ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

UNIVERSIDAD DE ORIENTE

NÚCLEO ANZOÁTEGUI

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE CONTADURÍA

CÁTEDRA: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Profesor: Bachilleres:

Sección: Landkoer, Leeney C. I.: 25.389.269

Bermudez, Richard C.I 22.574.579

Fermin, Anabelys C.I 19.315.366

Bonillo, Carlos C.I 20.755.905

Quijada, Alejandra C.I 24.231.106

Tortolani, Tatiana C.I 22.570.121

Barreto, Janina C.I 222.844.313

Puerto La Cruz, Mayo 2014.

ÍNDICE

ÍNDICE 2

INTRODUCCIÓN 3

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Definición 4

Fases del Análisis de Sistemas y Procedimientos 5

1. Planeación del Estudio: 5

2. Análisis de la Situación Actual: 10

3. Diseño y Presentación a la Gerencia y Autorización: 14

4. Construcción, Instalación, Ejecución y Seguimiento del Nuevo Sistema: 17

CONCLUSIÓN 20

BIBLIOGRAFÍA 21

INTRODUCCIÓN

Universalmente, las organizaciones son sistemas que actúan de manera recíproca con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. La creación o establecimiento de un nuevo sistema de información en la organización, puede ser una tarea compleja. Es por ello que existe un proceso de análisis y diseño de sistemas que auxilia en la resolución de tales problemas.

En una organización o empresa, el análisis y diseño de sistemas, es el proceso de estudiar su situación con la finalidad de observar cómo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora. Todas las organizaciones cuentan con sistemas y procedimientos de algún tipo, acorde a la naturaleza de la empresa y que sus empleados deben utilizar.

Los sistemas que pueden estar formados por otros sistemas de denominan sub-sistemas y funcionan para alcanzar los fines de su implantación. Cuando se desea implantar un nuevo sistema, de tal forma que sus miembros sean más productivos, obteniendo un mayor provecho y apoyo del mismo, se requiere realizar una serie de acciones y previsiones.

ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Definición

Los procedimientos son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderos guías de acción más bien que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse.

Según Melinkoff, (1990), "Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores". (p. 28)

El hecho importante es que los procedimientos existen a todo lo largo de una organización, aunque, como sería de esperar, se vuelven cada vez más rigurosos en los niveles bajos, más que todo por la necesidad de un control riguroso para detallar la acción, de los trabajos rutinarios llega a tener una mayor eficiencia cuando se ordenan de un solo modo.

Gómez (1993) señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero". (p.61).

Según Biegler J. (1980) "Los procedimientos representan la empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor función en cuanto a las actividades dentro de la organización". (p.54)

Un sistema: es una serie de elementos que forman una actividad, un procedimiento o un plan de procedimientos que buscan una meta o metas comunes mediante la manipulación de datos o energía o materia.

El análisis o estudio de los sistemas es un conjunto de técnicas destinadas al análisis de procedimientos que permitirán cambios en los existentes o la implantación de otros, con los cuales se aspira lograr la solución a los problemas existentes en una unidad determinada de la organización.

El análisis de sistemas se refiere entonces al proceso de examinar la situación de una organización y sus estructuras funcionales con el propósito de mejorar su funcionamiento, a través del establecimiento de métodos y procedimientos más adecuados o adaptados a las necesidades existentes.

La ubicación de los sistemas y procedimientos de trabajo se halla en el elemento administrativo de la planeación, que es el momento donde se definen cómo se van a hacer las cosas.

Fases del Análisis de Sistemas y Procedimientos

1. Planeación del Estudio

2. Análisis de la Situación Actual

3. Diseño y Presentación a la Gerencia

4. Construcción, Instalación, Ejecución y Seguimiento del Nuevo Sistema

1. Planeación del Estudio:

Corresponde a la etapa comprendida desde que surge la necesidad de modificar un procedimiento hasta el momento en el cual se definen definitivamente los pasos a seguir durante el desarrollo del trabajo, es decir, que aquí se formulan un conjunto de propósitos básicos que serían la base de las metas a cumplirse y se diseña un plan de acción que guiará al analista durante el progreso de su labor. Esta fase incluye:

a) Solicitud del Proyecto:

Constituye la formalización para que el Departamento de Sistemas y Procedimientos o los asesores externos inicien el trabajo, y, constituye la base para la asignación del proyecto a los analistas, cuyo principal objetivo es establecer con precisión, los fines, alcance, área, recursos y condiciones ambientales donde se desarrollará el estudio. Entre sus principales requisitos mínimos se encuentran:

* Deben provenir de los jefes de departamento o gerencia media de la organización.

* Estar autorizados por la presidencia de la organización.

* Estar incluidas en los planes de la organización.

* Definir el objetivo del proyecto, áreas involucradas y el problema.

* Estar descritas con claridad y precisión por el supervisor involucrado con la finalidad de dar al analista una clara visión del proyecto.

* Es necesario que exista una verdadera necesidad.

* Es de vital importancia tomar en cuenta el costo del proyecto de análisis a realizar.

* En la decisión de solicitar el proyecto se tomará en consideración las presiones de los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos y en los cuales no está la raíz del problema.

Durante el desarrollo de esta fase participan:

a) Los altos miembros del personal que tiene la potestad de decidir acerca de la necesidad de modificar un procedimiento o establecer uno nuevo; tales como: los jefes de los departamentos involucrados en los procedimientos que se desean modificar, o en los cuales se instalará uno nuevo; loa gerentes cuando las modificaciones y nuevas implementaciones estén incluidas dentro de los planes a mediano plazo establecidos en la organización; o para atender las solicitudes de los jefes de unidad; y la presidencia cuando los cambios en los sistemas están incluidos los planes de mejoramiento de gran envergadura y a largo plazo.

b) Jefe de sistemas y procedimientos: es la persona hacia la cual va dirigida la solicitud, actúa como enlace entre el solicitante y el analista, tiene la responsabilidad de seleccionar al encargado de desarrollar el proyecto y de suministrarle la orientación e información necesaria respecto a objetivos, alcance, recursos, disponibilidad de tiempo, asesoramiento, etc.

b) Asignación del Proyecto:

Consiste en la remisión o delegación del estudio, por parte del jefe o encargado del departamento de sistemas y procedimientos, a uno de sus analistas de acuerdo a su experiencia, capacidad técnica y estudios realizados.

Es necesario formalizar la asignación del proyecto por escrito y en un formato especial en el cual se describan el alcance del proyecto, así como los objetivos, resultados esperados, antecedentes de trabajos similares, sugerencias, métodos para desarrollar el trabajo, etc., así como cualquier otra información adicional, tal como: tiempo disponible para realizar el trabajo, posibles métodos de investigación que puedan ser utilizados, personal a entrevistar, documentos a examinar, personal designado, estructura organizacional (tanto de la empresa como del área del problema); lo que se amerita básicamente es una hoja de proyecto preparada más o menos en detalle, dependiendo de la complejidad del estudio, que ayudará a aclarar y precisar la asignación de proyecto, información que bien utilizada por el analista le permitirá planificar mejor su trabajo para desarrollarlo rápida y eficientemente.

c) Planeación del Proyecto:

Una vez asignado el proyecto, el analista procede a preparar

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