Administración de empresas. Interrelación entre las funciones

1. El Proceso Administrativo

Antes de definir lo que es un proceso administrativo es importante saber lo que es la administración y proceso:

La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades dentro de una organización y de utilizar todos los recursos organizacionales disponibles para conseguir los objetivos ya establecidos.

El Proceso es el conjunto de fases o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

El Proceso Administrativo se define como el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, estas se interrelacionan y forman un proceso integral, además es un medio de integrar diferentes actividades para poner en marcha la estrategia empresarial.

Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.

Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales que son planeación, organización, ejecución y control constituyen el proceso de la administración. Estas funciones se definen así:

1. La planeación para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

2. La organizacion para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

3. La ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.

4. El control de las actividades para que se conformen con los planes.

Interrelación entre las funciones

En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están de modo entrelazadas e interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.

La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se haya involucrado en muchos objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente tal vez está actuando con todo propósito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor énfasis en ciertas funciones más que en otras, dependiendo de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en acción.

La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en el vació debe haber algo que controlar.

En realidad, la planeación está involucrada en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada función fundamental de la administración afecta a las otras y todas están relacionadas para formar el proceso administrativo.

2. Universalidad del Proceso Administrativo

El proceso administrativo tiene aplicación universal. Esto es de importancia: significa que las funciones fundamentales de planear, organizar, dirección y control son básicas y están desempeñadas por el gerente, sin importar el tipo de empresa, la actividad principal o el nivel en el cual trabaja el gerente. El proceso administrativo representa la tela común de los gerentes y facilita el estudio de la administración. Es universalmente hallada dondequiera que las personas trabajen juntas para lograr objetivos comunes.

Este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la organización ya sea directivo o simplemente de supervisión. Sin embargo es necesario anunciar algunos de los argumentos más relevantes que fundamentan la importancia de esta disciplina:

 Con la universalidad de la administración se demuestra que esta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, aunque, lógicamente, en los grupos más numerosos es de mayor utilidad.

 Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr los objetivos con mayor efectividad.

 La productividad y eficiencia de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración.

 A través de sus principios de administración contribuye al bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas y generar empleos, todo lo cual tiene múltiples connotaciones en diversas actividades del hombre.

3. Funciones del Proceso Administrativo

Este proceso comprende dos fases, una estructural en las que a partir de uno o más objetivos se determinan la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la que se ejecutan todas las actividades necesarias para lograr lo establecido durante el periodo de estructuración.

Estas fases se definen: mecánica o estructural que es la parte teórica del proceso en la que se establece que debe hacerse, esta comprende a la planeación y la organización, y la dinámica se refiere a cómo manejar el organismo social y la conforman la dirección y el control.

La Planeación.

Es la primera función administrativa y se encarga de definir los objetivos para el futuro desempeño organizacional y decide sobre los recursos y tareas necesarias para alcanzarlos de manera adecuada; gracias a la planeación el administrador se guía por los objetivos buscados y las acciones necesarias para conseguirlos, basados en algún método, plan o lógica en vez de dejar todo al azar.

Importancia de la Planeación.

Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:

• Propicia el desarrollo de la empresa al establecer métodos de utilización racional de los recursos.

• Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presentan, con las mayores garantías de éxito.

• Mantiene una mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir y un afán de lograr y mejorar las cosas.

• Condiciona a la empresa y al ambiente que le rodea.

• Reduce al mínimo los riesgos, y aprovecha al máximo las oportunidades.

• Promueve la eficiencia al eliminar la improvisación.

• Proporciona los elementos para llevar a cabo el control.

• Permite al ejecutivo evaluar las alternativas antes de tomar una decisión.

La Organización:

Es la función administrativa relacionada con la asignación de tareas, la distribución de las mismas y la asignación de los recursos necesarios entre el equipo o departamento. Además es el proceso de comprometer a las personas en un trabajo conjunto estructurado para conseguir objetivos comunes.

Importancia de la Organización.

Los fundamentos básicos que nos llevan a la importancia de la Organización son:

• Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.)

• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

• Suministra los elementos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

• Elimina la lentitud y la ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.

La Dirección:

Es la función administrativa que incluye el empleo de la influencia para activar y motivar a las personas a alcanzar los objetivos organizacionales. Dentro de la dirección influyen la comunicación, la supervisión y la motivación. Dos estrategias para aumentar la motivación es ofreciéndole al empleado al extra, ya sean comisiones o ascensos por su desempeño dentro de la empresa.

Importancia de la dirección:

La dirección es transcendental por:

- A través de ella se logran las formas de conductas mas deseables en los miembros de la estructura organizacional

- La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad

- Su cualidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización, y en la eficacia de los sistemas de control

- A través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione.

El Control:

Representa el acompañamiento, mo0nitoreo y evaluación del desempeño organizacional, para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y dirigido. Es la función administrativa relacionada con el monitoreo de las actividades para mantener la organización en el camino correcto, de modo que se puedan conseguir los objetivos y realizar los ajustes necesarios para corregir los desvíos

Importancia del control:

El control es de vital importancia dado que:

- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes

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