Contabilidad

MÓDULO DE CONTABILIDAD

Objetivos General:

 Conocer los documentos fuente.

Objetivos Específicos:

 Desarrollar el sentido de la investigación.

 Conocer la estructura de los documentos fuente.

 Ver la clasificación de los documentos fuente.

DOCUMENTOS FUENTE O COMPROBANTES

Los documentos son las fuentes u origen de los registros contables, respaldan todas y cada una de las transacciones que se realizan en la empresa.

Los más utilizados tenemos:

- Facturas

- Notas de venta

- Cheque

- Letras de Cambio

- Pagarés

- Liquidaciones de Compra

- Comprobantes de Retención

- Notas de débito

- Notas de crédito

- Papeleta de Depósito

FACTURA

Concepto: es el documento que el vendedor entrega al comprador con el detalle de las mercaderías vendidas o servicios prestados, indicando la cantidad, especificaciones, precio (unitario y total), condiciones de pago (cerdito y/o contado), impuestos fiscales (ICE) e (IVA), número de RUC.

Importancia: la factura es el documento de utilización diaria y permanente en los negocios, es de carácter obligatorio (LEY) por las transacciones que superan los 4,00 dólares. Se debe emitir en original y 2 copias; en la factura se recopila información utilizada en los registros contables.

Por medio de la factura se puede controlar el movimiento de la mercadería, el valor unitario y total y pago de los impuestos fiscales.

Requisitos: la factura contendrá la siguiente información NO IMPRESA sobre la transacción:

1. Apellido y nombres, denominación o razón

social del comprador

2. Numero del RUC del comprador, excepto en las operaciones de exportación.

3. Descripción o concepto del bien transferido o del servicio prestado, indicando la cantidad y unidad de medida, cuando proceda. Tratándose de b8ienes que están identificados mediante códigos, numero de serie o numero de motor, deberá consignarse obligatoriamente dicha información.

4. Precio unitario de los bienes o servicios.

5. Valor total de la transacción. En el caso de ventas efectuadas por los productores nacionales de bienes grabados con el ICE, (Impuestos a los Consumos Especiales) tal valor no incluirá ni el ICE ni el IVA.

6. Descuentos o bonificaciones.

7. En el caso de las ventas efectuadas por los productores nacionales de bienes gravados con el ICE, se consignará el Impuesto a los Consumos Especiales por separado.

8. Impuesto al Valor Agregado (I.V.A), señalando la tarifa respectiva.

9. En el caso de servicios prestados por hoteles, bares y restaurantes, debidamente calificados, la propina establecida por el Decreto Supremo No. 1269, publicado en el R.O. No 298 del 25 de agosto de 1971. Dicha propina no será parte de la base imponible del I.V.A.

10. Importe total de la transacción.

11. Signo y denominación de la moneda en la cual se efectúa la transacción, únicamente en los casos en que utilice una moneda diferente a la de curso legal de país.

12. Fecha de emisión.

13. Número de las guías de remisión, cuando corresponda.

• En los casos excepcionales en los cuales el emisor

entregue facturas a consumidores finales por no contar con notas de venta, deberá consignar la leyenda “CONSUMIDOR FINAL” en lugar de apellidos y nombres, denominación o razón social y del número del RUC o cédula del comprador. No obstante, si el valor de venta fuera superior a $200,00 (doscientos dólares) se deberá consignar el nombre del comprador y el número del RUC o cédula de identidad.

Cada factura debe ser totalizada y cerrada individualmente.

En el caso de facturas emitidas por sistemas computarizados por el SRI, que tuvieran más de una página deberá numerarse cada una de las páginas que comprende la factura, especificando en cada página el número de la misma y el total de páginas que se conforman la factura (Art. 18. Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención).

• Las facturas deberán emitirse en original y dos copias (una para el contribuyente y otra para la Administración Tributaria).

Las copias emitidas en un número superior al determinado anteriormente, deberán llevar impresa la leyenda”copia sin valor para efectos tributarios”.

CLASES DE FACTURAS

Se clasifican por el lugar a donde se realizan las operaciones de compra venta de exportación:

a. Factura a la Plaza.- Se llama factura de plaza a la que se extiende cuando las ventas se realizan en la localidad donde radica el vendedor. Ejemplo: Si nosotros compramos mercaderías a la casa Milne y Cía. de Lima para venderlas en un establecimiento ubicado en Lima. La factura de plaza no ocasiona ningún gasto como transportes, embalaje, etc.

b. Factura

de Extensión.- Se llama factura de expedición a la que se extiende cuando la venta se realiza a compradores que radican en localidades diferentes a la del vendedor; ocasionando gastos de embalaje, transportes, seguros, etc., Ejemplo: Cuando compran mercaderías a la casa Ferreyros y Cía que está en Lima, de las diferentes provincias del país.

FACTURA DEL ALMACÉN “LA HACIENDA”

NOTAS DE VENTAS

Definición.-Se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación.

Importancia.- la nota de venta es importante porque el vendedor toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado. Este documento no origina registros contables.

Cuando se la utiliza.- Nota de venta: cuando el comerciante no posee los formularios de nota de compra, el vendedor emite una nota de venta que la reemplaza; en ella se detallan las mercaderías, cantidad, plazo de pago, siendo firmada por las dos partes contratantes

REQUISITOS.-Pueden ser impresas en imprentas autorizadas, quienes se encargan de solicitar al SRI la autorización para el contribuyente, o a través de sistemas computarizados (autoimpresores), previa la autorización expresa del SRI.

En las notas de venta

se cobra IVA al igual que en las facturas, la diferencia es que en las notas de venta el IVA está incluido en el total de la venta y el las facturas el IVA está desglosado.

1. Debe contener los datos del vendedor y de la transacción en forma general, así como los de la autorización.

2. Los elementos mínimos son los que se detallan a continuación.

Podrán ser llenadas en forma manual, mecánica o a través de sistemas computarizados.

3. Las notas de venta en original y copia, deben ser llenadas en forma simultánea mediante el uso de papel carbón, carbonado o autocopiativo químico; en cualquier caso las copias deberán ser idénticas al original, caso contrario no serán válidas.

4. Las notas de venta no tienen un formato establecido, este depende de las necesidades del contribuyente.

5. Estos documentos deberán contener como mínimo los requisitos de impresión y de llenado que se detallan a continuación.

6. Las notas de venta simplificadas pueden usarse en negocios con pocos ítems como heladerías, panaderías, transporte, etc.

7. Es obligación de todos los contribuyentes verificar que las notas de venta cuenten con todos los requisitos antes de emitirlas.

8. Estos documentos no deberán presentar borrones, tachones o enmendaduras, por tanto, cuando se cometan errores al llenar una nota de venta, deberá anularse consignando la leyenda "ANULADO" y archivarla en original y todas sus copias en forma cronológica.

9. Las notas de venta no emitidas deben ser dadas de baja en los siguientes 15 días de producido

el hecho que motive la baja. Para ello se deberá llenar el formulario 321 y entregarlo en las oficinas del SRI junto con las notas de venta, para que estas sean.

NOTA DE VENTA DEL ALMACÉN “LA HACIENDA”

CHEQUES

Emisión. El queche debe contener el mandato puro y simple de pagar una suma de dinero, es pagadero a la vista; a su presentación el Banco está obligado a pagarlo o protestarlo, aunque tenga fecha futura.

Personas que intervienen. En el cheque intervienen las siguientes personas:

• Girador. Es la persona que gira el cheque, el que firma y el que ordena el pago.

• Beneficiario. Esla persona o entidad a favor de el cual se extiende el cheque.

• Girado. Es la institución (Banco) autorizada legalmente por la superintendencia de Bancos, donde el girador tiene su cuenta corriente.

Requisitos. Según el Art. 1º. de la Ley de Cheques, el cheque debe contener lo siguiente.

1. La denominación de CHEQUE, inserta en el texto mismo del documento y expresada en castellano para la emisión de cheques en moneda nacional. Para la emisión de cheques en moneda extranjera pagaderos en el Ecuador, el girador puede utilizar indistintamente, el idioma castellano o el del país al que corresponda la moneda.

2. El mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero.

3. El nombre de quien debe pagar o girado.

4. La identificación del lugar del pago.

5. La identificación de la fecha y el lugar de la

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