individuos, sociedades o gobiernos por el uso de riqueza, trabajo humano, o cualquier otro motivo que incremente su patrimonio.

- Costos: Valorización monetaria de la suma de recursos y esfuerzos que han de invertirse para la producción de un bien o de un servicio.

- Gasto: Es toda aquella erogación que llevan a cabo los entes económicos para adquirir los medios necesarios en la realización de sus actividades de producción de bienes o servicios, ya sean públicos o privados.

- Ventas estacionales: Venta de productos y/o servicios con una alta demanda en periodos estacionales concretos.

- Amortizaciones: Extinción gradual de cualquier deuda durante un periodo de tiempo; por ejemplo: la redención de una deuda mediante pagos consecutivos al acreedor, la extinción gradual periódica en libros de una prima de seguros o de una prima sobre bonos.

- Acción correctiva: Es la acción que se toma para prevenir que algo vuelva a producirse.

- Costos estándar: Es una medida de qué tanto debe costar producir una unidad de producto o servicio siempre bajo condiciones de eficiencia, es decir sin desperdicios, tiempo ocioso, etc.

- Costo estándar: indica lo que debe costar un artículo, con base en la eficiencia del trabajo normal de una empresa.

Insumos: Son los bienes y servicios que incorporan al proceso productivo las unidades económicas y que, con el trabajo de los obreros y empleados y el apoyo de las máquinas, son transformados en otros bienes o servicios con un valor agregado mayor.

- Mercadotecnia: Estudio de las técnicas y métodos que mejoran la venta o comercialización de diferentes productos.

- A posteriori: Indica la demostración que consiste en ir del efecto a la causa o de las propiedades de una cosa a su esencia.

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