Caso de estudio: Sistemas de información

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Tabla de contenido

1        Introducción.        

2        Exposición del Conflicto        

3        Preguntas del caso de estudio.        

3.1.1        ¿Qué tipos de sistemas se describen aquí?        

3.1.2        ¿Qué información valiosa aportan los empleados y gerentes?        

3.1.3        ¿Qué decisiones apoyan?        

3.2        

3.2.1        ¿Qué problemas ayudan a solucionar a las empresas los sistemas automatizados de elaboración de informes de gastos?        

3.2.2        ¿De qué manera agregan valor a las empresas que los utilizan?        

3.2.3        Compare el proceso manual de MarketStar para la elaboración de informes de gastos y entretenimiento con su nuevo proceso basado en el software Concur Expense Service. Diagrame ambos procesos.        

4        ¿Qué aspectos de administración, organización y tecnología enfrentó MarketStar cuando adoptó Concur Expense Service?        

5        ​ ¿Hay alguna desventaja al utilizar sistemas computarizados de procesamiento de gastos? Explique su respuesta.        

1. Introducción.

        Los viajes de negocios y entretención, sobre todo en grandes empresas multinacionales o con ambiciosos planes de expansión. Presentan estos ítems como gastos fijos e indispensables para lograr sus cometidos, estos gastos representan una parte cuantiosa en lo que a gastos corporativos se refiere.  Y mientras más empleados tenga la empresa, más informes de gastos se deben chequear y autorizar, ergo, más trabajo y documentación de este tipo deben procesar, llegando incluso a utilizar una parte importante de su fuerza laborar del departamento correspondiente en estos fines.
        Veremos el caso puntual de la empresa MarketStar, en la cual automatizaron los sistemas de información con lo cual llegaron a mejorar su rendimiento sobre la inversión en un 19 por ciento anual, si expresamos esta cifra cuantitativamente el monto asciende el millón de dólares anuales.

1. Exposición del Conflicto

        MarketStar, una empresa americana proveedora de servicios subcontratados de ventas y marketing de Ogden, estado de Utah, se ahogaba en un mar de informes, todos generados a partir de los gastos de viajes y entretenimiento de su personal.  El 54% de sus empleados se encargaba de archivar informes de gastos en el departamento de contabilidad. Se necesitaban 3 empleados de tiempo completo para autorizar, procesar y auditar solo 300 informes semanales. La mayoría desde ubicaciones remotas, y en consecuencia los pagos y reembolsos se retrasaban semanas.

        La Solución de la empresa fue implementar el software Concur Expense Service, el cual automatiza los procesos de auditar informes mediante la conexión a internet, donde el empleado puede rellenar sus gastos a través de la página web de la aplicación disponible en móviles, palms y computadores personales. Con lo cual la practicidad del sistema ahora incontables horas de procesamiento y auditoria de documentos, la mayoría de las veces en papel. Recortando los gastos, disminuyendo las Horas Hombre, el personal destinado a esto y maximizando las ganancias de la empresa.

1. Preguntas del caso de estudio.

1. ¿Qué tipos de sistemas se describen aquí?

El sistema descrito se ajusta al sistema de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en inglés). El cual recolecta, almacena, modifica y recupera toda la información sobre las transacciones aportada por los empleados.

1. ¿Qué información valiosa aportan los empleados y gerentes?

A los empleados: muestra distintas alternativas a la hora de viajar, por ejemplo, si hay un vuelo más barato en otra compañía, el sistema indicará al viajero que haga otra reservación que se ajuste a las reglas de negocios o en su defecto, que el cancele la diferencia.

A los Gerentes: Muestra la información en relación a los gastos de forma detallada, con la cual ellos con un solo clic pueden autorizar, ahorrando la mitad del tiempo en la gestión de recursos destinados a gastos de viajes.

1. ¿Qué decisiones apoyan?

El DDS apoya a la toma de decisiones no estructuradas en el sistema, en este caso, ayudo a la empresa a “seguir el paso” del procesamiento de la información a medida que esta se generaba gracias a la implementación del sistema automatizado.

El TPS muestra en tiempo real, detalladamente y de forma cuantitativa los gastos diarios de viajes, viáticos, etc. en tiempo real. Es decir la generación de informes con información precisa y consistente. Ayudando a examinar los gastos a medida que se realizan las transacciones.

El MIS Apoya a la empresa con herramientas de control y conformidad para minimizar los fraudes y maximizar la conformidad, pudiendo así averiguar si la empresa cumple con la leyes gubernamentales y reglas de negocios internas.

El BIS apoya a la empresa  con el programa que permite analizar, mejorar el flujo de información, pudiendo así los gerentes tomar decisiones estando ellos informados.

El ESS, sistema de soporte a ejecutivos, permite analizar los datos externalizados en tiempo real y ofrecer alternativas, como muestra el caso de la aerolínea con el pasaje más caro, se le advierte que existe una alternativa más barata para lograr el mismo cometido.

1. ¿Qué problemas ayudan a solucionar a las empresas los sistemas automatizados de elaboración de informes de gastos?

En este caso en particular tenemos:

• Mejora en el tiempo de procesamiento de la información, con el cual se pagaron los reembolsos en días y no en semanas.
• Reducción de gastos en recursos humanos, prescindiendo de un 75% de la fuerza laboral encargada de procesar los documentos.
• Automatización de procesos con un solo clic, en el caso de los gerentes para aprobar los informes.
• Se mejora la productividad, ya que la información está disponible a medida que el ejecutivo o viajante realizan una transacción esta se refleja automáticamente en la base de datos del sistema
• Baja de abusos generalizados del sistema al tener informe detallado de los gastos que se sales de las reglas internas de la empresa, enfatizando el tope máximo por gastos, numero de ítems, etc.
• Hacer cumplir las reglas gubernamentales en cuanto a numero de boletos de avión por persona, alimentos, reservaciones de alojamiento, etc.
• Utilizar los convenios y negociaciones con proveedores de forma adecuada.

1. ¿De qué manera agregan valor a las empresas que los utilizan?

El valor que entrega el software es poder gestionar de forma rápida y eficaz los procesos de aprobación y auditoria de gastos de viajes, con lo cual bajan los costos de procesado de documentos, maximizando la rentabilidad de la empresa y los recursos humanos.

1. Compare el proceso manual de MarketStar para la elaboración de informes de gastos y entretenimiento con su nuevo proceso basado en el software Concur Expense Service. Diagrame ambos procesos.

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1. ¿Qué aspectos de administración, organización y tecnología enfrentó MarketStar cuando adoptó Concur Expense Service?

En la organización: al implementar el software fue necesario prescindir de muchos auditores del departamento contable ya que no eran necesarios, disminuyendo así el personal y mucho dinero en honorarios.

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