ADMISIÓN, ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN CLÍNICA

ADMISIÓN, ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN CLÍNICA:

ORGANIZACIÓN, FICHERO MAESTRO DE PACIENTES, GESTIÓN DE CAMAS, PROGRAMACIÓN QUIRÚRGICA, GESTIÓN DE CITAS, GESTION DE HOSPITAL DE DÍA, LISTAS DE ESPERA, DERIVACIONES, ATENCIÓN URGENTE, TRANSPORTE SANITARIO, GESTION DOCUMENTAL, SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

ATENCIÓN AL CIUDADANO Y CALIDAD PERCIBIDA

ADMISIÓN, ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN CLÍNICA:

ORGANIZACIÓN:

En septiembre de 1984 una Orden Ministerial regula la obligatoriedad del Informe de Alta Hospitalario. Hasta ese momento en los diferentes centros existen unidades administrativas que cubren las necesidades de registros de ingresos y altas, registros de urgencias, de nacimientos y defunciones y de gestoría de gastos.

En 1986 se publica la Ley General de Sanidad y se crea un Sistema Nacional de Salud. La nueva concepción de gestión de pacientes precisa una nueva estructura con una organización definida y especializada con un equipo multidisciplinar y crea una unidad médico-administrativa para la gestión operativa de los procesos asistenciales.

En 1987 el Real Decreto 521 describe la estructura, organización y funcionamiento de los hospitales y establece una disociación entre la unidad de Admisión y la unidad de Archivo con diferentes dependencias jerárquicas.

El Sistema Nacional de Salud en 1989 decide que cada centro disponga de un Servicio de Admisión, Archivo y Documentación Clínica y marca unos principios y criterios generales.

Cada centro debe contar con un manual de funcionamiento que recoge las actuaciones a seguir por los distintos agentes que participan en el servicio de Admisión, la delimitación de sus responsabilidades y las necesarias interrelaciones entre los mismos.

Posteriormente el INSALUD edita guías de gestión de Listas de Espera Quirúrgicas, Consultas Externas, Servicios de Admisión y Documentación Clínica.

En 2001, previo a las transferencias sanitarias el INSALUD publica un Real Decreto por el que se crea la categoría de médico de Admisión y Documentación Clínica, justificando la necesidad de una estructura eficaz y eficiente de los Servicios de Admisión y Documentación Clínica y recogiendo las funciones a desarrollar.

PRINCIPIOS GENERALES:

Necesidad de centralización de procesos de admisión en una unidad administrativa única y que proporcione a los diferentes agentes toda la información que se precise de forma única y generalizada.

Instrumento de unificación de conceptos y terminología asistencial.

Solucionar todas las situaciones administrativas de los pacientes y sus familiares: “Un solo acto en un solo lugar”.

Consenso general de todos los agentes activos del área con el objetivo del óptimo aprovechamiento de los recursos y correcta cobertura de la demanda asistencial.

Estructura básica para ejecutar la política de admisión del área sanitaria.

PILARES BÁSICOS:

Unidad frontera entre la oferta y la demanda asistencial:

OFERTA UNIDADES ASISTENCIALES PROGRAMACIÓN

DEMANDA PACIENTES Y FAMILIARES INFORMACIÓN y DOCUMENTACIÓN

Centro administrativo de acceso a las prestaciones sanitarias.

Servicio de información de los servicios, asegurados y beneficiarios.

Lugar de actualización de las bases de datos clínicas y fichero maestro de pacientes (aseguramiento)

PREMISAS FUNDAMENTALES:

Único responsable de las áreas de Admisión, Información, Archivo y documentación clínica.

Desarrollo de unidades y mandos intermedios responsables

Estructuración acorde a las necesidades y estrategia del área sanitaria

MANUAL DE FUNCIONAMIENTO INTERNO

Recoge las actuaciones a seguir por los agentes activos del área y el servicio de admisión

Delimita las responsabilidades de ambos

Marca las interrelaciones entre ellos

Evita:

Desarrollo de actividades idénticas por diferentes agentes

Complejidad y lentitud burocrática-administrativa

Ausencia de concepción integral y facilita el desarrollo de las funciones de admisión.

ORGANIGRAMA:

No existe ningún organigrama mejor que otro

La estructura y organización más adecuada es la que mejor se adapta a las necesidades y políticas estratégicas del centro.

La propuesta más común:

ADMISIÓN CENTRAL:

Admisión de Urgencias

Admisión de Hospitalización

Admisión quirúrgica

Admisión Ambulatoria

Admisión Consultas y Técnicas diagnósticas y/o terapéuticas

Hospitalización de día

ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN CLÍNICA:

Gestión documental

Archivo

Codificación

ATENCIÓN AL PACIENTE

INFORMACIÓN ASISTENCIAL

COORDINACIÓN CON OTROS CENTROS

TRANSPORTE SANITARIO

FUNCIONES SERVICIO ADMISIÓN:

Coordinación de las diferentes unidades del servicio de admisión

Comunicación con:

Dirección para:

la ejecución de las decisiones estratégicas y

la actualización de las bases de datos de actividad y el fichero maestro de pacientes

Unidades asistenciales para:

Coordinación de citas de consultas, pruebas, procedimientos y técnicas.

Hospitalización de pacientes urgentes y programados, asignación y priorización de ingreso y camas

Aportación de documentación clínica

Generación de información asistencial y sanitaria

Servicios generales y gestión como soporte a la facturación, hostelería, etc…

Relaciones externas con otras instituciones, servicios vinculados, etc…

Conocimiento y control de la demanda asistencial gestionando las listas de espera

Canalización de toda la información clínico-asistencial

Realizar tareas administrativas de admisión relacionadas con sus funciones:

Identificación, filiación de pacientes y apertura de historia clínica

Acogida y ubicación de pacientes

Ingresos programados y urgentes e inclusión en los registros de hospitalización

Gestión de camas

Control, mantenimiento, registro y actualización de los traslados internos

Gestión administrativa de altas de hospitalización

Gestión de quirófanos

Gestión de listas de espera

Gestión hospitalización de día

Cumplimentación registro de nacimientos y defunciones

Relación con instituciones judiciales para aporte de información y trasplantes

Gestión del transporte sanitario programado y urgente

Apoyo administrativo

Gestión de citas de consultas, pruebas y técnicas

Realización de planes de trabajo, flujos de pacientes y agendas

Coordinación entre niveles: atención primaria, atención especializada y atención socio-sanitaria.

Gestión de centros vinculados

Gestión derivaciones y referencias de servicios y pacientes

ADMISIÓN, ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN CLÍNICA:

FICHERO MAESTRO DE PACIENTES:

Es el registro único y centralizado de los pacientes atendidos en el centro independientemente del número y tipo de atenciones y contiene el conjunto de datos ordenados de cada uno de ellos para su identificación unívoca.

Para ello se desarrolla un procedimiento normalizado para el registro de los datos de filiación necesarios para la gestión de pacientes y los procedimientos asociados a su mantenimiento.

Las funciones principales: FILIACIÓN DE PACIENTES: Identificación de pacientes, siendo las actividades fundamentales:

SOLICITUD DE DOCUMENTACIÓN: Se utiliza el soporte documental necesario como: Documento Nacional de Identidad o Pasaporte, Número de Identidad de Extranjeros, Tarjeta Sanitaria Individual, Tarjeta Sanitaria Europea, Documento E-112 y Cartilla de la Compañía, Entidad colaboradora o Mutua sanitaria.

BÚSQUEDA DE PACIENTES: Antes de registrar ningún paciente en el fichero se realiza la tarea previa y obligatoria de verificar si se encuentra incluido en dicho registro.

Para ello se utiliza el número de historia clínica, el documento nacional de identidad, número de seguridad social, código de identificación personal, apellidos y nombre.

CONFIRMACIÓN Y MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DEL PACIENTE: Se comprueba que todos los datos son correctos y que no han sufrido modificación desde el último contacto con el centro.

Para la modificación de la información el paciente debe aportar el correspondiente documento oficial en el que se acrediten los nuevos datos

REGISTRO DE PACIENTES: La inclusión de pacientes nuevos puede realizarse de forma automática a través de la lectura de los datos disponibles en la Tarjeta Sanitaria Individual o manualmente.

Consta de la siguiente información: Código de Identificación Personal, Tarjeta Sanitaria Individual, Nombre y Apellidos (existe un formulario específico), documentos de identificación personal, número de seguridad social, sexo, tipo de aseguramiento (titular, beneficiario, activo, pensionista), regímenes de la seguridad social, domicilio del paciente, código de identificación asistencia sanitaria (CIAS), fecha de nacimiento y lugar de nacimiento.

IDENTIFICACIÓN DE PACIENTES EN SITUACIONES ESPECÍFICAS: En el caso de pacientes que ingresan en estado de inconsciencia o confusión y no sean identificables en el momento de la atención. Es obligación de identificar lo antes posible a éstos pacientes.

REGISTRO DE

...