Documentos Mercantiles

INTRODUCCIÓN

La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados. En el moderno mundo de los negocios cualquier paso que se dé en el campo mercantil se hace constar en algún documento y, en caso de que su importancia lo justifique, el documento en cuestión puede llevar la firma de algún funcionario calificado. De lo expuesto se infiere que las continuas operaciones efectuadas por la empresa requieren la emisión y recepción de documentos de diversas índole. Teniendo en cuenta que todos los documentos mercantiles se rigen por leyes adscrita al código de comercio tenemos algunos artículos donde se explican los pasos que debemos seguir a la hora de utilizar unos de los documentos a desarrollar.

ÍNDICE

1. Documentos Mercantiles

2. Clasificación de los documentos mercantiles

3. Comprobantes de compras

4. Comprobantes de ventas

5. Comprobantes de operaciones bancarias

6. La letra de cambio

7. -El pagaré

8. Carta de crédito

9. El cheque

10. Según el artículo 410 del Código de Comercio: Letra de Cambio"

11. De acuerdo al artículo 486, los pagares deben contener

12. Según el Art. 793 del Código de Comercio, el cheque

13. Aspectos legales de la carta de crédito según el código de comercio

1. DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo con la correspondencia.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.

Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas que:

“Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban”:

a. Con documentos públicos.

b. Con documentos privados.

c. Con facturas aceptadas.

d. Con telegramas.

e. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para la impresión y conservación de los distintos documentos mercantiles que se utilizan en las diferentes operaciones mercantiles.

2. CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones, pero aquí solo se explicarán los que más común mente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasificación:

• Comprobantes de compras:

Se dividen en cuatro etapas:

• Documentos corrientes

• Solicitud de compra

• Orden de compra

• La factura

• Las notas de debito

• Documentos de crédito

• La letra de cambio

• El pagaré

• El cheque

• Carta aval

• Comprobantes de ventas

• Comprobantes de operaciones bancarias,

3.- COMPROBANTES DE COMPRAS

El procedimiento que se adopte para las compras, como todo el sistema de contabilidad, deben adaptarse a la organización interna de la empresa. El departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las mercancías que necesiten él, o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmita la adquisición de las mercancías en las cantidades que dichos documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofrezca, como es natural, las condiciones más favorables. En caso de que las mercancías sean recibidas conforme, se libra un cheque a favor del proveedor si la condición acordada hubiera sido que el pago sea al contado, o bien se registra una obligación a su favor, si hubiera establecido que el pago fuera a crédito, siempre utilizando como base para la anotación en los libros la factura expedida por el proveedor.

Cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes son los siguientes:

• Solicitud de compra, El departamento de compras, de no existir éste, quien haga sus veces, actuará de acuerdo con una solicitud por escrito aprobada por un empleado suficientemente calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida. Por ejemplo el Departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la adquisición de artículos que se destinan a la reventa.

• Orden de compra, Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la empresa. Si está tiene un departamento de compras, la orden de compras suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor.

• La factura, Consiste en una relación detallada de las mercancías compradas, debe contener el nombre y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y precios de las mercancías.

• Las notas de debito, Si las mercancías llegan averiadas son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algún artículo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor.

Ejemplo:

• Cuando una persona vende un bien o presta un servicio y no da Comprobante de Pago oculta sus operaciones, no anotándolas en sus libros contables y no pagando el impuesto que le corresponde.

• El comprobante de pago prueba la posesión de un bien y puede servir de constancia frente a terceros. Por ejemplo, si el bien es robado, al hacer la denuncia o reclamarlo se presentará el comprobante de pago.

• En caso de que la mercadería tenga defectos o este malograda, con el comprobante de pago se puede pedir el cambio o devolución.

4.-Comprobantes de ventas

Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancías pueden ser más muy simples o más complicados, según sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas de pequeñas de venta al por menor no se hace mas registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega a el cliente.

El comprobante de venta es todo documento autorizado que acredita la transferencia de bienes o la presentación de servicios y es el respaldo de la propiedad de un bien sustenta por ejemplo:

• La transferencia del bien o la prestación del servicio.

• Crédito tributario en IVA.

• Origen licito de bienes

• Costos y gastos de impuesto a la renta

Las sociedades y las personas naturales obligados a llevar contabilidad deben emitir comprobantes de un ente por cualquier monto.

5.-Comprobantes de operaciones bancarias

Los cheques han ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones más importantes que requieren el cobro y pago del mismo. En contabilidad suelen considerarse a los cheques como numerario. Cuando una empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente a depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depósitos pueden estar constituidos en gran parte por cheque de sus clientes.

La actividad bancaria se desarrolla en una serie orgánica de operaciones, regidas por normas jurídicas contractuales. Lo anterior significa que la actividad bancaria se concreta en

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