Evaluación Del Sistema De Automatización De La Unidad De Documentación E Información Del Despacho De Planificación Y Políticas Del Sistema Nacional De Vivienda Y Hábitat - SCAV (Sistema Computarizado De Archivos Vigentes)

Evaluación del Sistema de Automatización de la Unidad de Documentación e Información del Despacho de Planificación y Políticas del Sistema Nacional de Vivienda y Hábitat – SCAV (Sistema Computarizado de Archivos Vigentes)

Alumnos:

Bracca Endrina C.I.19.930.771

Bracca Indira C.I.19.930.772

Medina Félix C.I.18.128.599

Quintana Joksan C.I.19.587.851

Uzcategui Cleyra C.I.19.434.824

Caracas, Enero de 2013

INTRODUCCIÓN

El objetivo principal de la automatización industrial consiste en gobernar la actividad y la evolución de los procesos sin la intervención continua del hombre humano.

En los últimos años, se ha estado desarrollando un sistema de supervisión y adquisición de datos, denominado SCAV, el cual permite supervisar y controlar, las distintas variables que se encuentran en un proceso de la Unidad de Documentación e Información. Para ello se deben utilizar distintos periféricos, software de aplicación, unidades remotas, sistemas de comunicación, etc., los cuales permiten al operador mediante la visualización en una pantalla de computador, tener el completo acceso al proceso.

El trabajo que tratamos a continuación intenta explicar los pasos para la evaluación de un proyecto de automatización para empresas que lo requieran, usando como modelo el Despacho de Planificación y Políticas del Sistema Nacional de Vivienda y Hábitat. Para tal efecto, se comentan los motivos que dieron lugar al estudio, y a la implementación de un sistema de supervisión y adquisición. Se detallan los requerimientos de la institución, la descripción de hardware y software utilizado.

• Antecedentes del Despacho de Planificación y Políticas del Sistema Nacional de Vivienda y Hábitat:

El Despacho del Viceministerio, conjuntamente con el Órgano Superior del Sistema Nacional de Vivienda y Hábitat, en coordinación con los demás Órganos y Entes de la Administración Pública Central y Descentralizada, dentro del marco de La Gran Misión Vivienda Venezuela, asume su función estratégica de establecer una política integral en materia de vivienda y hábitat, ejerciendo la rectoría del plan de construcción de viviendas que se ha propuesto el Gobierno Nacional y así solucionar el histórico déficit habitacional que padece la población venezolana en los sectores sociales más desfavorecidos y vulnerables y garantizar el disfrute de una vivienda digna que permita avanzar extraordinariamente hacia la suprema felicidad social y la satisfacción plena de las necesidades fundamentales para el desarrollo y crecimiento de la vida de la población.

El objetivo primordial de este ente gubernamental es cumplir con la meta propuesta por el Gobierno de la República Bolivariana de Venezuela, en corresponsabilidad con los Comité Populares de Vivienda, los Consejos Comunales y demás actores que conforman el Órgano Superior del Sistema Nacional de Vivienda y Hábitat y garantizar viviendas a las familias ubicadas en los distintos refugios del Territorio Nacional, así como las inscritas en el Registro Nacional de Vivienda.

• Antecedentes de la Unidad de Documentación e Información del Despacho de Planificación y Políticas del Sistema Nacional de Vivienda y Hábitat:

La Unidad de Documentación e Información, creada conjuntamente con el levantamiento del Despacho del Viceministro, tiene como función principal la recepción, selección, análisis, recuperación y difusión de la información, utilizando herramientas tecnológicas para realizar el tratamiento documental y así; satisfacer de manera eficaz las necesidades de información de las comunidades interesadas y personal administrativo, al momento preciso de su requerimiento y así, cumplir con el rol de intermediario entre el usuario y el conocimiento, ahorrando tiempo y esfuerzo.

• Visión

Ser el centro de referencia para las actividades de información en el Despacho del Vice ministerio de Planificación y Políticas del SNVH, en cuanto a la efectividad y productividad de los servicios de préstamo y consulta de la documentación requerida; alcanzando así, la eficacia en la labor de dar un enfoque moderno, dinámico y competente en el quehacer diario en la Unidad de Documentación, además de ser reconocidos como un equipo humano integrado y capacitado para enfrentar cualquier tipo de dificultad en el complejo.

• Misión

Satisfacer las necesidades de información del personal del Despacho del Vice ministerio de Planificación y Políticas del SNVH en sus diferentes unidades de apoyo, al momento de requerir documentación específica referente a las actividades administrativas cotidianas provenientes de la gestión productora actual, mediante cierta formalidad de atención por parte del personal componente de la Unidad de Documentación, resguardando así, la integridad y confidencialidad de la información requerida; así como de aquellas personas naturales y/o comunidades que abordan este ente gubernamental con la finalidad de solicitar información puntual sobre los respectivos proyectos de índole habitacional introducidos a la institución por estos, los cuales necesitan de rapidez y eficacia al momento de ser atendidos en cualquiera que sea el requerimiento. Es por esto que es de vital importancia el préstamo de un servicio óptimo de referencia y ayuda a los usuarios.

• Funciones

La Unidad de Documentación e Información tiene como función principal la recepción, selección, análisis, recuperación y disfunción de la información, utilizando herramientas tecnológicas para realizar el tratamiento documental.

Para cumplir con la sistematización de la información se cuenta con el SCAV (Sistema Computarizado de Archivos Vigentes), el cual posee entre muchas otras bondades; la carga simultanea de registros por un número indefinido de usuarios, búsqueda de la información en todos los campos que conforman la data, reportes específicos de documentación, clave de acceso para el ingreso al mismo, numeración correlativa y bitácora que permite realizar un seguimiento a todos los asuntos canalizados a través de este Despacho.

• Servicios

Asistencia a Usuarios: Con miras a garantizar el acceso a la información existente en el acervo documental del Vice Ministerio, se dispone a orientar a los interesados con el propósito de satisfacer sus demandas; para esto cualquier miembro o componente de la unidad estará habilitado desde su respectivo puesto a la consulta del sistema SCAV, para posteriormente localizar en físico aquello que sea requerido.

Fotocopiado: Servicio a través del cual pueden obtenerse en corto tiempo, fotocopias del material solicitado.

• Actividades

Las actividades cotidianas que se llevan a cabo en la Unidad de Documentación e Información del Despacho del Viceministerio de Planificación y Políticas del SNVH, se pueden describir a través de los procesos tecnológicos y operativos consolidados, en el cual se llevan a cabo un conjunto de tareas encaminadas a optimizar los procesos referentes al tratamiento del flujo documental; tal como la recepción, revisión, sistematización, distribución, organización y resguardo de la correspondencia entrante y saliente de modo que, garanticen el correcto funcionamiento de la Unidad, cuyo propósito siempre ha sido el de ofrecer una oportuna respuesta, ante los requerimientos de los usuarios y Servidores Públicos adscritos a esta Institución, considerando la importancia en la toma de decisiones y carácter estratégico que estos servicios poseen, con relación a la actividad regular de las Direcciones y Unidades que integran el Despacho.

Para cumplir con la sistematización de la información se cuenta con el SCAV (Sistema Computarizado de Archivos Vigentes), el cual posee entre muchas otras bondades; la carga simultanea de registros por un número indefinido de usuarios, búsqueda de la información en todos los campos que conforman la data, reportes específicos de documentación, clave de acceso para el ingreso al mismo, numeración correlativa y bitácora que permite realizar un seguimiento a todos los asuntos canalizados a través de este Despacho.

Es importante resaltar que este sistema de correspondencia arroja un correlativo alfa numérico, el cual se expresa según el año fiscal vigente, las letras que expresen la finalidad de la entidad responsable y el dígito según el número de documentos que se reporten al sistema y que se utiliza para resguardar los acuses de cien en cien y de menor a mayor, dentro de las carpetas que reposan en los archivos rodantes.

Ejemplo: P–12–00.210

P: Planificación y Políticas; 12: Año vigente 2012; 210: Número de documento Registrado.

La Unidad actualmente cuenta con el siguiente equipo:

• 6 Computadoras de marcas COMPAQ, IBM, Y HP; para el personal operativo, las cuales necesitan ser remplazadas por equipos nuevos y actualizados que garanticen la agilización de los procesos de registro.

• Una Fotocopiadora de marca XEROX.

• Personal humano conformado por seis miembros, (de los cuales solo uno es estudiante del área), quienes realizan actividades diariamente de manera simultánea para dar frente a la explosión documental.

Entre la tipología documental existentes en la UDI se encuentran:

• Proyectos Habitacionales.

• Solicitudes de diferentes tipos realizadas por las comunidades organizadas y/o personas

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