Historia de los archivos y la documentación

El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza.

Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando por las civilizaciones egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de archivos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son documentación legal (leyes), documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y mucha documentación privada.

Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la existencia de archivos en la antigüedad: archivos reales, de los templos e incluso bancarios. Las excavaciones de Ugarit son las únicas que han dejado constancia de la organización de los fondos.

El reparto de la documentación en las salas es buen ejemplo del respeto y conservación de los archivos bajo una clasificación rigurosa. Pero desconocemos su clasificación original y por tanto los criterios empleados.

En total se han excavado cerca de 400.000 tablillas de arcilla. Los Sumerios, los Arcadios y los Babilonios escribían sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas redondeadas y se escribía estando blandas. Escribían con un punzón metálico. Se usaba la escritura cuneiforme. A veces se escribía sobre madera, marfil y pieles.

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escrivas. Eran una clase dirigente que se originan en el servicio a los templos. En Ur, el archivero era además inspector de canales.

Se crean depósitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanterías de obra recubiertas de asfalto.

También se colocaban en nichos independientes. Se les mete en cajas de madera, cestas de paja, jarras de arcilla.

Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podían utilizarlo sus productores y los oficiales de la administración con autorización previa.

Destacaban el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles, estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno.

En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se encontraba Iasim Sumus, el primer archivero del que tenemos noticia.

EGIPTO Y EL ARCHIVO

En Egipto, es básico el archivo, porque no se sostiene si no se pueden registrar las propiedades y la producción. Después de cada inundación que sufría el río Nilo, había que reconstruir las propiedades.

El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es la materia escritoria. Escriben sobre pápiro. Tiene desventajas porque es frágil. Pero entre las ventajas, es que es barato. Es un material fácil de escribir en tinta. Se escribe con pinceles hechos en junco. Se puede guardar en forma de rollos y se puede tener gran cantidad de documentos en poco espacio.

También emplean trozos de cerámica o tablillas de arcilla sobre todo para la correspondencia diplomática.

También los Escrivas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la política nacional. Solían ser príncipes de las casas reales.

En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se guarde correctamente, etc.

Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad, catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.

Había archivos en los Palacios Reales, en los Templos y en las oficinas gubernamentales. En cada provincia, había un archivo provincial, heredado poco después por los romanos. También se deposita documentación privada como actas matrimoniales, transacciones particulares, recibos, etc.

Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de pápiro. Se incluía año, símbolo del faraón, responsable del documento y los asuntos.

Iniciaron la práctica de destrucción de documentos y su posterior reutilización. Es el inicio del expurgo.

EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA

Las fuentes que poseemos sobre los archivos griegos son indirectas: los historiadores, las inscripciones epigráficas y los restos arqueológicos. La conquista violenta que sufrieron ha hecho que se pierdan fuentes importantes para su historia.

En Grecia, se encuentran archivos idénticos a los egipcios. Son de tablillas de arcilla con documentación económica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos, pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Consejo. En el siglo V Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el pápiro empleado en Egipto, tablillas de madera, para documentos de uso frecuente. Se emplea la piedra de mármol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por todos y el pergamino.

Los primeros archivos, son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban actas del Consejo de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras ciudades y documentos patrimoniales. Las referencias son cronológicas. El acceso era público para los ciudadanos.

En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la Asamblea Nacional. Era puramente ceremonial. Escribían los secretarios del Consejo, sus ayudantes y los esclavos escrivas. Surge el concepto de publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Se contempla el principio de autenticidad documental y su vigor legal. Hoy en día, no nos queda más que referencias literarias.

A partir de Alejandro Magno, se une la tradición de los archivos griegos y orientales, sobre todo de los persas.

La cancillería persa funcionaba con la tradición de los archivos. Confeccionaban registros. Estaban ordenados cronológicamente. Cuando el rey se trasladaba a otro palacio, se llevaba copias. Los persas eran polivalentes. Empleaban tablillas de arcilla, pergamino y pápiro según la función de los documentos. Para los archivos definitivos, empleaban tablillas de arcilla. Para la correspondencia y el valor temporal, se empleaba el pápiro sellado con sellos de arcilla. El pergamino se empleaba para la correspondencia definitiva.

Alejandro Magno desarrolló una maquinaria estatal muy potente y unos buenos archivos, que se reflejan en las provincias, sobre todo en las Seleúcidas en Siria y los Ptolomeos en Egipto.

En la época de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades privadas. Desarrollaban los trámites administrativos de los documentos. Por un lado se guardan los originales, por otro se guardan los resúmenes, por otro los índices de los documentos originales. Tienen un desarrollo espectacular los archivos privados.

ROMA Y EL ARCHIVO

En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración indefinida. Las ceratas se usaban para documentación que no se quería conservar indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los públicos. El primero es el archivo del tesoro (Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recogía toda la documentación económica de la República y los comentarios de los cuestores, además de las sentencias del Senado. También había archivos especializados como el de los Tribunos de la Plebe. Estaba en el Templo de Ceres. Era independiente, porque no se fiaban de los Senadores. Pensaban que podían destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a la Plebe. También existía el archivo de los Censores en el Templo de las Ninfas. Se conservaban los registros de los cabezas de familia. También existía el archivo de los Pontífices. Recogía toda la documentación necesaria para la elaboración del calendario. Además, en este archivo se recogían todas las fórmulas sagradas que se utilizaban en los sacrificios y los informes que los Pontífices redactaban sobre los problemas legales.

En el año 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de Roma. Se construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsión de construirlo en piedra.

Junto a estos archivos públicos, en cada casa existía un archivo familiar llamado Tablinun. Estaban situados junto al altar de los dioses familiares.

El personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se encargaban del archivo eran los librarios o secretarios.

Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el archivo del César, y se crean secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomática.

Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que se encarga de dar fe de documentos privados. Antes existían los documentos emanados del gobierno central. Aparecen los archivos de protocolos.

El archivo en esta época se definía como lugar sagrado y los papeles tanto públicos como privados obtenían custodia y seguridad. El acceso estaba reservado a determinados funcionarios y la documentación pública era un instrumento para el ejercicio

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