Documento de estudio sistema de informes sobre el servicio

DOCUMENTO DE ESTUDIO

SISTEMA DE INFORMES SOBRE EL SERVICIO

Programa Interamericano de Facilitadores Judiciales, Washington, D.C., diciembre de 2011.

I.- GENERALIDADES

El sistema de informes es fundamental para que el Servicio Nacional de Facilitadores Judiciales (SNFJ) pueda funcionar.

Cada instancia del Servicio debe preparar diversos informes y remitirlo adecuada y oportunamente a la instancia que corresponda:

El Facilitador Judicial:

Mantiene actualizado constantemente un Libro Diario donde anota todo lo relacionado con su trabajo; este Libro Diario lo conserva mientras duren sus funciones y es la base para preparar su informe mensual; es revisado de manera regular por el Juez Local, y todas las autoridades que visiten al Facilitador deben ayudar a su revisión.

Usa el talonario empastado de reporte de servicios prestados mensualmente; remite las hojas de reporte a su Juez Local como mínimo una vez cada tres meses.

El Juez Local:

Usa el talonario empastado de reporte de los servicios prestados en el trimestre por sus Facilitadores Judiciales; remite la hoja de reporte al Tribunal (Juez de Distrito, Administrador o funcionario de la Circunscripción designado).

Usa el talonario empastado de reporte complementario de los servicios prestados en el trimestre XXX.

Elabora un reporte trimestral de actividades realizadas con relación al SNFJ que incluye la asistencia a capacitaciones de sus Facilitadores.

Informa sobre el Registro de Facilitadores Judiciales.

El Tribunal:

Elabora un reporte de servicios prestados en el trimestre por los Facilitadores Judiciales de su circunscripción; lo remite a la Unidad de Estadísticas del Órgano Judicial con copia a la CSJ.

Prepara un reporte anual de actividades realizadas con relación al SNFJ.

Informa sobre el Registro de Facilitadores Judiciales a su instancia superior.

La Unidad de Estadísticas del Poder Judicial:

Elabora un reporte trimestral de servicios prestados por el SNFJ a la ciudadanía a nivel nacional.

Una de las principales debilidades en la institucionalización del servicio es la baja tasa de recolección de información sobre los servicios prestados. La razón principal no es la complejidad de los datos pedidos, ni la falta de disponibilidad de libros o formatos. Se han simplificado al máximo los datos solicitados y se ha establecido un sistema sencillo de recolección de datos por agregación: de los Facilitadores Judiciales a los Jueces Locales, cada mes y de los Jueces Locales a las instancias intermedias, cada trimestre.

La principal razón es la importancia que se le ha dado a la información sobre los Facilitadores Judiciales y los servicios prestados. Pero esta información es fundamental porque:

 indica si el SNFJ está cumpliendo la función para la que se creó;

 permite conocer el SNFJ, saber qué está haciendo, qué se debe reforzar o cambiar;

 es la base para la evaluación de impacto del SNFJ;

 sirve para evaluar el desempeño de los Facilitadores Judiciales, jueces locales, instancias intermedias y del órgano judicial en su conjunto;

 es determinante para la información pública,

 es clave para legitimar el SNFJ.

II.- EL LIBRO DIARIO DEL FACILITADOR JUDICIAL

En sentido estricto, el Libro Diario del Facilitador Judicial no es un informe que deba enviar, pero es la base de todo el sistema de información. Además, es revisado por el Juez Local y todas las autoridades que tomen contacto con el Facilitador Judicial, deben informarse a través de este Libro de las actividades de éste.

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