Definición De Control Interno

DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO

El control interno es el sistema interior de una organización que está integrado por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informes y todas las medidas y métodos empleados: 1. Para proteger los activos 2. Obtener la exactitud y la confiabilidad y de otros datos e informes operativos 3. Promover y juzgar la eficiencia de las operaciones de todos los aspectos de las actividades de la organización, y 4. Comunicar las políticas administrativas, y estimular y medir el cumplimiento de las mismas.

CONTROLES ADMINISTRATIVOS, CONTABLES Y DE GESTION

El control de gestión consiste en el proceso de revisar la gestión realizada aplicando un conjunto de instrumentos, técnicas y procedimientos, evaluando el grado de logro de las metas y objetivos y determinando las causas de las variaciones con el objeto de mejorar la eficiencia de la gestión futura.

El control contable Comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que se relacionen con la protección de los activos y la contabilidad de registros financieros y por consiguiente se diseñan para prestar seguridad razonable respecto a que: a) Las operaciones se ejecuten de acuerdo con la autorización general o específica de la administración. b) Se registren las operaciones como sean necesarias para 1) permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o con cualquier otro criterio aplicable a dichos estados, y 2) mantener la contabilidad de los activos. c) El acceso

a los activos se permite sólo de acuerdo con la autorización de la administración o dirección de la institución. d) Los activos registrados en la contabilidad se comparan a intervalos razonables con los activos existentes y se toma la acción adecuada respecto a cualquier diferencia.

CERTEZA RAZONABLE: RELACIÓN COSTO – BENEFICIO En el diseño inicial de un sistema de control interno contable y en cualquiera de las revisiones subsecuentes, tanto la administración como los auditores deben tener en cuenta el concepto de certeza razonable., este concepto reconoce que el costo de un procedimiento de control interno no debe exceder los beneficios esperados. Independiente del costo, no se puede diseñar y operar sistema alguno que de certeza absoluta de que se cumplirán sus metas, aunque se debe incurrir en los costos suficientes para tener certeza razonable de que se logren los beneficios deseados.

LIMITACIONES O RESTRICCIONES

- La efectividad de los controles internos contables es limitada si los empleados dejan de cumplir con sus deberes. - Algunas características de un sistema de control interno contable dependen para su efectividad de la separación de deberes. Si llegará a existir colusión entre los empleados o funcionarios a quienes se les asignan los trabajos, podría quedar invalidada la efectividad de estos controles internos

PRINCIPIOS GENERALES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Ambiente de control interno. El ambiente de control interno se refleja en las políticas de la administración o dirección que tienen implicaciones de un control. Algunos ejemplos de dichas políticas son:

1. Una declaración que reciba amplia divulgación sobre la conducta corporativa 2. observancia forzosa de las políticas corporativas o políticas laborales 3. controles presupuestales rigurosos 4. apoyo de la función efectiva de la auditoria interna y 5. practicas sanas para contratar personal competente e integro. Plan de organización

Cada empresa o Institución debe ser organizada de tal manera que cumpla sus objetivos de modo efectivo y eficiente. Un principio fundamental del control interno es que debe existir un plan de

organización para establecer con claridad las líneas de responsabilidad y autoridad en el desempeño de todas las funciones. Un concepto Importante de control interno que debe Implementarse en una organización adecuadamente planeada es la separación de funciones incompatibles; las líneas de autoridad y responsabilidad deben mantener las funciones de operación y custodia separadas de la función de registro. Autorización, registros y protección de activos Un sistema de control interno contable efectivo de gestión contiene características que aseguran la ejecución de las operaciones de acuerdo con el deseo de la administración. Los registros contables deben llevarse de tal manera que permitan la posibilidad de contabilizar los activos y la preparación de los estados financieros apropiados. Las características que aseguran el control interno son: - Autorización general y especifica. - Ejecución de transacciones. - Registro de transacciones - Acceso a los activos Capacitación y Desarrollo del persona1 El buen éxito de la organización depende en gran parte de

la calidad de los funcionarios. Por consiguiente, el éxito de cualquier sistema de control interno depende de su diseño e implementación con personal calificado. La cuidadosa selección de los posibles empleados debe dar como resultado la selección de aquellos que tengan los antecedentes y las aptitudes para llevar a cabo las tareas que se le asignen. Además es conveniente cuando corresponda contar con las siguientes condiciones: - Fianzas de fidelidad. - Vacaciones y rotación de funciones

Documentación del sistema Con el fin de que todas las personas integrantes de la organización comprendan el sistema general de control interno y en particular las responsabilidades asignadas a cada persona, se deben establecer con claridad y por escrito las líneas de autoridad, responsabilidad y todas las políticas y procedimientos. Los siguientes son requisitos fundamentales de documentación. - Organigrama (estructura organizacional) - Descripciones de funciones. - Manual de políticas y procedimientos. - Diagramas de flujos. - Manual de cuentas - Otra documentación

Pruebas de exactitud En sistema de control interno contable también debe utilizar todos los procedimientos disponibles para asegurar el funcionamiento apropiado del sistema y la corrección de los informes y estados producidos. Algunos ejemplos de pruebas de exactitud son:

- Cuentas de control

- Libros por partida doble. - Controles de lotes - Sistemas de fondos fijos

Auditoría interna La investigación y evaluación del Sistema de control Interno, tanto de los controles administrativos de gestión como de los contables,

es una función de la auditoria interna o la unidad o departamento de control interno. En muchas organizaciones pequeñas y medianas puede realizar esta función el dueño o un miembro de la alta dirección. En organizaciones mayores se asigna la función a un auditor interno o a un grupo de analistas de control interno. La función de auditoría es un elemento esencial de un sistema efectivo de control Interno. El auditor externo considera que un sistema de control Interno tiene una debilidad importante si no se lleva a cabo la función de auditoria Interna.

CONTROL INTERNO EN ORGANISMOS PEQUEÑOS

En muchas empresas pequeñas no resulta práctico implementar todos los conceptos de control interno contable que se estudiaron. Quizá una organización pequeña tendría que contratar empleados adicionales sólo para separar las tareas y rotar los trabajos. En una entidad pequeña el sistema contable es por lo general bastante sencillo y no necesita emplear muchas persones. No obstante, el Sistema debe estar bien organizado y existir documentación de modo que todos los empleados conozcan sus tareas y responsabilidades. En una empresa pequeña el sistema de control se refuerza con la participación del director ejecutivo en la operación del sistema. El director ejecutivo debe intervenir en las tareas tales como autorizar las compras, firmar los cheques, distribuir la nómina, abrir la correspondencia, revisar la relación de cuentas por cobrar vencidas, Inspeccionar el Inventario disponible y observar el desempeño de los empleados en sus trabajos. De hecho podría decirse que a veces el Director

ejecutivo realiza funciones de auditor Interno.

ELEMENTOS PRINCIPALES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1.- Plan de organización para establecer la responsabilidad sobre cada función

Un plan de organización debe indicar claramente los departamentos o personas responsables de funciones tales como compras, recibo de mercaderías, mantenimiento de registros contables, aprobación de créditos para los clientes y preparación de nómina. Una persona debe ser claramente responsable de cada función. Cuando se asigna la responsabilidad sobre la función de una persona

o a un departamento, es imperativo que se otorgue también la facultad de tomar decisiones. La asignación de las responsabilidades y todas las políticas contables y de control interno debe comunicarse por escrito a fin de evitar que pueda eludirse la responsabilidad en caso de una deficiencia. Las líneas de autoridad y de responsabilidad pueden mostrarse convenientemente en un organigrama. Una buena organización debe contar con: - Control de transacciones u operaciones - Subdivisión de funciones

a) separación entre las funciones contables y la custodia de activos

b) separación de responsabilidades para funciones afines (Oposición de funciones)

2.- Documentación prenumerada Otro medio de fortalecer el control interno, además de la subdivisión de funciones, consiste en ordenar al imprimir la prenumeración de los documentos, tales como órdenes de compra, facturas de venta y compra. El uso de una documentación prenumerada facilita el control de todos los documentos. En otras

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