Sistema De Control Por Areas De Responsabilidad

SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Definición de los resultados deseados

El diseño de un buen sistema de control debe iniciarse en función de un objetivo fijado por la administración, determinado el conjunto de acontecimiento deseable en el futuro. Una vez más queda demostrada la interacción entre planeación y control.

En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables. Supongamos ejemplo, que se desea que el rendimiento sobre la inversión sea de 20%, con un margen de 10% y una rotación de 2. Recordaremos: lo que no se puede medir, no se puede evaluar y lo que no se publica jamás se mejora.

Determinación de las predicciones que guiara hacia los resultados deseados

Es errónea la idea de que el control administrativo consiste exclusivamente en comparar lo efectivamente producido con lo deseado. Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipación los elementos de predicción que durante el proceso del control ayudaran a la obtención de los resultados deseados.

Los elementos predicativos son indicadores para detectar desviaciones respecto a lo planeado y corregir oportunamente las fallas.

A continuación se verán algunas formas de definir los elementos predictivos.

a) Cambios en los niveles medibles de los insumos

Por ejemplo, si se prevé un cambio en los suelos, se puede asegurar que ello implicara un nuevo gusto. Un contrato de compra de materiales va a generar costos futuros y de embarque

b) Complejidad de proceso

El grado de complejidad con que se conduce la operación provee una buena base para determinar lo que habrá de efectuarse; por ejemplo, el número mensual de llamadas por teléfono de una gerencia de seguros ayudara a pronosticar el trabajo que habrá en los próximos meses.

c) Síntomas

Aunque los síntomas no afecten directamente a los resultados, pueden influir y ayudar a predecir, por ejemplo, el ausentismo indica baja moral del personal. Por eso se dice que la función de los elementos predictivos es evitar que aumente la brecha entre lo deseado y lo real, aplicando las acciones correctivas antes los primeros síntomas de desviación.

Determinación de los estándares de los elementos predictivos en función de los resultados deseados

Lo que se pretende en esta etapa es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harán las comparaciones. Es decir, cada elemento predicativo necesita un estándar en función de los resultados deseados, de manera que se vea por simple comparación cuando se debe aplicar una acción correctiva. Por ejemplo para el departamento de finanzas, el hecho de que un cliente no respete las condiciones de pago en un mes no es grave, en principio, pero tres o cinco clientes morosos en un mes ya pueden generar un problema de liquidez.

Es recomendable que estos estándares sean flexibles; es decir, que ante circunstancias especiales pueden adaptarse. Una compañía puede aumentar su inventario, es decir, salirse de su pronóstico o estándar ante una posible escasez de materia prima.

Especificación de flujo de información

El éxito de un sistema de información para ejercer el control administrativo dependerá de aplicar la filosofía de la calidad de servicio; habrá que preguntarle a cada responsable de las áreas de línea o bien de staff.

¿Qué indicadores quieres que se te informe?

¿Cada cuanto quieres que te envíen?

¿Cómo quieres que se te presente?

Para ello, se necesita distinguir entre dos grupos diferentes de usuarios de la informacion:

Quienes toman decisiones dentro de la línea

Quienes no toman decisiones dentro de la línea

Los primeros actúan en forma rápida, ya que son los que tienen mayores conocimientos sobre determinado problema y sin duda habrán de lograr encauzar determinada actividad.

El flujo de informacion para el segundo grupo dependerá de la función que cumpla dentro de la organización, ya que generalmente no esta en el campo de toma de decisiones, sino en planeación o estudio de problemas específicos.

Debe evitarse que el flujo de informacion origine fricciones entre ambos grupos al participar un miembro del grupo directivo en algunas acciones correctivas. Lo más importante en esta etapa, independientemente de los canales de información que se establezcan, es que los administradores estén seguros de la confiabilidad y de la relevancia de la informacion que están manejando.

Evaluación y aplicación de acción correctiva

Antes de iniciar la acción correctiva se requiere un análisis de cada elemento predictivo para detectar donde se encuentra realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar seguro de la efectividad del remedio. Por ejemplo, un incremento en el desperdicio de materia puede deberse parcialmente a fallas mecánicas, pero el problema grave puede ser que la moral del grupo sea muy baja.

Junto con el análisis anterior se deben evaluar las diferentes acciones correctivas que pueden emprenderse para solucionar los problemas, discutiendo las ventajas y desventajas de cada una.

La elección final y aplicación de las acciones correctivas deben ser responsabilidad del ejecutivo de línea de modo que dicha acción no perturbe la secuencia normal de actividades.

Contabilidad por áreas de responsabilidad

Analizaremos a continuación un sistema de información específico para realizar el control administrativo.

Este sistema se denomina contabilidad por áreas de responsabilidad

Es necesario establecer la diferencia entre este sistema de informacion y la contabilidad tradicional.

Se puede decir que en su forma clásica la contabilidad esta orientada a generar información sobre los resultados orientada a generar informacion sobre los resultados obtenidos por función funciones en la empresa.

Por ejemplo, en el estado de resultados se informa del costo de producción, de gastos de administración y de gastos de venta, lo cual sirve de marco de referencia para comparar en relación con los gastos presupuestados del costo de ventas así como de cada una de las funciones de venta y administración. Sin embargo dicho análisis es pobre porque no se llega al verdadero problema, ya que se tiende a encubrir a las personas que provocan

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