INFORME: SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

INFORME: SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

GUSTAVO ANDRES BELTRAN LADINO

andres101091@gmail.com

SENA

7 de junio 2020

INFORME: SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

La gestión documental es una serie de tecnologías, técnicas y normas, orientadas a facilitar a las organizaciones, la administración y el flujo de documentos e información durante todo su periodo de vida a lo largo de todos sus procesos administrativos como soporte de la columna vertebral de la empresa, los archivos y documentos sirven como soporte en cualquiera de las etapas del ciclo vital del documento (archivo gestión, archivo central y archivo histórico). Esto puede hacerse a través de técnicas o mediante el uso de tecnologías para garantizar el acceso a la información ya que los documentos sirven como fuente de información a las personas en los valores administrativos, legales, fiscales, contables, históricos, científicos, culturales, investigación sobe todas las actividades o procesos de una empresa.

Por otra parte tenemos la definición de la ley 595 del 2000^[1] donde define La Gestión Documental: como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación, de igual manera, la Ley 594 de 2000 informa sobre la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión documental, independientemente del soporte en que produzcan la información, para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

La empresa donde trabajo es La Corporación de Comerciantes Plaza de Mercado de Paloquemao identificada con el nombre abreviado de COMERPAL,  es una entidad sin ánimo de lucro, creada como corporación para velar por los interés gremiales, comerciales, sociales, colectivos y del medio ambiente de todos los comerciantes que trabajan en la Plaza de Mercado de Paloquemao., en cuanto al tema de gestión documental se han organizado el archivo central de acuerdo a los procesos de clasificación, y descripción se elaboraron inventarios documentales.

La organización de los archivos en la corporación ha servido como base de consulta a las diferentes dependencias  la apropiación de procedimientos y técnicas de gestión documental ha servido como fuente de consulta tanto jurídica y contablemente en la organización y ha servido como consulta frente a que en el la empresa donde trabajo es considerada la propiedad como patrimonio arquitectónico y se han realizado consultas en cuanto a la carpeta de cada propietario de la empresa donde están todos sus documentos organizados cronológicamente y alineados en tamaño oficio también están en carpetas de dos caras con gancho plástico y sin materiales abrasivos ganchos, clips permitiendo así una adecuada conservación de los documentos.

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En el archivo cuenta con inventario documental de cada dueño donde están organizados por número de identificación así como se pueden ubicar por número de local y estand escritos por sus nombre de copropietario de local, se encuentran en cajas de archivo referencia x200 en una bodega libre del sol y de la humedad la cual garantiza la prefecta conservación de los documentos.

Actualmente, la sociedad las personas por lo que vivimos en este momento ejemplo la pandemia del virus COVID-19 estamos sumergidas a diferentes cambios y ambientes de trabajo como es el teletrabajo a través de la utilización de nuevas tecnologías o sistemas de información como pueden ser repositorios digitales para compartir información y aquí se pueden, generar otro tipo de documentos los digitales, en el que también su contenido es fundamental a la hora de tomar decisiones para su almacenamiento y conservación. Llamamos documento digital a la información que está registrada en formato electrónico, sobre un soporte electrónico, y requiere para su consulta dispositivos informáticos. Su contenido puede ser texto, imágenes, gráficos, video, sonido, documento. etc. Y tienen la misma importancia de y el mismo valor probatorio de los documentos en físicos, en este sentido se está creando en la corporación donde trabajo un acceso remoto a un disco local que es donde se encuentra todos los expedientes y los documentos digitalizados por cada usuario, con este fin se pretende facilitar el acceso a la información.

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